Belgenin yasal gücü- Emlak resmi belge, kendisine mevcut mevzuat, onu yayınlayan kuruluşun yetkinliği ve tescili için belirlenmiş prosedür ile iletilir.
Bölüm 2, sayfa 18. Bir belgeye yasal güç vermek için aşağıdaki zorunlu ayrıntılar gereklidir:
kuruluşun adı ve (veya) yapısal birimi - yazar;
kayıt endeksi;
Bazı belge türleri için, onlara yasal güç veren ek gereklilikler, kopyanın onay damgası, mühür, onay işaretidir.
Elektronik belgeler için, yazdırma işlevi bir EDS tarafından gerçekleştirilir. tüzel kişilik veya örgütün başkanı, yardımcıları, başka bir yetkili kişi (18. maddenin üçüncü kısmı, Adalet Bakanlığı'nın 30 Aralık 2015 N 225 sayılı kararı ile tanıtıldı)
10 Ocak 2000 tarihli ve 357-z sayılı Beyaz Rusya Cumhuriyeti Kanunu Elektronik belgeler hakkındaMadde 11. Elektronik bir belgenin yasal gücü
Bir makine ortamındaki elektronik bir belge, kağıt üzerindeki bir belgeye eşittir ve aynı yasal güce sahiptir. Belarus Cumhuriyeti mevzuatı, bir belgenin yazılı olarak düzenlenmesini veya yazılı veya yazılı olarak sunulmasını gerektiriyorsa, elektronik belgenin bu gereksinimleri karşıladığı kabul edilir. Bu Kanunun 10 uncu maddesindeki şartları sağlayan elektronik belgelerin asılları ile kağıt üzerindeki kopyaları aynı kanun hükmündedir. Belarus Cumhuriyeti mevzuatının bir belgenin noter onayını ve (veya) devlet tescilini gerektirdiği durumlarda, elektronik belge veya basılı kopyadaki kopyası, mevzuat tarafından belirlenen prosedüre uygun olarak belgelendirmeye ve (veya) tescile tabidir. Belarus Cumhuriyeti. Bu Kanunun 18 inci maddesinin birinci bölümünde belirtilen bilgilerin elektronik belgeler şeklinde belgelenmesi ve dağıtılması prosedürü, teknik düzenleme ve standardizasyon alanındaki teknik düzenleyici yasal düzenlemeler ve Cumhuriyet mevzuatı ile belirlenen büro çalışma kuralları ile düzenlenir. Belarus.
Madde 10. Elektronik belgenin kopyaları ve sertifikaları Elektronik bir belgenin kopyaları, kanunla belirlenen prosedüre uygun olarak, elektronik bir belgenin kağıt üzerinde harici sunum biçiminin onaylanmasıyla oluşturulur. Bir elektronik belgenin kağıt üzerindeki kopyaları, ilgili elektronik belgenin kopyaları olduklarına dair bir gösterge içermelidir. Elektronik bir belgenin kağıt üzerinde harici sunum biçiminin tasdiki gerçekleştirilebilir: noter veya noterlik işlemleri yapma hakkına sahip başka bir kişi tarafından; Belarus Cumhuriyeti mevzuatına göre bu tür faaliyetleri yürütme hakkına sahip bireysel girişimci veya tüzel kişilik. Bir elektronik belgenin, bir makine taşıyıcısından ayrılabilen kağıttan başka bir maddi nesne üzerinde veya uygun şekilde onaylanmamış kağıt üzerinde bir kopyası üzerinde çoğaltılması, elektronik bir belgenin bir kopyasının yasal gücüne sahip değildir. Madde 18 Dağıtılması yasaklanmış veya kısıtlanmış bilgi içeren elektronik belgeler Elektronik belgelerin içeriği devlet, resmi veya ticari sır niteliğindeki bilgiler olabileceği gibi, yayılması yasaklanmış veya kısıtlanmış diğer bilgiler de olabilir. Bu tür bilgilerin kullanımı ve koruma önlemleri ile ilgili kurallar Belarus Cumhuriyeti mevzuatı ile belirlenir. Devlet organları ve tüzel kişiler, onların yetkilileri ve işlevleri, bu maddenin birinci bölümünde belirtilen bilgileri içeren elektronik belgelerle çalışmayı içeren kişiler, Belarus Cumhuriyeti mevzuatına uygun olarak korunması için gerekli önlemleri sağlamakla yükümlüdür. .8. Belge biçimleri: türleri, tasarım gereksinimleri, geliştirme ve kullanım özellikleri.
Devlet organlarında, diğer kuruluşlarda büro çalışması talimatı (24.10.2011 N 235, 27.01.2012 N 18, 15.01.2013 N 9, 10.12.2014 N 240, Adalet Bakanlığı kararlarıyla değiştirildiği şekliyle) 30.12.2015 N 225)
21. maddeye göre Belge boş- üzerinde tekrarlanan, sabit bilgi içeren ve değişken için ayrılmış bir yer içeren standart bir kağıt yaprağı. Kalıcı bilgiler, kuruluşun ayrıntılarıdır (adı, adresi, telefon numaraları, banka hesabı vb.) ve değişken bilgiler belgenin ana metni, ana içeriğidir.
Bir belgenin (örneğin, bir mektup) çok hacimli olduğu ortaya çıkarsa, formlarda belgenin yalnızca ilk sayfası yapılır ve sonraki sayfaların üretimi için standart boş kağıt sayfaları kullanılır.
Formlar geliştiriliyor uyarınca devlet standardı Belarus Cumhuriyeti STB 6.38-2004 “Belarus Cumhuriyeti Birleşik Dokümantasyon Sistemleri. Organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereklilikleri ”, 21 Aralık 2004 tarih ve 69 sayılı Belarus Cumhuriyeti Bakanlar Kurulu'nun Standardizasyon, Metroloji ve Sertifikasyon Komitesi'nin kararı ile onaylanmıştır (bundan böyle - STB 6.38-2004).
Bunlar iki türden:
· Antetli kağıt;
· Diğer organizasyonel ve idari belgelerin genel şekli.
Belirli bir belge yapılırken, türünün adı (mektup hariç) teknik araçlar kullanılarak genel forma uygulanır. Genel form temelinde, belirli belge türleri (emirler, talimatlar, talimatlar, protokoller vb.) için formlar oluşturulabilir. Aynı zamanda, Talimat, hacimleri yılda 200 belgeyi aşarsa, belirli belge türleri için formların üretilmesinin tavsiye edildiğini vurgulamaktadır.
Talimatların 24. maddesine göre belge formları geliştirirken standart A4 kağıt sayfaları kullanılır(210 × 297 mm) ve A5(148 × 210 mm). Belgenin imalatında antetli kağıt formatının seçimi, metnin niteliğine ve hacmine bağlıdır. Bu nedenle, A5 formatı, 5-7 satırdan fazla olmayan küçük metin içeren belgeler için kullanılır.
Talimatın 25. Maddesi kalıcı bilgileri belirtir bir antetli kağıtta, bunlar gereklilikler:
· Organizasyon kodu: OKRB 004-2001 "Devlet iktidar ve idare organları (devlet iktidar ve idare organları için)" uyarınca kod veya OKRB 018-2003 "Tüzel kişiler ve bireysel girişimciler" uyarınca kod;
· şirketin adı;
· Gönderenin posta adresi;
· İletişim (adresler, telefon numaraları) ve ticari (bankacılık) verileri.
Antetli kağıda uygulanır
Genel forma uygulanan ayrıntılara gelince, bunların listesi aşağıdaki gibi olacaktır:
Belarus Cumhuriyeti devlet amblemi (için devlet kurumları);
Kuruluşun logosu veya marka(servis markası);
· Organizasyon kodu: OKRB 004-2001 kodu "Devlet gücü ve yönetimi organları (devlet gücü ve yönetimi organları için)" veya OKRB 018-2003 "Tüzel kişiler ve bireysel girişimciler"e göre kod;
· Ana kuruluşun adı;
· şirketin adı;
· Yapısal birimin adı;
· Derleme veya yayın yeri.
Genel formda uygulanır ayrıntılar için sınır işaretleri ve çizgiler: tarih, kayıt indeksi.
Genel formda gerekli "Belge türünün adı" kaydı için, "Kuruluşun adı" ("Yapısal birimin adı") gereklilikleri ile "Tarih" gereksinimlerinin sınır çizgileri arasında boş bir alan tahsis edilir. " ve "Kayıt dizini".
Talimatın 27. Maddesi, Belge biçimleri, ayrıntıların uzunlamasına veya açısal düzenlenmesi temelinde geliştirilir. Köşe seçeneğinde formun gereklilikleri sol üst köşede yer almaktadır. Form ayrıntıları satırının maksimum uzunluğu 73 mm'yi geçmemelidir. Boyuna versiyonda, formun detayları, yatay boyutları sınırlamadan, ancak belirlenen kenar boşluklarını gözlemleyerek, sayfanın ortasında üst kenar boşluğu boyunca yer alır.
