Modern organizasyon, karmaşık, kapsamlı bir eğitim olarak kabul edilir. Çoğu organizasyon, dış dünyayla yakından iç içe geçmiş, çok sayıda birbirine bağlı parçalardan oluşan açık sistemlerdir. Her kuruluşun iç ve dış ortam vardır.
Kuruluşu etkileyen dış ve iç bilgiler kaynakları bilgi ortamını oluşturur. Temelinde, kuruluş, kullanıcılara ilgili bilgileri sunan özel bir yaşam desteği sistemi olarak bilgi altyapısına sahiptir. Bu altyapıdaki merkezi rol belgelenmiş bilgilerle oynanır. Diğer eşyalar bilgi teknolojisi ve bilgilendirme personelidir.
Kuruluşun bilgi altyapısı, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış bilgileri, organizasyonun dış ortamı ile işbirliği içinde meydana gelen bilgi süreçlerini ve bunlar dahil tüm yönetim düzeylerini birleştirmek için tasarlanan bilgi akışlarını birleştiren karmaşık bir sistemdir. Bilgi kaynakları. organizasyonlar.
Kaynak olarak bilgiye olan tutum, diğer kaynaklarla analoji (finans, ekipman, malzeme, teknolojiler, personel), bilgi kaynaklarını yönetmek için bir mekanizma oluşturulması gerektiği anlamına gelir, ilgili yapılar oluşturulmuştur, yeni teknolojiler geliştirilmiştir. Bilgi kaynağının önemli özelliklerinden biri, kalitesi, kuruluşun kümülatif bilgi ihtiyaçlarını karşılamak için eksiksizlik derecesidir. Larin M.V. Belgeleme Yönetimi ve Yeni Bilgi Teknolojisi. M.: Bilimsel Kitap, 1998. s.123.
Göre Federal yasa "Bilgi, Bilgilendirme ve Bilgi Koruması", Bilgi Kaynakları, Bilgi Sistemlerinde (Kütüphaneler, Arşivler, Fonlar, Veri Bankaları, Diğer Bilgi Sistemleri) ayrı belgeler, bireysel belgeler, belgeler ve doküman dizileri olarak anlaşılmaktadır. Bilgi kaynaklarındaki bilgileri dahil etmek için zorunlu durum, bilgiyi belgelemektir.
Böylece, belge bilgi kaynaklarının birincil temelidir.
"Belge" kavramı, birçok bilgi alanında kullanılır ve araştırmalarının konusu ile ilişkilidir.
Tarihçi için, belge öncelikle son olarak, sadece içeriğe değil, aynı zamanda görünüşte de - el yazısı, kimyasal kağıt, filigran, vb. Böyle bir ilgi gösterinin için olduğu sonuncuya göre değerlidir. Tarihçi, duygusal ("zaman ruhu") ve pratik anlam olarak. Farklı eras belgeleriyle başa çıkmak zorundadır ve dış özellikler zamanını ve bazen yaratılmasının koşullarını oldukça doğru bir şekilde yansıtmaktadır. Bu nedenle, belgenin yorumlanması, öncelikle geçmişte kaydedilen bilgilerle ilgili bir malzeme taşıyıcısı olarak.
Ofis çalışmasında, her şeyden önce, belgenin hızlı temindesini sağlamak ve ayrıca vize, muhasebe numaraları ile oluşturulması, koordinasyonu, düzeltmesi de dahil olmak üzere durumlar tarafından rotası için gerekli olup olmadığını izlemek gerekir. vb. Ek olarak, gerçek yaratıcının belge olup olmadığından emin olmak önemlidir. Buradan Resmi Detaylara Özel Dikkat: Yüklü numunenin formları, imza, yazdırma, kayıt numaraları. Belge, öncelikle kimlik doğrulaması ve dikkate alınmasına izin veren ayrıntılarla resmi bilgiler olarak anlaşılmaktadır.
Arşivci, ana görevlere sahiptir - belgeleri güvenli bir şekilde kaydedin ve gerekirse kullanıcıya (aynı tarihçi) verilmesini sağlayın. Belgenin içeriği ve harici formu, müşterileri için değerli oldukları için sadece içindeki arşivci ile ilgilenmektedir. Muhasebe işlevi bir arşivciyi katiple birleştirir, ancak diğerlerinden farklıdırlar: Arşiv, belgenin kendisini korumakla yükümlüdür ve detaylar arşive girdikleri formda değişmektedir. Bu nedenle, belgeyi, tüketici değerine sahip tanımlanabilir bilgilerle depolama malzemesi taşıyıcısına yerleştirildiği şekilde yorumlamaya meyillidir.