Formun gereksinimleri yer almaktadır merkezli veya bayrak yolu. Merkezleme yöntemi ile özniteliğin her satırının başı ve sonu ortalanır, yani özniteliklerin bulunduğu bölgenin sınırlarından eşit uzaklıktadır. Bayrak yöntemi ile özniteliğin her satırı özniteliklerin bulunduğu bölgenin sol sınırından başlar.
Gerekirse, alanlar için sınır işaretleri ve köşeler ve çizgiler şeklinde bireysel detaylar forma uygulanabileceği unutulmamalıdır. Bir delgeç ile deliklerin katlanması ve delinmesi için forma işaretlerin uygulanmasına izin verilir.
Birkaç dilde bir form oluştururken, formun ayrıntıları bu dillerde çoğaltılmalıdır.
Tüm kuruluşlarda, mülkiyet biçiminden bağımsız olarak, iki dilde uzunlamasına bir ayrıntı düzenlemesi ile bir antetli kağıt yapılır.
Bölümler arası elektronik belge yönetim sistemi de dahil olmak üzere e-posta yoluyla gönderilen bir belgenin şekli tespit edildi. Devlet kurumları, Talimatların Ek 21'ine uygun olarak formda hazırlanmıştır.
Talimatın 31. maddesine göre, Belarus Cumhuriyeti Devlet Amblemi görüntüsüne sahip belge formlarının üretim ve kullanımının özellikleri, Belarus Cumhuriyeti'nin ayrı mevzuat düzenlemeleriyle düzenlenir. Ama bizim "eğitim programımız" daha çok özel kuruluşlara yönelik olduğu için, sadece şunu vurgulayacağız. Devlet kurum ve kuruluşlarının antetli kağıtlarında ülkenin devlet armasının kullanılması, ve bu konu üzerinde daha fazla durmayacağız.
Belge antetli kağıda değil, boş bir kağıda yapılmışsa, belgenin ilk sayfasının sol üst kısmına yapıştırılır. köşe damgası.Üç tip köşe damgası yapılmasına izin verilir:
· Yazmak için;
· Genel köşe damgası;
· Belirli bir belge türünün köşe damgası.
Köşe damgasının ayrıntılarının bileşimi, yerleştirme ve kayıt sırası, form ayrıntılarının bileşimine, yerleştirme sırasına ve kaydına uygun olmalıdır.
Talimatın 34. Maddesi, köşe damgasının boyutunun yatay olarak 73 mm'yi ve 75 mm'yi (Belarus Cumhuriyeti Devlet Amblemi veya amblemi olan pullar için) veya 55 mm'yi (resimsiz pullar için) geçmemesi gerektiğini belirlemiştir. Belarus Cumhuriyeti Devlet Amblemi veya amblemi) dikey olarak.
9. Taslak yönetmelik hazırlama özellikleri ve prosedürü.
Belarus Cumhuriyeti Kanunu 10 Ocak 2000 Sayılı 361-З Belarus Cumhuriyeti'nin düzenleyici yasal işlemleri
Çeşitli düzenleyici yasal düzenlemelerin projelerinin hazırlanmasına ilişkin prosedürün özellikleri, bunların tescili için teknik ve yasal gereklilikler ve ayrıca bu Kanun tarafından düzenlenmeyen diğer konular, taslak düzenleyici yasal düzenlemelerin hazırlanmasına ilişkin Kurallar ile belirlenir. Belarus Cumhuriyeti Ulusal Mevzuat ve Hukuk Araştırmaları Merkezi tarafından Belarus Cumhuriyeti Adalet Bakanlığı ile birlikte geliştirildi ve Belarus Cumhuriyeti Cumhurbaşkanı tarafından onaylandı.
Madde 47. Yönetmelik taslağı hazırlama prosedürü Yasal düzenleme
Bir düzenleyici yasal düzenleme taslağının hazırlanması şunları içerebilir:
kural koyma önerisinin değerlendirilmesi ve projenin hazırlanmasına ilişkin karar verilmesi;
hazırlanması için organizasyonel, teknik ve mali destek;
gerekli materyal ve bilgilerin toplanması;
proje konseptinin geliştirilmesi;
proje metninin hazırlanması;
proje onayı;
yasal ve diğer gerekli incelemeleri yapmak.
Kural koyucu organ, bağımsız olarak bir normatif yasal eylem taslağı hazırlayabilir veya bir kural oluşturma girişiminin başka bir öznesini yetkileriyle ilgili konularda talimat verebilir, Belarus Cumhuriyeti Ulusal Mevzuat ve Hukuk Araştırmaları Merkezine ve bunun yanı sıra talimat verebilir. , öngörülen şekilde, taslağın hazırlanmasına diğer kuruluşlardan ilgili uzmanları dahil edin, her şeyden önce, özel olarak oluşturulmuş geçici komisyonlara veya çalışma gruplarına talimat vermek için devlet.
Bir normatif yasal işlem taslağının hazırlanması, ilgili devlet organının (kuruluşunun) hukuk hizmetinin zorunlu katılımıyla gerçekleştirilir.
Belge öncelikle bilgileri kaydetmek ve ona yasal güç vermek için ortaya çıktı. Latince "document" (documentum) kelimesinin anlamı ispat, tanıklıktır. Halihazırda belgenin tartışılmazlığı “belgenin hukuki gücü” kavramıyla da tanımlanmaktadır. Bir belgenin yasal gücü, mevzuata dayalı bir belgenin otoriterliği olarak da anlaşılır.
Yönetim faaliyetleri için, belgelerin yasal gücü son derece önemlidir, çünkü bu, belgelerin içerdiği bilgilerin gerçek kanıtı olarak hizmet edebileceği anlamına gelir. Resmi bir belgenin yasal gücü, hitap ettiği kişiler veya belge tarafından yönlendirilen yönetimsel eylemlere (yönetim organları, yapısal bölümleri, kamu kuruluşları, yetkililer ve vatandaşlar) katılanlar çemberi için bağlayıcı olduğunu varsayar. ve buna dayalı olarak faaliyetlerini yürütür veya ondan kaçınır.
Belgenin yasal gücü -- Bu Mevcut mevzuat tarafından kendisine iletilen resmi bir belgenin mülkiyeti, düzenleyen makamın yetkinliği ve tescil için yerleşik prosedür TV Kuznetsova Ofis işleri (Dokümantasyon yönetimi). - M.: CJSC Intel-Sintez İşletme Okulu, 1999. - S. 10. .
Bu tanımdan, belgeyi düzenleyen yönetim organı veya yetkililerin:
hazırlanması sırasında mevcut yasal normlara uymak;
belgeleri yalnızca yetkileri dahilinde yayınlamak;
belirli bir zamanda yürürlükte olan belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için ulusal kurallara uyun. Yasal olarak en önemli ayrıntılar şunları içerir: kuruluşun adı, belgenin tarihi ve kayıt numarası, imza, mühür, onay ve onay damgaları.
Farklı belgelerde yasal gücü tasdik etmek için farklı ayrıntılar kullanılır. Bu nedenle, beyan bir yetkiliye hitap etmeli, "ifade" kelimesini, metni (ifadeyi hazırlamanın konusu veya nedeni), tarihi ve imzayı içermelidir. Başkanın sırası, kuruluşun antetli kağıdına hazırlanmalı, belge türü (sipariş), düzenleyici eylemleri ileten metin, onay vizeleri, kayıt numarası, tarih ve imzanın bir göstergesini içermelidir. Kuruluşun kadrosu için sadece listelenen şartlar değil, aynı zamanda mühür tarafından onaylanmış onay damgası da gereklidir. Belirli belge türleri için, mevcut kayıt kuralları, yasal güçlerini belgeleyen ayrıntılar için gereksinimler geliştirmiştir. TV Kuznetsova Ofis işleri (Dokümantasyon yönetimi). - M.: ZAO İşletme Okulu Intel-Sintez, 1999 - 818 s.
Belge işlevleri
Sosyal açıdan, herhangi bir resmi belge çok işlevlidir, yani. aynı anda çeşitli insan ihtiyaçlarını karşılamasını sağlayan birkaç işlevi yerine getirir. Fonksiyonlar arasında genel ve özel olanlar vardır.
Genel belge işlevleri:
- bilgilendirici: bilgileri kaydetmek için herhangi bir belge oluşturulur;
- sosyal: bir belge, belirli bir sosyal ihtiyaç tarafından üretildiğinden, sosyal olarak önemli bir nesnedir;
- iletişimsel: belge, sosyal yapının bireysel unsurları arasında, özellikle kurumlar arasında bir iletişim aracı görevi görür;
- kültürel: bir belge, kültürel gelenekleri, medeniyet gelişiminin aşamalarını pekiştirmek ve iletmek için bir araçtır. Örneğin, bilimsel ve teknik belgeler, toplumun bilimsel ve teknik gelişme düzeyini yansıtır.
Özel belge işlevleri:
- yönetsel: belge bir yönetim aracıdır; bu işlev, yönetim amaçları için özel olarak oluşturulmuş sözde yönetim belgeleri (planlama, raporlama, organizasyonel ve idari belgeler vb.) ile donatılmıştır;
- yasal: bir belge, toplumdaki yasal normları ve yasal ilişkileri pekiştirmek ve değiştirmek için bir araçtır. Hukuki işlev, yasal ve yasal normatif düzenlemelerin yanı sıra bir süre yasal işlev kazanan belgeler tarafından gerçekleştirilir. Yani adli delil olarak kullanmak için herhangi bir belge olabilir;
- tarihsel kaynak işlevi: belge, toplumun gelişimi hakkında bir tarihsel bilgi kaynağı görevi görür.
Bu işlevler doğası gereği uluslararasıdır ve belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için temel kuralları belirler.
Bu nedenle, örneğin, bir belgenin yasal gücü bir kompleks tarafından sağlanır. gereklilikler- belge tasarımının zorunlu unsurları. Bunlar şunları içerir: belgenin yazarının adı, muhatap, imza, tarih, belgenin numarası, onay damgası, mühür vb. Ayrıntılar kümesi ve belge üzerindeki konumlarının şeması belge formu.
Bir belgenin yasal gücü kavramı, uzun süredir var olan ve anlamı GOST R 51141-98 tarafından belirlenen tüm uzmanlara aşina olan bir kavramdır. Bir belgenin hukuki önemi (önemi) kavramı nispeten yenidir ve yalnızca son 5-10 yılda yaygınlaşmıştır. Öncelikle, bu kavramın genellikle genel olarak bir belgeye değil, elektronik bir belgeye uygulandığı ve ikinci olarak bu kavramla birlikte "hukuki olarak önemli elektronik belge akışı" kavramının da kullanıldığı belirtilmelidir. sistem geliştiricileri, elektronik belge yönetimi ve bu sistemlerin kullanıcıları tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır.
Yasal güç kavramının standart tarafından belirlenmiş bir tanımı varsa, bir belgenin (iş akışı) yasal önemi kavramının böyle bir tanımı yoktur, bu da elbette bu kavramların kullanılmasında bazı zorluklar yaratır. Çoğu zaman, özel literatürde bile bu kavramlar eş anlamlı olarak kabul edilir. Bu ne kadar doğrudur? Elektronik bir belgenin yasal önemi hakkında daha ayrıntılı konuşalım.
Elektronik bir belgenin yasal önemi
"Elektronik bir belgenin yasal öneminin" ne olduğunu anlamak için, elektronik belgelerle aktif olarak çalışmaya başladığımızda ve elektronik bir belgeyi elektronik imza ile onaylamanın mümkün olduğu zaman bu kavramın tam olarak neden ortaya çıktığını kendimize soracağız ve, buna göre, kağıtsız belge akışına geçiş için ön koşullar oluşturuldu, yani bilgi alışverişinden bir kağıt belgenin belirli durumlarda istisnaları. Kağıt belgelerle uğraşırken neden "belgenin hukuki gücü" kavramıyla geçinebildik ve bu bizim için yeterliydi? Açıkçası, bu sorunun cevabı, bir kağıt belgenin, üzerinde doğrudan uygulayabileceğimiz, hazırlık veya yürütme sürecinde bu nesnenin hareketini takip edebileceğimiz bağımsız bir fiziksel nesne olduğudur.
Tabii ki, kağıt bir belge kendi başına mevcut değildir: hazırlık sürecinde diğer belgelerle (örneğin, bu belgenin yayınlanmasını başlatan veya yayınlanmasına temel teşkil eden belgeler, daha önce hazırlanmış projelerle, vb.); bir belge hazırlandıktan veya yayınlandıktan sonra başka bir belge yönetim sistemine taşınabilir veya dosyaya yerleştirilebilir ve belgesel fonuna dahil edilebilir, ancak her durumda kağıt belge tarafımızca görsel olarak algılanan ve kontrol edilen bir nesnedir. Belgeleri yürüten kuruluş (belgenin yazarı) ile bu durumda belgenin kendisi arasındaki ilişki aşağıdaki gibi grafiksel olarak gösterilebilir:
Elektronik bir belge durumunda tamamen farklı bir durum gelişir, çünkü bir bilgi sistemi kullanılarak elektronik bir belge oluşturulur, bir bilgi sisteminden diğerine aktarılır, bir bilgi sisteminde saklanır, yani yaşam döngüsü boyunca bir bilgi sisteminde bulunur. sistem - bir elektronik belge yönetim sistemi ( SED). Görsel olarak, elektronik bir belgeyi, insan tarafından okunabilir bir biçimde, bir monitör ekranında bir videogram veya kağıt üzerinde bir çıktı olarak sunması yoluyla algılarız. Belgenin tüm varlığı boyunca kontrolü EDMS tarafından gerçekleştirilir. Bu bağlamda, elektronik belgenin yazarı ile belgenin kendisi arasındaki ilişki farklı görünmektedir:
Elektronik bir belgenin varlığının bir bilgi sistemi - EDMS tarafından sağlanması ve bir kişinin bir elektronik belgeyi daha önce kağıt üzerinde bir belgeyi yönettiği gibi doğrudan yönetememesi, bir dizi ek soruyu gündeme getirmektedir, çözümü elektronik belgelerin sosyal iletişim sistemindeki yerini belirlemek ve elektronik bir belge için resmi bir belgenin statüsünün tanınmasını ve en önemlisi, elektronik belgeleri mahkeme de dahil olmak üzere kanıt olarak kullanma yeteneği de dahil olmak üzere gerekli olan.
UNECE'nin İmzalı Dijital Belgeler için Birlikte Çalışabilirlik Önerileri, dijital ve kağıt belgeler arasında birçok benzerlik olduğunu, ancak aralarında bir takım önemli farklar olduğunu vurgulamaktadır, özellikle “imzalı kağıt belgeler genellikle imzalayanın imzasını içerirken, dijital belgeler genellikle imzalayanın imzasını içerir. elektronik bir belge için imzanın grafiksel bir formu yoktur. Genellikle, yalnızca bir bilgisayar programı, bir dijital imzayı doğrulamak için gereken karmaşık matematiksel hesaplamaları gerçekleştirebilir."
yasal rejimÜlkemizde elektronik imza, 06.04.2011 tarih ve 63-FZ sayılı "Elektronik İmzaya Dair" Federal Kanun ile kurulmuştur. el yazısı imza. Bu koşullar, belgenin hangi elektronik imza ile imzalandığına bağlı olarak farklılık gösterir ve aşağıdaki gibidir:
- “Nitelikli elektronik imza ile imzalanan elektronik formdaki bilgiler, aksi belirtilmedikçe, el yazısı imza ile imzalanmış kağıt bir belgeye eşdeğer elektronik belge olarak kabul edilir. Federal yasalar veya bunlara uygun olarak kabul edilen düzenleyici yasal düzenlemeler, yalnızca kağıt üzerinde bir belge hazırlama gereğini ortaya koydu.
- Basit elektronik imza veya niteliksiz elektronik imza ile imzalanan elektronik formdaki bilgiler, federal yasalar, bunlara uygun olarak kabul edilen düzenleyici yasal düzenlemeler tarafından belirlenen durumlarda, el yazısı imzayla imzalanmış kağıt belgeye eşdeğer bir elektronik belge olarak kabul edilir, veya elektronik etkileşimde katılımcılar arasında bir anlaşma. Niteliksiz bir elektronik imza ile imzalanan elektronik belgelerin, el yazısı imza ile imzalanan kağıt belgelere eşdeğer olarak tanınması durumlarını belirleyen elektronik etkileşimdeki katılımcılar arasındaki düzenleyici yasal düzenlemeler ve anlaşmalar, elektronik imzayı doğrulama prosedürünü sağlamalıdır ... ".
Buna ek olarak, yasa (Madde 11), nitelikli bir elektronik imzanın nitelikli bir sertifika sahibinin, nitelikli bir elektronik imzaya sahip olduğunun doğrulanmasının olumlu bir sonucu olan bir dizi koşulu içeren nitelikli bir elektronik imzayı tanıma prosedürünü belirler. elektronik belgenin imzalandığı ve imzalandıktan sonra bu belgede herhangi bir değişiklik yapılmadığının teyidi.