Bir tarihçi gibi bir avukat, arşivde depolanan belgelerin tüketicisidir. Ancak katılımcıları ise zıt çıkarları takip eden çatışmalarla ilgileniyorlar. Bu durumda, kritik değer orijinallikte olur. Bu nedenle, belgenin yasal değeri daha yüksektir, daha zordur, sahte veya çarpıtmaktır. Bir avukatın kendisi için belge, her şeyden önce, bilgi, orijinalliği sertifikalı ve meydan okuyamaz.
Son olarak, bilgi teknolojisi alanındaki bir uzman için, bilgi, hedefe teslim etmesinin yanı sıra, kullanıcıya bu ürünle serbestçe iletişim kurma fırsatını sağlayacağı, hızlı ve etkili bir şekilde değiştirme fırsatını ve aksine, değişmezlik ve güvenilir güvenlik sağlamak. "Belge" kavramı, burada, gelenek tarafından kullanılır ve tamamen hesap işlevi gerçekleştirir. Her durumda, belge, bilginin bütünsel ve taşınabilir bir kombinasyonu (bölüm) olarak görünür. Böyle bir anlayış, ofis çalışmalarına en yakın, ancak tarihi ve yasaldan çok uzaktır.
Bir bilgisayarı kullanarak belge oluşturma olasılığı, geleneksel fikirlerden daha güçlüdür, tarihçilerin ve arşivcilerin karakteristiğinden, belirli bir taşıyıcıya sahip bir belgenin bağlanmasını varsaydılar. Bu bağlantı anlamını kaybetti: Belge bilgisayarın operasyonel belleğinde oluşturulur, sabit diskinde depolanır ve daha sonra dolaşım ve depolama işleminde, tekrar tekrar farklı tiplerde yeni ortamlara yazılır. Ve belgenin oluşturulmasının zaman ve koşulları artık formuna yansıtılabildiğinden, içeriğin varlığını sağlamak için gereklidir. Başka bir deyişle, elektronik belge, kağıtla karşılaştırıldığında daha geniş bir detay (meta veri) olmalıdır.
Belgenin yasal yorumu da Bilgi Teknolojileri, makine taşıyıcısına iz bırakmayan metinde değişiklik yapmanıza izin verirken de test edildi. Bilginin doğruluğunu sağlamak için, ek önlemler gereklidir: Dosyanın kontrol özelliklerini belirli algoritmalara (karma fonksiyonunun hesaplanması) ve elektronik dijital imza belgesinin beslenmesini saymak. Aynı zamanda, koruyucu ajanların bir saldırganın üstesinden gelinmesi ihtimalinin potansiyeli korunur. Bu nedenle, güvenilirlik derecesi hakkında akut bir soru var.
Belge öğrenimi "Belge" teriminin açıklanmasında üç ana bileşeni tahsis eder:
- 1) Belge - Malzeme nesnesi;
- 2) Belge, bir bilgi taşıyıcısıdır;
- 3) Belge - Belgelendirilmiş bilgiler.
En yaygın olanı, bir belgenin malzeme nesnesi olarak belirlenmesi, bu konuda kaydedilen bilgiler, kaydedilen bilgiler, kaydedilen bilgiler, kayıt ve kamu kullanımı için zamanla iletim için tasarlanmıştır.
"Belge" teriminin, başlangıçta modern depolama ve bilgi transfer teknolojilerine tamamen dahil edilmesinin uzun bir dönüşümü, bu konseptin "bilgi, bilgilendirme ve bilgi koruma" nda "Bilgi, Bilişim ve Bilgi Koruma" nda bilgi bir yorumunun yasallaştırılmasına yol açtı. 25, 1995 No. 24-FZ.
Sanata göre. Belgelenmiş bilgi veya belgedeki yasaların 2'si (yasa, bu kavramları eşdeğer olarak görüyor), ayrıntılarla ilgili malzeme taşıyıcı bilgilerinin üzerine sabitlendiği anlaşılıyor, (bilgilerin insanlar, nesneler, gerçekler, olaylar, olaylar hakkında bilgi ve süreçler, fikirlerini oluştururken).