Yasanın yukarıdaki hükümlerinden, elektronik belgeleri imzalamak için bir veya başka tür elektronik imza kullanma olasılığının, düzenleyici yasal düzenlemeler veya tarafların mutabakatı ile (niteliksiz veya basit bir elektronik imza kullanılması durumunda) kurulması gerektiği sonucuna varılır. imza) ve elektronik imza ile imzalanmış bir elektronik belgenin alınması üzerine, nitelikli sertifika sahibinin nitelikli elektronik imzaya sahip olduğunu ve belgede herhangi bir bozulma olmadığını teyit etmesi (veya onaylamaması) gereken bir doğrulama prosedürü zorunludur. imzalı elektronik belge.
Bir durum düşünün: dahili bir elektronik belge oluşturduk, niteliksiz veya basit bir elektronik imzayla (kuruluşta yerleşik prosedüre uygun olarak) imzaladık, bu nedenle bu elektronik belgenin yasal güce sahip olduğunu düşünme hakkımız var. Aynı elektronik belgenin bir karşı tarafa aktarılması veya mahkemeye delil olarak sunulması gerekiyorsa, bir dizi ek işlem yapmamız gerekecektir: ya belgeyi nitelikli imza ile imzalayın, eğer elektronik imzamız varsa veya (eğer böyle bir anlaşma varsa) veya (eğer bu belgenin adli delil olarak kullanılmasından bahsediyorsak) taraflar arasında bu tür elektronik imza kullanma hakkı veren bir anlaşma tarafından yönlendirilir. ), bu tür elektronik belgeleri imzalama prosedürünü oluşturan ve belgenin yasal olarak bağlayıcı olduğunu onaylayan bir iç düzenleyici belge gönderin. Ve ancak belgenin mevcut tüm koşulları karşılaması durumunda yasal olarak önemli bir belge olduğunu düşünmek mümkün olacaktır.
Bu nedenle, elektronik bir belgeyle ilgili olarak, bir elektronik belgenin yerleşik elektronik imza türüyle imzalanması gerçeğinin şu anlama geldiği kabul edilmelidir: bu belge yasal güce sahiptir, ancak bu belgenin karşı tarafa veya başka bir kurum veya kişiye sunulması gerekiyorsa bu belgenin gerçek bir kanıt olabileceği anlamına gelmez. Bu belgenin, en azından elektronik imzayı kontrol ettikten ve olumlu bir sonuç aldıktan sonra ve muhtemelen diğer ek eylemlerde bulunduktan sonra, örneğin taraflarca imzalanan bir anlaşmanın bilgi alışverişine sunulmasından sonra kanıt olarak hareket edebileceğini söylemek mümkün olacaktır.
Yukarıdan şu sonuca varabiliriz: yasal olarak önemli bir belge, iş veya diğer faaliyetlerin kanıtı (onay) işlevi görebilecek bir belgedir, başka bir deyişle, içeriği gerçek olarak algılanabilecek bir belgedir. Kağıt belgelerle çalışırken neden yasal önem kavramını kullanmadık? Cevap açıktır: Kağıt üzerinde yasal gücü olan herhangi bir belge aynı zamanda yasal olarak önemli bir belgedir. Tabii ki, kağıt üzerinde belgelerle çalışırken, belgenin gerçekliğinin doğrulanmasını gerektiren durumlar ortaya çıktı, bu nedenle, bu durumda, olumlu bir sonuçla, belgenin yasal olarak önemli olduğu veya belgenin gerçekliğinin olup olmadığı söylenebilir. belgenin yasal olarak önemli bir belge olmadığı, ancak sahte, sahte bir belge olduğu teyit edilmemiştir. Bize öyle geliyor ki, kağıt üzerindeki belgelerle ilgili olarak, "gerçek belge" ve "hukuki açıdan önemli belge" kavramları eş anlamlı olarak kabul edilebilir.
Sonuç olarak, elektronik belgeler için gereksinimleri belirleyen GOST R ISO 15489-1-2007'ye dönelim. Standart, (madde 7, maddeler 7.2.1-7.2.5) kayıtların yönetimine ilişkin politika, prosedür ve uygulamaların ilkelerinin, özgünlük, bütünlük, güvenilirlik, kullanılabilirlik gibi belirli özelliklere sahip özgün belgelerin oluşturulmasını sağlaması gerektiğini belirtir.
GOST R ISO 15489-1-2007'ye göre, bir belge, belirlenen kurallara uygunsa, buna yetkili bir kişi tarafından oluşturulduysa veya gönderildiyse, belgede belirtilen zamanda oluşturulduysa veya gönderildiyse orijinaldir. Güvenilir, içeriği teyit edilecek işlemlerin, faaliyetlerin veya gerçeklerin tam ve doğru bir temsili olarak kabul edilebilecek ve müteakip işlemlerde veya müteakip faaliyetlerde güvenilebilecek bir belgedir. Bir belgenin bütünlüğü, eksiksizliği ve değişmezliği ile belirlenir.
Kullanılabilir bir belge, bulunabilen (anlamı - bir bilgi sisteminde), çoğaltılabilen ve yorumlanabilen bir belgedir. Yeniden üretildiğinde, belgeler arasındaki bağlantılar, eylemlerin sırasını, bu belgelerin oluşturulduğu ve uygulandığı ticari faaliyetlerle veya işlemlerle olan bağlantıları sabitleyerek korunmalıdır.
Elektronik belgelerle yerine getirilmesi gereken standartta formüle edilen şartlar, doğrudan belgenin yasal gücü ile ilgili değildir (daha önce de belirttiğimiz gibi, yasal güç vermek için belgenin yetkili kuruluş (kişi) tarafından imzalanması gerekir. ancak, yalnızca gerçek, güvenilir, eksiksiz ve kullanıma uygun bir elektronik belge yasal olarak önemli kabul edilebileceğinden, elektronik bir belgenin yasal önemi ile doğrudan ilişkilidir.
Yazılı bilgilerin yönetim faaliyetlerinde kullanılması, resmiliği, güvenilirliği ve gerçekliğinin doğrulanması kaydıyla mümkündür. Bir yönetim belgesinin tartışılmaz ve icrası zorunlu olması için yasal normlara uygun olması ve onu düzenleyen görevlinin yetki sınırları içinde hareket etmesi gerekir. Belgenin bu özellikleri, "belgenin yasal gücü" kavramı ile tanımlanır.
Belgenin yasal gücü- mevcut mevzuat tarafından kendisine iletilen resmi bir belgenin mülkiyeti, onu yayınlayan kuruluşun yetkinliği ve tescil için yerleşik prosedür.
Bu nedenle, yönetim organı veya belgeyi veren yetkili:
Belgeyi hazırlarken geçerli yönetmeliklere uyun
mevzuat;
- belgeleri yalnızca yetkileri dahilinde yayınlamak;
- belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için geçerli ulusal kurallara uymak.
Sonuç olarak, belgenin yasal gücü belgenin hem içeriğine hem de şekline göre belirlenir.
Belgenin yasal gücünü belirleyen ayrıntıları göz önünde bulundurun.
Formun daha önce dikkate alınan gereklilikleri ("kuruluşun adı - belgenin yazarı" ve "belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer") aynı zamanda belgeye gerekli yasal statüyü veren şartlardır.
Sahne 11 "Belgenin tarihi". Belgenin tarihi, imza veya onay tarihidir, tutanaklar için - toplantı tarihi, eylem için - etkinlik tarihi. Noter tasdikli belgeler için, belgenin tarihi noter tasdik tarihi olabilir. İki veya daha fazla kuruluş tarafından düzenlenen belgelerin bir (tek) tarihi olmalıdır.
Belgenin tarihi, Arap rakamlarıyla aşağıdaki sırayla düzenlenir: ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay, nokta ile ayrılmış iki çift Arap rakamıyla, yıl ise dört Arap rakamıyla, örneğin, 01/12/2007 ile çizilir. Tarihin sözlü ve dijital olarak biçimlendirilmesine izin verilir, örneğin 12 Ocak 2007 ve tarihin (kural olarak, yabancı ortaklarla yazışmalar için) aşağıdaki sırayla: yıl, ay, ayın günü, örneğin: 2007.01.12.
Destekler 12 "Belgenin kayıt numarası" Kuruluşun takdirine bağlı olarak, terminolojiye göre davanın indeksi ile tamamlanabilen kayıtlı belgeler dizisindeki (sözleşmeler, siparişler, giden mektuplar vb.) Seri numarasından oluşur, uygulayıcı hakkında bilgi, muhabir , vb. Bu gereklilik, işletmenin bilgi dizisindeki belgenin benzersiz bir tanımlayıcısıdır.
İki veya daha fazla kuruluş tarafından ortaklaşa düzenlenen bir belgenin sicil numarası, bu kuruluşların her birinin belgelerinin belgedeki yazarların sırasına göre bir eğik çizgi ile gösterilen sicil numaralarından oluşur.