Aynı ifadeler, 04.07.1996 sayılı 04.07.1996 sayılı 04.07.1996 sayılı 04.07.1996 sayılı 04.07.1996 sayılı 04.07.1996 sayılı FZ federal yasasında da verilirken, bu bilgilerin belgesinde bulunan bir bilgi ve malzeme taşıyıcısının katı bir ilişkiyi korurken
Bahsedilen yasalar tarafından yer alan "belgelenmiş bilgi (belge)" yasal teriminden, belgenin üç ana özelliği takip eder.
Bunlardan birincisi, malzeme bilgi taşıyıcısının varlığıdır. Bu nedenle, prensip olarak, belirli bilgilerin bulunduğu şeyler ve fiziksel alanlar dahil, malzeme dünyasının herhangi bir nesnesi dikkate alınabilir. Bazıları ve aynı bilgi çeşitli malzeme taşıyıcılarına sabitlenebilir. Kağıt ortamı, bilginin elektronik biçimde (elektronik belgelerde) sunduğu belgeler, video ve ses kayıtları en büyük dağıtımı aldı.
Belgelenmiş bilgilerin ikinci özelliği, medyada kaydedilen bilgilerin tanımlanabilirliğidir. Bu, gerekli olan veri bilgilerinin anlamlı tarafına, bu, bilginin kaynağını ve amacı, belgelerinin zamanını ve bazı durumlarda ve diğer belgelerin korunmasını sağlayan ve diğer belgelerin korunmasını sağlayan (elektronik dijital) ekleyerek elde edilerek elde edilir. imza). İstenilenler aynı malzeme taşıyıcısına tanımlanabilir bilgi olarak sabitlenmelidir.
Analiz edilen terimde yansımasını bulamayan üçüncü belgelenmiş bilgilerin, konsolidasyonun biçimlerini değiştirme olasılığı. Bu özellik, bir türün malzeme taşıyıcısı üzerinde bulunan bilgilerin, içerik ve detaylarının kaybı tehdidinde başka taşıyıcı türlerinde eşzamanlı olarak temsil edilebileceği gerçeğinde ortaya çıkmıştır. Temel olarak, bu bilgi kopyalama yeteneğidir. Şehirler O. FZ'ye "Bilgi, Bilişim ve Bilgi Koruması" için yorum yapın. Petersburg: Peter, 2004. S.24.
Bilgi sabitleme işlemi, yani bir belgenin oluşturulması belge yönetimi denir. Çeşitli medya (dokümantasyon) hakkındaki kayıt bilgilerinin belirlenmiş kurallara göre yapılması gerektiğini vurgulamak önemlidir.
Son zamanlarda, semantik yük, belgenin bilgi üzerindeki malzeme bileşeni ile belirlenmesinde aktarılır. Yasama Uygulamasına Giriş, V.A'ya göre "Belgelenmiş Bilgi (Belge)" anlamına gelir. Kopilova, bilgi (bilgi) ve malzeme taşıyıcısının (semboller, işaretler, harfler, dalgalar vb. Şekilde) telekomünikasyonuna dayanır. Belgelerin bir sonucu olarak, Kopylov V.A.'nin bilgilerinin gerçekleşmesi ve geliştirilmesi meydana gelir. Nesne olarak bilgi yasal düzenleme // nti. SER. 1. Organizasyon ve bilgi işleri / servisi. M., 1996. No. 8. S. 2 ..
Dokümantasyonun bir sonucu olarak, bilginin gerçekleşmesi ve gelişimi gerçekleşir. Malzeme taşıyıcısındaki veya hatta "ekli" olan "ENSHRINES" bilgisi ve böylece bilgi yaratıcısından ayrılır. Sonuç olarak, belgelenmiş bir bilgi, dergideki bir makale, bir makale, bir belge fonu, bir veri bankası veya kağıt, makine tarafından okunabilen ve diğer taşıyıcılarda başka bir belge (veri).
Yönetim belgeleri için daha az önemli değil ve tarihsel gelişim olarak değişen bilgi taşıyıcısı sorunu. Bilimsel ve teknik ilerleme, sözde elektronik belgelerin ortaya çıkmasına neden oldu. Özgüllüğü, bir kişinin elektronik belgeyi fiziksel olarak, taşıyıcıya sabit olduğu şekilde algılayamayacağıdır.