Bir belgenin kaydı, bu yönetim sisteminden geçtiği gerçeğini sabitleyerek belgeyi verir. resmi karakter. Belgenin tescili ile eş zamanlı olarak, büro hizmeti seçilen formun doğruluğunu, belgede belirtilen görevlinin imzasının gerçekliğini, belgenin cirosunun eksiksizliğini vb. kontrol eder.
16 "Belgenin onay damgası" imzalayan görevliler tarafından yürürlüğe konulamayacak belgeler hazırlamak. Bu tür belgeler, kuruluşun başkanı, bir meslektaş yönetim organı veya daha yüksek bir makam veya yönetim organı tarafından onaylandıktan sonra yasal güç kazanır.
Örneğin, bir işletmenin çalışanlarının iş tanımları ortak bir formda düzenlenir, yapısal birim başkanı tarafından imzalanır ve zorunlu işletmenin başkanı tarafından onaylanmıştır.
Onay, eşit derecede geçerli iki yolla gerçekleştirilebilir: resmi veya özel olarak düzenlenmiş bir belge.
İlk durumda, belgenin onay damgası ONAYLANMIŞTIR (tırnak işaretleri olmadan), belgeyi onaylayan kişinin pozisyonunun adı, imzası, baş harfleri, soyadı ve onay tarihinden oluşmalıdır.
Bir belge başka bir belge tarafından onaylandığında: karar, karar, sipariş, protokol ile - onay damgası ONAYLANMIŞ (ONAYLI, ONAYLI veya ONAYLI), enstrümantal durumda onaylayan belgenin adı, tarihi, numarasından oluşur. ONAYLANMIŞ kelimesi cinsiyet ve sayı olarak onaylanan belge türünün adıyla tutarlıdır.
Sahne tasarımı örnekleri
Belgenin onay kaşesi, belgenin sağ üst köşesinde yer alır (Ek 7).
Bir belge birkaç görevli tarafından onaylandığında, imzaları aynı seviyeye yerleştirilir.
Belgenin onaylanmasından sonra, belgeyi onaylayan kişinin izni olmadan üzerinde değişiklik ve ilaveler yapılamaz. Belgelerin hazırlanma kalitesi ve içerdiği bilgilerin doğruluğu ile ilgili sorumluluk, belgeleri hazırlayan, onaylayan ve imzalayan kişilere aittir.
22 "Belge imzası"- bir yönetim belgesinin en önemli ve en eski şartı. Yazının ortaya çıkmasıyla eşzamanlı olarak ortaya çıktığına inanılmaktadır.
Örneğin, Babilliler arasında Kral Hammurabi (c. MÖ 2300), İncil'de - Daniel ve Nehemya peygamberlerinin kitaplarında (MÖ 500-400) bir imza kullanımına referanslar bulunur. Mısır'da Kleopatra döneminde (MÖ 69-30) ve Julius Caesar (MÖ 102 veya 100-44 MÖ) altındaki Roma İmparatorluğu'nda imza zaten belgelerin ayrılmaz bir parçasıydı.
"İmza" şartı şunları içerir: belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun adı (belge kuruluşun antetli kağıdına yazılmamışsa tam ve kısaltılmış - antetli kağıda düzenlenen belgede); kişisel imza; imzanın transkripti (baş harfleri, soyadı), örneğin:
Dernek Başkan Yardımcısı
bölgesel işletmeler AL. Borisov AA Borisov
veya bir antetli kağıt üzerinde
Başkan Vekili AL. Borisov AA Borisov
Dikmeler, belge metninden sonra 2-3 satır aralığıyla yerleştirilir. Bir yetkilinin imzasının şifresi çözülürken baş harfleri ve soyadı, bir boşlukla ve pozisyon başlığının son satırı düzeyinde yazdırılır.
Bir belge birkaç görevli tarafından imzalandığında, imzaları, tutulan pozisyona karşılık gelen sırayla alt alta yerleştirilir, örneğin:
genel müdür M.V. Larin M.V. Larin
Baş Muhasebeci Z.V. Maryaş Z.V. Maryaş
Eşit konumdaki birkaç kişi tarafından bir belge imzalanırken, imzaları aynı seviyeye yerleştirilir.
Komisyon tarafından hazırlanan belgeler, belgeyi imzalayan kişilerin pozisyonlarını değil, komisyonun bir parçası olarak görevlerini gösterir, örneğin:
Komisyon Başkanı V.D. Banasyukeviç V.D. Banasyukeviç
Komisyon üyeleri BİR. Sokova BİR. Sokova
O.I. Ryskov O.I. Ryskov
Belge vekili tarafından imzalanabilir. Bu durumda, gerçek konumunu (örneğin, müdür vekili) ve imzasının şifresini (baş harfleri ve soyadı) belirtin. El yazısıyla yazılmış "Milletvekili" yazısı "For" edatını koymak yasaktır. veya iş unvanının önünde bir eğik çizgi.
imza hakkı yönetim belgeleri, kural olarak, - kuruluş başkanının veya yardımcılarının görev dağılımına göre yetkinliği. Kuruluşun organizasyonel (tüzük, kuruluş düzenlemeleri) ve idari (emirler) belgeleri ile kurulur.
Kuruluşun tüzüğünde temsilci ve yürütme (bireysel ve meslektaşlar) yönetim organlarına hangi hakların verildiğini ve hangi belgelerin imzalanmasının (onaylanmasının) ilgili organın yetki alanına girdiğini düzenler. Kuruluş başkanı tarafından faaliyet sırası ve karar verme, kendisi ile kuruluşun katılımcıları (kurucuları) arasındaki anlaşmada ve ayrıca tüzel kişiliğin yerel düzenleyici belgelerinde belirlenebilir.
Yönetici mevcut faaliyetleri yönetir, sahip olduğu belgeleri imzalamak için koşulsuz hak(kurucu belgelere göre yetki sınırları dahilinde).
İmza hakkının düzenlenmesi, özellikle günde çok sayıda imzalanan belge ile önemlidir. Bu durumda, lider yapabilir (ve etkili yönetim açısından - gerekir) yetkinizi devredin, onlar. karar vermede (belgelerin imzalanmasında) ve eylemlerinin uygulanmasında hak ve sorumluluklarının bir kısmını, aynı zamanda onların sorumluluğunu da üstlenen astlarına devreder.
Böyle bir yetki dağılımı, karar verme sınırlarını ve astların sorumluluk derecesini belirlediği başın emriyle resmileştirilir. Bir vekaletname temelinde ayrı yetkiler devredilebilir.
Elektronik belgeler, uygulamasının bazı yönleri kılavuzun sonraki bölümlerinde tartışılacak olan elektronik dijital imza teknolojisi kullanılarak imzalanabilir.
23 "Belge onay damgası". Bir kuruluşta hazırlanan ve diğerinin çıkarlarını etkileyen taslak belgeler, belgeye bir onay damgası yapıştırılarak koordine edilebilir.
Aşağıdaki belgenin son sayfasında ve tüm imzaların solunda düzenlenir.
Daha yüksek bir kuruluşla bir belge üzerinde anlaşmaya varıldığında, belgenin, yönetim hiyerarşisinde, belgeyi imzalayan başın üstünde duran bir yetkili tarafından koordine edileceği bir durum ortaya çıkabilir. Bu durumda, standardın tavsiye niteliğindeki niteliği, desteklerin konumunu değiştirmenize izin verir ve onay damgası belgenin üstüne yerleştirilebilir.
İmza damgası, büyük harflerle ve tırnak işaretleri olmadan basılan AGREED kelimesini içerir.
Bir belgeyi onaylarken, bir yetkili, belgenin koordine edildiği kuruluşun adını, kişisel imzasını, soyadını, baş harflerini ve tarihini içeren başın konumunu belirtir.
Başka bir belgenin yardımıyla anlaşmak mümkündür: mektuplar, tutanaklar, vb. Bu durumda belgenin adını, tarihini ve numarasını belirtin.
Sahne tasarımı örnekleri
"Anlaşma boğazı"
Aksesuarlar 25 "Mühür izlenimi". Mühürün belgenin bir unsuru olarak ortaya çıkış tarihi ve imza, bin yıl öncesine dayanmaktadır. Eski zamanlarda matbaa kullanımı hem iş ilişkilerinde hem de kişisel iletişimde yaygındı. Çoğu zaman mühür, sahibinin el yazısı imzasının yerini aldı.
Modern ofis işlerinde imza ve mühür kullanımı açıkça ayırt edilir. İmza, hem kişiler arası hem de iş bağlantıları için kullanılabilir, yani. bir belgeyi onaylamanın ve ona yasal bir statü vermenin evrensel bir yoludur. Ancak mühür, imzanın gerçekliğini ve yasal gücün teyidinin bir aracı olarak sadece örgütün resmi belgelerinde kullanılır.
Damga orijinallerin üzerine yapıştırılmıştır organizasyon belgeleri(tüzükler, yönetmelikler, kurallar, talimatlar) ve ayrıca yetkililerin haklarını, para harcama gerçeklerini ve maddi değerler vb. Mühür ayrıca kuruluşun resmi belgelerinin kopyalarını onaylamak için kullanılır.
Mühür, belgeyi imzalayan yetkilinin adının kelimelerinin bir kısmını ve kişisel imzanın başlangıcını içerecek şekilde yapıştırılmalıdır. Mali nitelikteki belgelerde, özel olarak belirlenmiş bir yere bir mühür yapıştırılır - "MP" sembolü.
Mühürler, resmi mühürler ve tüzel kişilerin mühürleri olarak ikiye ayrılır. Kuruluş ayrıca bireysel yapısal birimlerin (İK departmanı, arşiv) veya bireysel işlemler ("paketler için") vb. için basit mühürler kullanabilir.
Mühürlerin üretimi ve depolanması prosedürü kanunla düzenlenir Rusya Federasyonu... Mührün saklanacağı yer ve saklanmasından sorumlu kişi, kuruluş başkanının emriyle belirlenir.
Böylece, belgenin resmiliği ve gerçekliği, "kuruluşun adı - belgenin yazarı", "kayıt tarihi", "kayıt numarası", "yayın yeri", "imza" gibi gereksinimlerin varlığını ve doğru tasarımını onaylar. ", "mühür baskısı".
Örgüt yetkililerinin yetkilerini belirleyen yerel yasal düzenlemeler de dahil olmak üzere yasal normlara uygun olarak, "imza" şartına ek olarak, belgelere onay ve onay damgaları yapıştırılabilir.
Yönetim belgesinin temel şartı - "belgenin metni" de mevcut mevzuatın normlarına uygun olmalıdır.
- Bireysel detayların kayıt örnekleri GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri” kullanılarak verilmiştir. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak için gereklilikler ".
İyi çalışmalarınızı bilgi tabanına gönderin basittir. Aşağıdaki formu kullanın
Bilgi tabanını çalışmalarında ve çalışmalarında kullanan öğrenciler, yüksek lisans öğrencileri, genç bilim adamları size çok minnettar olacaktır.
http://www.allbest.ru/ adresinde yayınlandı
Belgenin yasal gücü
Belge öncelikle bilgileri kaydetmek ve ona yasal güç vermek için ortaya çıktı. Latince "document" (documentum) kelimesinin anlamı ispat, delildir. Günümüzde bir belgenin tartışılmazlığı aynı zamanda “belgenin hukuki gücü” kavramıyla da tanımlanmaktadır. Bir belgenin yasal gücü, mevzuata dayalı bir belgenin otoriterliği olarak da anlaşılır.
Yönetim faaliyetleri için belgelerin yasal gücü son derece önemlidir, çünkü bu, belgelerin içlerinde yer alan bilgilerin gerçek kanıtı olarak işlev görebileceği anlamına gelir. Resmi bir belgenin yasal gücü, hitap ettiği kişiler veya belge tarafından yönlendirilen yönetimsel eylemlere (yönetim organları, yapısal birimleri, kamu kuruluşları, yetkililer ve vatandaşlar) katılanlar çemberi için bağlayıcı olduğunu varsayar. ve faaliyetlerini buna dayandırır veya ondan kaçınır...
Bir belgenin yasal gücü, kendisine mevcut mevzuat, düzenleyen makamın yetkisi ve yürütülmesi için belirlenmiş prosedür tarafından iletilen resmi bir belgenin özelliğidir.
Belgenin yasal gücü ifade edilir:
a) her eylemin Rusya Federasyonu Anayasasının ilke ve normlarına zorunlu uyumunda
b) Rusya Federasyonu Anayasası ve yasa tarafından oluşturulan yasal işlemlerin resmi sınıflandırmasına tam olarak uygun olarak;
c) Eylem türleri (anayasa, kanun, kararname, kararname, emir, talimat vb.) arasında zorunlu tabiiyetin tanınmasında. Bu sırada, adı geçen her bir işlemin yasal gücü azalır ve diğer eylemleri onun için bağlama alanı genişler;
d) daha yüksek ve daha düşük bir yer işgal eden devlet organlarının eylemlerinin hiyerarşik bir şekilde tabi kılınmasında; Devlet sistemi... Örneğin, bölgesel yönetim başkanlarının eylemleri, Rusya Federasyonu Hükümeti'nin karar ve emirlerine ve kendi kararnamelerine uygun olmalıdır. yasal kararlar ilçe ve illerin idare başkanlarının işlemlerine uymak zorundadır.
Sektörel sistemde, federal bakanlığın eylemleri ile aynı adı taşıyan bakanlıklar, Federasyonun kurucu kuruluşlarının diğer organları arasında benzer bir yasama tabiiyeti mevcuttur;
e) Bir kanun kavramının temellerini ve çerçevesini belirlemede, ana içeriği. “Yasaya dayalı ve yasa uyarınca”, “bir kararname, hükümet kararı uyarınca” vb. Formüller. bu yasal bağlantıyı ifade edin;
f) Yerleşik yasal bağımlılıkları yok sayan, kanuna aykırılığı ihlal eden ve belgeyi geçersiz kılan bir hukuki işlemin tanınmasında.
Bir belgenin yasal gücü, her bir belge türü için oluşturulmuş bir dizi koşulla sağlanabilir, yani. evrak işlerinin zorunlu unsurları: kuruluşun adı - belgenin yazarı, imza, tarih, belgenin kayıt numarası, onay damgası, mühür vb.
Bu nedenle, beyan bir yetkiliye hitap etmeli, "ifade" kelimesini, metni (ifadeyi hazırlamanın konusu veya nedeni), tarihi ve imzayı içermelidir. Başkanın sırası, kuruluşun antetli kağıdına hazırlanmalı, belge türü (sipariş), düzenleyici eylemleri ileten metin, onay vizeleri, kayıt numarası, tarih ve imzanın bir göstergesini içermelidir. Kuruluşun kadrosu için sadece listelenen şartlar değil, aynı zamanda mühür tarafından onaylanmış onay damgası da gereklidir. Belirli belge türleri için, mevcut kayıt kuralları, yasal güçlerini belgeleyen ayrıntılar için gereksinimler geliştirmiştir.
Kuruluşta oluşturulan belgenin, bu tüzel kişiler için tartışılmaz ve bağlayıcı olması için yasal güç kazanması gerekir. ve fiziksel muhatap olduğu ve eylemleri konumuna göre belirlenecek kişiler.
Belgeyi veren yönetim organları veya yetkililer:
hazırlanmasında mevcut mevzuata uymak;
belgeleri yalnızca yetkileri dahilinde yayınlamak;
* belirli bir zamanda yürürlükte olan belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi için genel kurallara uyun.
Belgenin yasal gücünü sağlayan temel gereksinimler şunlardır:
Yazıya uygunluk;
Bir belge oluşturma prosedür ve prosedürlerine uygunluk ve düzenleyici yasal düzenlemeler veya gümrükler tarafından belirlenen kullanımı;
Güvenilirliğin sağlanması belgelenmiş bilgi(içerik), imzalar ve diğer ayrıntılar, bunları doğrulama yeteneği;
Ayrıntıları (içeriği) ile belgelenmiş bilgilerin kaydının sahtecilikten ve yetkisiz değişikliklerden ve belgenin bir bütün olarak (tahripten) korunmasının gerekli derecede korunmasını sağlamak;
Bir yetkili (yetkili veya tüzel kişi) tarafından belgelenmiş bilgilerin beyanı ve tasdik edilmesi veya doğal insan belgenin yetki ve yetki sınırları dahilinde geldiği el yazısı imza;
Davaya bir belgenin muhafaza edilmesi ve eklenmesi için prosedürün oluşturulması ve gözetilmesi.
Belgenin hukuki gücünü sağlayan temel koşul, belgede kaydedilen olaylar, durumlar, olgular, eylemler ve durumlar hakkında vurgulanan bilgilerin belirli hukuki ilişkiler ve/veya hukuki sonuçlarla ilişkilendirilmesi gerektiğidir. Belgenin seçilen bilgilerinin içeriği (yazılı formun somutlaşmışı olarak) her zaman, kural olarak, belgeyi oluşturan konuları karakterize eden ve bu ayrıntılarla tanımlanmasına izin veren belirli ayrıntılara bağlıdır. İkincisi, sırayla, belgenin sunum biçimiyle bağlantılıdır.
Yasal olarak bağlayıcı bir belgenin temel şartı, her şeyden önce imzadır. İmza, düzenleyici yasal düzenlemelerin, standartların veya ticari geleneklerin gerekliliklerine uygun olarak, bir belgeyi kişisel olarak onaylayan ve belgenin içeriğinde belirtilen her şeyle imza sahibinin onayını onaylayan, sorumluluğunu ima eden bir zorunluluktur. . İmza, belgeye yasal önem ve güç veren en önemli koşuldur (kurulu formu imza gerektirmeyen bazı belgeler hariç).