Ek olarak, elektronik belgeler doğrudan teknoloji ve yazılım alanında bilimsel ve teknolojik ilerleme olarak değişim ve açık bir şekilde değişme eğiliminde olan bilgi teknolojilerine bağlıdır. Bu bağlamda, belirli bir süre sonra bu tür belgelere erişim kaybı riski harika.
Elektronik bir belge kavramında, bilinen üç bileşen ayırt edilebilir: Bachilo I.l belgesinin mevcut tanımının ötesine geçmeyen sabit bilgi, taşıyıcı, kimlik bilgileri. Bilgilerin Belgelenmesinin Modern Hukuki Sorunları / Bilgi Toplumunda Belgelendirme: Elektronik Ofis Çalışması ve Elektronik Arşiv / Vniidad. M., 2000. s.8.
Böylece, "belgelenen bilgi" kavramı "bilgi" kavramından önemli ölçüde farklılık gösterir. Belgelenmiş bilgilerin fenomeni, bilgiyi ve malzeme taşıyıcısını iki katına çıkarmaktır, bu da onu belirler. yasal rejim.
Yukarıdaki tanımdaki belgelenen bilgiler esasen bir malzeme nesnesidir ve bu, belirli koşullar altında bir şey kategorisine atfetmek ve Enstitüsü'nü ona dağıtmak için sebep verir. mülkiyet. Ancak, belgelenilen bilgilerin özel bir tür şeyle ilgili olduğu belirtilmelidir. Diğer şeylerden gelen ana farkı, açıklandığı bilgileri ve malzeme taşıyıcısını ikiye katlamaktır, bu nedenle bu tür bilgilerin yasal rejimi için özel gereksinimler vardır.
Belgelenmiş bilgiye dayanarak.
Kayıt defteri, vergi mükelleflerinin listeleri, vergi ajanları ve bireyler. Onlar hakkında belgelenen bilgi vergi makamlarına çeşitli devlet kayıt organlarından, vesayet organlarından, noter eleştirileri, diğer organlar ve kurumlardan girer.
Bilgi tasarım yöntemine bağlı olarak, belgelenmiş ve belgelenmemiştir. Belgelenmiş bilgiler, ekonomik operasyonları belirten tüm belgeleri (delinen, manyetik şeritler, kardiyak kartlar, manyetik diskler dahil) içerir. Belgelenmiş bilgiler, operasyonel, muhasebe, finansal ve istatistiksel muhasebe verilerine dayanmaktadır. Gerekli bilgilerin kompozisyonu ve sayısının her bir yönetim seviyesi için önceden belirlendiğinden, yönetim seviyesine ve kararların türüne bağlı olarak farklılaştırılmıştır. Genellikle, yönetim personelinin ilgili bilgilere sahip olması, performanslar arasındaki fonksiyonların dağılımına bağlıdır. Bu amaçla, her yönetici için, gerçekleştirdiği fonksiyonların listelendiği iş tanımları geliştirilmiştir. İş tanımlarına dayanarak, belirli faaliyetlerin uygulanması ve belirli yönetim kararlarının benimsenmesi için bilgi miktarı belirlenir.
Bilgi Belgeleri Araçları
Gerekli, belgelenmiş bilgilerin elektronik iletişim kanalları hakkındaki devredilmesini hızlandırmaya ve veri iletiminde meydana gelen olası hataların sayısını ve kuruluşların karmaşık olarak algılanan olası hataların sayısını azaltmaya yarar. Kod, belgenin elektronik tanımlamasının bir unsurudur.
Kuruluşun kodu - belgenin yazarı (belgenin yazarı - belgeyi oluşturan fiziksel veya tüzel kişi), elektronik iletişim kanallarındaki belgelenmiş bilgilerin aktarılmasını hızlandırmak ve olası hataların sayısını azaltmak için kullanılır. Organizasyonların uzun ve neredeyse algılanan isimlerini aktarırken ortaya çıkar. Kod, belgenin elektronik tanımlamasının bir unsurudur.
Belgede yer alan bilgilere erişimi kısıtlamanın amacı, yasadışı tedavisi, sahibi, sahibi, kullanıcıya veya başka bir kişiye zarar verebilecek resmi veya ticari belgelenmiş bilgileri korumaktır. Bununla birlikte, bu bilgilere erişim, yalnızca meşru bazda sahibi ile sınırlı olabilir. Federal Yasa uyarınca yasal rejimin şartları uyarınca sınırlı erişim ile belgelenmiş bilgiler, bilginin bilgilendirilmesi ve korunması devlet sırları ile ilgili bilgilere ve gizlidir.