İmzanın geçerliliği kavramı çok önemlidir. İmzanın geçerliliği, belgenin hukuki önemi, hukuki gücü ve imza sahibinin hukuki ehliyeti, hukuki ehliyeti ve yetkileri ile ilgilidir.
Yasal belgedeki imza:
İmza sahibini tanımlamalıdır;
Kişinin yetkisine uymalı;
İmza sahibinin iradesine uygun olmalı ve herhangi bir üçüncü şahıs tarafından zorlama olmaksızın gerçekleştirilmelidir;
İmzalayanın kimliğiyle benzersiz bir şekilde ilişkilendirilmiş olmalıdır;
Yazılı bir sembolik imaja (karakter) sahip olmalıdır;
İmzalayan tarafından kendi el yazısıyla (bireysel bir işaretin veya sembollerin kombinasyonunun kaydedilmesi) gerçekleştirilmelidir, bu da imzalayanın kişisiyle benzersiz bir bağlantı sağlar.
Elektronik bir belgenin yasal gücü, etkileşimde katılımcılar tarafından tanınan veya hukukun üstünlüğü tarafından meşrulaştırılan ve Rusya Federasyonu Hükümeti'nin tüzüğü tarafından düzenlenen özel bir yasal prosedürün uygulanmasıyla sağlanabilir.
Elektronik bir belgenin yasal gücünü sağlamak için iki seçenek vardır: belgenin yapısına elektronik bir dijital imza ekleme veya ana korunan belgeyle ilişkili ek bir elektronik belge olarak ayrı bir imza imzası oluşturma prosedürüyle; belgeyi oluşturan yetkilinin yetkilerini (yeterliliğini) belirleyerek ve bunları belgeye yansıtarak hukuki durum bu kişinin hareket ettiği konu.
elektronik yasal belge
Bilgi ve referans belgelerinin çeşitleri, hazırlanması ve yürütülmesi
1. Hizmet mektubu
Mektup (eş anlamlılar: hizmet mektubu, iş mektubu; çoğulu ticari yazışmalar), esas olarak yönetimdeki mevcut sorunları çözmek için kullanılan çok sayıda referans ve bilgi belgesi türünün ortak adıdır. Harflerin bir grup belgeye atanmasının ana özelliği, posta yoluyla iletilmeleridir.
Bir iş mektubunun tasarımcısı, yetkin bir stilistik tasarım oluşturmalıdır. Firmalar arasındaki iş diyaloğunun doğası, mektubun tarzına ve tonuna bağlıdır. Mektup, firmanın ekonomik stratejisini yürütmek için güçlü ve esnek bir araç olmalıdır.
Harfler için özel bir form oluşturulmuştur - bir mektup formu.
Resmi mektubun metni, mantıksal olarak ilişkili iki bölümden oluşur. İlk bölümde (giriş), mektubun konusu oluşturulmuş, mektubun oluşturulmasına temel teşkil eden nedenler, gerçekler, olaylar, diğer belgelere bağlantılar belirtilmiştir. İkinci bölümde (sonuç) mektubun asıl amacı ifade edilir, sonuçlar çıkarılır, öneriler, istekler belirtilir, garantiler verilir. Açıklığa kavuşturulması gerekmeyen konulara ilişkin, önceden kararlaştırılan mektuplar, son bir bölümden oluşabilir.
Harflerde aşağıdaki sunum biçimleri kullanılır: birinci çoğul şahıstan; üçüncü tekil şahıstan; birinci tekil şahısta.
Hizmet mektubu, kuruluş başkanı, yardımcısı veya yetkileri dahilinde imza hakkı verilen yapısal birimin başkanı tarafından imzalanır.
2. Bu veya daha yüksek bir kurumun başkanına hitaben yazılan ve onu mevcut durum, meydana gelen fenomen veya gerçek, yapılan çalışma hakkında bilgilendiren ve yazarın sonuç ve önerilerini içeren muhtıra-belge. Not, hem çalışanın inisiyatifiyle hem de yöneticinin talimatıyla hazırlanır. Proaktif bir notun amacı, yöneticiyi en iyi kararı vermeye teşvik etmektir. Bir bilgi notu, niteliği yönetici tarafından bilinen bazı karmaşık işlerin ilerleyişi hakkında bilgi içerir. Bir rapor notu, planların, talimatların uygulanması hakkında bilgi verir. Sıradan boş sayfalara, gönderen tarafından imzalanmış bir dahili not düzenlenir. Üst kuruluşlara gönderilen dış memorandumlar, kuruluş başkanı tarafından imzalanan bir antetli kağıda düzenlenir.
Not metni genellikle iki bölümden oluşur. Metnin ilk kısmı yazıya yol açan olay veya olguları, ikinci kısmı ise sonuçları, önerileri, istekleri içermelidir.
3. Açıklayıcı not
Bu, ana belgenin (plan, rapor, proje) belirli hükümlerinin içeriğini açıklayan veya herhangi bir olay, olgu veya eylemin nedenlerini açıklayan bir belgedir.
İçeriğe göre, bu tür belgeler iki gruba ayrılabilir. Ana belgenin bireysel hükümlerinin içeriğini açıklayan açıklayıcı notlar ortak bir formda düzenlenir. Diğer açıklayıcı notlar, herhangi bir olay, durum, bireylerin davranışları hakkında düzenlenir ve bir olayın, olgunun veya fiilin nedenini açıklamaya hizmet eder. Bu tür notların metni özellikle ikna edici olmalı, reddedilemez kanıtlar içermelidir. İkinci grubun açıklayıcı notları, derleyici tarafından imzalanan sıradan sayfalara yazılır.
4. Telgraf
Bu, telgraf kanalları aracılığıyla iletilen bir belgedir.
Tam adres telgraflarda verilmiştir. Daha ucuz ve işlenmesini kolaylaştırmak için devlet kurumları ve birçok kuruluş, telgrafta kayıtlı bir şartlı veya kısaltılmış adrese sahiptir.
Telgrafın metni kısa olmalıdır. Belgenin amaçlarını, nedenlerini, görevlerini belirlemez, yalnızca yöntemleri, hatırlatıcıları, bildirimleri belirtir. Genel önerileri kullanmanızı önermiyoruz. Noktalama işaretleri gerekliyse, kısaltılmış biçimde belirtilirler: nokta (nokta), zpt (virgül), kvh (tırnaklar), dtch (iki nokta), scb (parantezler). Metinde sayılar, işaretler "+", "-" ve diğerlerinin kelimelerle yazılması önerilir.
5. Telefon mesajı
Operasyonel bilgilerin iletilmesi için telefon mesajları kullanılır - telefonla iletilen resmi mesajlar.
Telefon mesajı özel bir formda veya boş bir kağıda tek bir kopya halinde hazırlanır ve düzenlenir. Metni kısa (en fazla 50 kelime), özlü, net, telaffuzu zor olmayan kelimeler olmalıdır. Telefon mesajında olayın gerçeklerine, tarihlerine, saatine, yerine, tartışılacak konulara odaklanmak gerekir. Şirket başkanı veya sorumlu yürütücü tarafından imzalanmalıdır.
Birkaç kuruluşa bir telefon mesajı gönderilirse, muhatapların bir listesi ve telefon numaraları buna eklenir.
Bir telefon mesajı gönderirken, önce şirketinizin adını ve telefon numarasını, belgenin türünü belirtmelisiniz; metnin aktarılmasından sonra, onu alan kişinin konumunu, adını, soyadı ve soyadını, telefon numarasını, tarihini, aktarım saatini yazmanız gerekir; tüm noktalama işaretleri belirtilmiştir. Bir telefon mesajı alırken, şirketin adını, telefon mesajının yazarını, alım tarihini ve saatini yazmak gerekir; yanlışlıklar veya hatalardan kaçınmak için, alıcı telefon mesajının kayıtlı metnini gönderen kişiye tekrar etmelidir.
Bu, abone teleks ağı üzerinden iletilen farklı içerikteki belgeler için genelleştirilmiş bir addır. Teleks, doğrudan telgraf iletişimi için kullanılan bir cihaz olan teletype (teleprint) tarafından iletilen bir telgraftır. Teleks iletişimi abonedir, bu nedenle kategorileri ve türleri yoktur (telgraflarda olduğu gibi). Teleks göndermek için alıcının kodunu, teledaktilonun bulunduğu ülke ve şehir kodlarını bilmeniz gerekir.
Teleks, alıcı ve gönderen hakkındaki bilgileri, mesajın iletilme zamanını gösteren başlığın içeriğindeki telgraftan farklıdır.
Teleksler Latin alfabesiyle basılmıştır. Rusça harfleri Latince yazmak için özel bir dönüşüm tablosu kullanılır. Son teleks mesajı "++" ile biter. "+?" teleks sonunda cevap beklemek demektir.
7. Protokol
Bu belge, toplantı, toplantı, konferans ve meslek kuruluşlarının toplantılarında konuların tartışılması ve karar verme sürecini kaydeder. Kural olarak, bir toplantı sırasında yapılır. Tutanakları sekreter veya özel olarak görevlendirilmiş bir kişi tutmalıdır.
Protokol, kuruluşun genel antetli kağıdına veya genel form örneğine göre ayrıntıların bulunduğu boş bir A-4 kağıdına düzenlenir. Aşağıdaki ayrıntıları içerir: kuruluşun adı - yazar, belge türünün adı (dakika), tarih (toplantılar), kayıt numarası, yer (toplantılar), onay damgası (protokol onaya tabi ise), unvan metin, metin, imzalar.
Protokol metni giriş ve ana bölümlerden oluşur. Giriş bölümünde, başkan, sekreter, hazır bulunanlar, davetliler ve gündemin adları ve adlarının baş harfleri belirtilir. Ana bölüm, toplantının gidişatını kaydeder.
Metnin ana bölümü, gündem maddelerine karşılık gelen bölümlere göre yapılandırılmış ve sol kenardan itibaren büyük harflerle, her biri yeni bir satırda, ardından iki nokta üst üste gelecek şekilde yazılır.
Gerekirse, kararın her bir maddesine ilişkin oylama sonuçları belirtilir. Yetkililer seçildiğinde, oylama sonuçları her aday için ayrı ayrı kaydedilir.
Hissedarların veya kurucuların genel kurul toplantı tutanaklarında oy kullanan payların sayısı ve yüzdesi de belirtilir.
Tutanak toplantı başkanı ve toplantı sekreteri tarafından imzalanır.
Danışma organlarının toplantı tutanakları, işletme veya kuruluşun ilk başkanının onayına tabidir. Onay, tablonun 5. konumundan belgenin sağ üst köşesinde bulunan ve başın konumunun kısaltılmış adı olan "ONAYLI" kelimesinden oluşan bir damga ile düzenlenir.
Bu, yerleşik bir gerçeği, olayı, eylemi doğrulamak için birkaç kişi tarafından hazırlanan bir belgedir. Çoğu zaman, eylemler hem kalıcı hem de idari bir belgeyle (genellikle sipariş veya siparişle) atanan komisyonlar tarafından hazırlanır. Bazı durumlarda, yasa bir yetkili tarafından düzenlenebilir (teftiş, denetim, anket eylemleri).
Kanun, yalnızca belgeyi imzalayan kişiler tarafından kesin olarak belirlenen gerçekleri yansıtır. İlk olarak, nicel verileri sabitleyen taslak kayıtlar tutulur ve ardından belgenin metni zaten hazırlanır.
Eylemin birleşik bir biçimi vardır. Kuruluşun genel antetli kağıdına veya genel form örneğine göre detayların yeri ile boş bir A - 4 formatında kağıda düzenlenir.
Derleme tarihi ve yeri, etkinleştirilen olayın tarih ve yerine uygun olmalıdır. Ancak komisyonun çalışması birkaç gün sürdüyse, kanun hazırlanırken işin tamamlanma tarihi belirtilir.
Eylemin metni mantıksal olarak ilişkili iki bileşenden oluşur: giriş (giriş) ve tespit. Giriş metni tüm eylemlerde resmileştirilmiştir: eylemi hazırlamanın temeli; eylemi oluşturan kişiler; Aynı anda bulunan kişiler.
Kanunun giriş kısmı, denetim sırasında hazır bulunan, çalışmaya katılan ancak komisyon üyesi olmayan kişileri de gösterebilir. Bunlar, kural olarak, denetlenen ilgili bölümlerin başkanlarıdır.
Tespit edici kısım, yasayı hazırlayanlar tarafından yapılan çalışmanın amaçlarını ve hedeflerini, özünü, yöntemlerini ve doğasını, sonuçlarını ve yerleşik gerçekleri belirler. Bazen tespit kısmı sonuçlar ve tavsiyeler içerir, ancak çoğu zaman eylemler sadece bir gerçek beyanı ile sona erer.
9. Yardım.
Yardım, kuruluşun üretim faaliyetlerinin bir tanımını ve herhangi bir gerçek veya olayın onayını içeren bilgilendirici bir belgedir.
10. E-posta,
E-posta ile yapılan iş yazışmaları uzun zamandır işin ayrılmaz bir parçası haline geldi, bu nedenle bazı iş görgü kuralları kuralları onun için geçerlidir.
Geleneksel olanın yanı sıra, ad ve soyadı ile zorunlu selamlama ve adres ile başlar. Mesajın konusunu belirtmek iyi bir uygulama olarak kabul edilir. Mektup arkadaşlarınızın güvenliğine dikkat edin, kullanmayın. eposta ile Bilgisayarınıza bir bilgisayar virüsü bulaşmış olabileceğinden şüpheleniyorsanız. Posta kutunuzu düzenli olarak temiz tutun: En büyük hacim bile bir gün dolu olabilir.
Mektubun sonunda, geleneksel yazışmalarda olduğu gibi, evrensel nihai formülleri kullanmak daha iyidir: "Saygılarımızla" veya "En iyi dileklerimle". Mektup imzalanmalıdır (bunun için posta programlarının ayarlarını kullanabilirsiniz), dilerseniz hizmet telefon ve faks numarasının yanı sıra kuruluşun adını belirten kişisel bir form oluşturabilirsiniz. Mektubu göndermeden önce yazım denetimi yapmanız önerilir.
Allbest.ru'da yayınlandı
...benzer belgeler
Mevcut aşamada Rusya Federasyonu Başkanı'nın eylemleri ve çeşitleri: emirler, eylemlerin yasal gücü. Kanunların verilmesi: verilerin hazırlanması için prosedür ve kurallar yasal belgeler, yürürlüğe girme aşamalarının yanı sıra yayın.
dönem ödevi, 25/09/2011 eklendi
Elektronik belge kavramı ve yasal gücünün değerlendirilmesi. İş akışının yasal rejimi, otomasyonunun ilke ve aşamaları, kullanılan ekipman ve teknikler. Elektronik bir belgenin elektronik dijital imzası. Çatışma çözme prosedürleri.
test, 14.03.2014 eklendi
Hukuk kaynakları sisteminde Anayasanın üstünlüğünün özel yasal güvenceleri sistemi. Anayasal denetimin işlevleri. Pridnestrovskaia Moldavskaia Respublika Anayasa Mahkemesi kararlarının yasal gücü ve yetki sınırları.
özet, 13/06/2011 eklendi
Bir unsur olarak mülkü miras bırakma hakkı sivil kapasite... Bir vasiyetin geçerliliği için kriterler. Küçüklerin vasiyet yapma hakkı. Belgenin yasal gücü. Tam yasal kapasiteye sahip bir vatandaş tarafından 18 yaşına gelmeden edinilmesi.
deneme, 14/04/2014 eklendi
Elektronik belge kavramı ve özellikleri. Delil olarak elektronik bir belgenin özellikleri. İçerik analizi yasal düzenleme elektronik belgelerin delil olarak kullanılması hukuk davası Rusya Federasyonu.
dönem ödevi, 26.11.2014 eklendi
Elektronik belge yönetimi, belge ve dijital imza kavramlarının tanımı, güvenli kullanım sorunları. İşleyiş ilkeleri, avantajları ve dezavantajları, elektronik belgelerin kağıt belgelere kıyasla yasal gücünün tanınması.
özet, eklendi 02/05/2012
Düzenleyici yasal işlemlerin kavramı, işaretleri, temel özellikleri ve sınıflandırılması. Yasal güçlerinin derecesi. Hukukun ana kaynağı olarak hukukun en önemli özellikleri. Çeşitli yetkili yürütme makamlarının kanun yapma işlemleri.
dönem ödevi eklendi 12/13/2015
Genel kavram ve ceza hukukunun yorumlanma türleri. Yorumlayıcı eylemlerin biçimleri, yasal gücü ve kapsamı. İcra işlemlerinin biçimleri, yasal gücü ve kapsamı. Hukukun uygulama fiilleri, türleri. Eylemler için gereklilikler.
özet, 10/02/2004 tarihinde eklendi
Mevzuatın teknik ve yasal tescili kuralları. Hukuk tekniği, uygulaması yasal faaliyet, kökeninin tarihi ve gelişim özellikleri. Çeşitli hukuk teknolojisi türlerinin özellikleri, metodolojik temelleri.
dönem ödevi, eklendi 08/30/2012
Elektronik belge kavramı ve işlevleri. Rusya Federasyonu'nda elektronik belgeler alanındaki yasal ilişkilerin yasal düzenlemesi. Elektronik belgelerin dava ve mahkeme işlemlerinde doğrudan kanıt olarak kullanılması.