Belgesel Bilgileri (DC Ment) - Malzeme taşıyıcısına kaydedilen bilgiler
Sınırlı erişim kategorisine atanan bilgiler, yalnızca özel olarak yetkili erişimin öngördüğü belgelenmiş bilgilerdir.
Veri - Elektronik bilgi işlem makinelerinde işleme sürecinde dolaşan bilgiler (Belarus Cumhuriyeti'nin bilişim yapması yasası).
Belgelenmiş Bilgi - Dekore edilmiş Bilgiler kurulu bir şekilde ve malzeme taşıyıcısına sabitlenmiş, zaman ve mekan içindeki iletimini sağlayan (STB 982-94).
Bununla birlikte, üzerine kaydedilen metnin veya yazılı ve maddi olarak, görsel ve finansal olarak, bize geniş bir anlamda, metin biçiminde bir belge olan bir belge ile yeniden üretilebilen metinle ilgili metinlerle kağıt şeylerle ilgilidir. Bu durum, 20 Şubat 1995 tarihinde Sanatta Bilgi, Bilgi Bilgi, Bilgi, Bilgi Korunması ve Korunması Üzerine Federal Kanunda Doğrudan Yasak Onayı aldı. 2 Belgelenmiş bilginin (belge), malzeme taşıyıcı bilgilerinde tanımlanmasına izin veren ayrıntılarla kaydedildiğini kaydedilir.
Kanun temel kavramlarını aşağıdaki gibi tanımlar - belgelenmiş bilgi ve bilgi kaynakları.
Belgeleme Bilgileri - Bilgi kaynaklarındaki bilgilerin dahil edilmesi için bir önkoşul - Hukuk hükümlerine uygun olarak, ofis işlerini, belgelerin standardizasyonundan, Rusya'nın güvenliğini organize etmekten sorumlu devlet makamları tarafından belirlenen şekilde yapılmalıdır. Federasyon.
Zorunlu olan konular organlara organlara belgelenmiştir. devlet gücü ve organizasyonlar, bu belgelere ilişkin haklarını kaybetmeyin ve yiH'de bulunan bilgilerin kullanımına ilişkindir.
Örgütsel ve yasal biçimlerinden ve mülkiyet biçimlerinin yanı sıra, vatandaşların, devletlerin ve bu bilgileri temsil eden kişilerin ortak mülkiyetinde olan bilgi kaynaklarını oluştururken, kamu otoritelerinin ve organizasyonun yasal kuruluşlarına ve tüzel kişilere göre belgelendirilmiş bilgiler.
Vatandaşlar, Devlet Otoriteleri, Yerel Yönetimler, Kuruluşlar ve Kamu Dernekleri, devlet bilgi kaynaklarının oluşumundan ve kullanımından sorumlu kuruluşlara ve kuruluşlara belgelenmiş bilgileri sunmakla yükümlüdür.
Gizliliğin gizlilikle eşanlamlı olduğuna rağmen, bu terim yalnızca yalnızca devlet sırlarına tabi olmayan sınırlı erişimin bilgi kaynaklarını belirlemek için yaygın olarak kullanılır. Gizlilik, diğer kişilere erişim hakkındaki bilgilerin sahibini uygulayan kısıtlamayı yansıtıyor. Sahibi, bu bilgilerin yasal rejimini yasalara uygun olarak belirler. Aynı zamanda, gizli belgeler, kurucu belgeleri, girişimcilik charters, finansal dokümantasyon, personel ücret bilgisi ve diğer belgelenmiş bilgileri gerekli kanun uygulayıcıları ve vergi devlet kurumlarını içeremez.
Koruma nesnesi olarak belge kanıtı, bu bilgilerin yönetimi ve üretken faaliyetlerinde (tüketicilerin) işletme sürecinde, gizli belgelendirilmiş bilgilerin (belgelerin), yetkili belgelenmiş bilgilerin (belgelerin) kanallarının sıralı bir set (ağ) olmasıdır. Bilgi hareketinin temel özelliği, teknolojik karmaşıklıktır, yani yönetici, yoksunluk ve posta işlevleri sağlayan görevleri birleştiriyor. Belge yönetimi, belgenin tüm yaşam döngüsünü yansıtır.
Korunan belge akışı altında (doküman akışı), güvenliğin örgütsel ve teknolojik desteğinin zorlu ortamlarındaki düzenlenmiş giriş, işleme, gözden geçirme, yürütme, kullanım ve depolama noktalarının kontrollü hareketi anlamına gelir. bilgi ve bilginin kendisi.
Bu teknolojik sistem sadece yönetim (iş) değil, aynı zamanda tasarım, teknolojik, bilimsel ve teknik ve diğer benzer dokümanlara, teknolojik, bilimsel ve teknik ve diğer benzer belgeler, yayınlar, düzenleyici materyaller, bilgi merkezleri, departman arşivleri, belgelenmiş bilgiler .
Geleneksel ofis üretimi) Sistem, belgelerle çalışma kılavuz yöntemlerine dayanmaktadır ve en evrenseldir. Güvenilir ve uzun zamandır belgelenmiş bilgilerin hem geleneksel hem de aşırı durumlarda korunmasını sağlar. Bu bağlamda, çoğu durumda korumalı belge yönetiminin aşaması, teknolojik olarak, geleneksellerin işlenmesi ve depolanması için geleneksel yöntemler ve araçlar ile otomatik olarak uygulanmaktadır. Sistem, geleneksel (kağıt) ve makine tarafından okunabilen, faks ve elektronik belgeler olarak eşit olarak verimli bir şekilde çalıştırılır. Çok sayıda teknik ve resmi mantıksal prosedür ve operasyonların karmaşıklığı, örgütsel ve bilgisayar ekipmanlarının teknolojik sürecine dahil edilmesiyle genellikle azalır.
Her türlü gizli belgelenmiş bilgi medyası, taslak taslakları, seçenekleri ve gelecekteki belgenin patlaması hazırlanmasından önce dikkate alınmalıdır. Aşağıdaki bilgi koruma koşulları izlenir.
Üçüncü özel özellik, gizli bir belgenin projesinin taslak temelinde yapılmaması ve yasal olarak belgelenmiş bilgilerin durumunu (yazılı izin), Şirket'in yetkili yetkili görevlisinin yaptırımı (yazılı izin) olmadan kazanılmamasıdır.
Gümrük Üretimi - Belgelerin hazırlanmasını ve çalışmaların organizasyonunu ve onlarla birlikte çalışmanın organizasyonu, ad-madenleme ve yönetim personeli tarafından atanan fonksiyonların uygulanmasında gerçekleştirilen bir dizi velayet operasyonu. Belgesel bilgi alımları, belgeler işleme teknikleri, alım, iletim, kayıt, görüş, imzalama, çoğaltma, yürütme, gönderme, kontrol, depolama, belgelerin imha edilmesini içerir.
Herhangi bir türde bilgi kaynağı oluşturmak, şekil bilgisi ile başlar. belge. Belgelenmiş bilgiler, sırayla olabilirherhangi bir bilgi tabanına dahil edilmesi.
Düzenleyici Destek
149 numaralı FZ hükümlerine göre, belgelenmiş bilgi sabittirmalzeme taşıyıcı bilgilerinde. Belirli ayrıntılar, verileri veya kaynaklarını tanımlamak için kullanılır.
"Belge" kelimesi Latin köklerine sahiptir. Tercüme, "Kanıt" anlamına gelir. 1964'ün teorisi ve uygulaması terminolojik sözlüğünde, "belge" kelimesi, sabit bir biçimde bilgi içeren bir malzeme nesnesi olarak tanımlanır.
Teorik taban
Herhangi bir belgede 3 madde bulunmaktadır: Bilginin içeriği, belgelenmiş bilgilerin hükümleri ve taşıyıcıları.
Verilerinin ve taşıyıcıların belirtilerini sabitleme yöntemlerinin incelenmesi, belge öğrenmesi olarak böyle bir disiplin içinde gerçekleştirilir. Bu bilimsel yön, arşivleme, ofis çalışması, belge yönetimi süreçlerini araştırıyor. Odak, geleneksel belgelerin formunun, ayrıntılarının birleştirilmesinin düzenlenmesindedir.
Sabitleme bilgilerinin özellikleri
Belgelenmiş bilgi bilgidirAyrıntıları tanımlanabilir, bazı malzeme taşıyıcı üzerinde bulunur. Halen, bilgiyi birleştirmenin birçok yolu vardır. Koşullu olarak birkaç sınıfa ayrılmıştır.
Kağıt belgeleri, ek teknik araç kullanmadan algı için mevcut olan medya bilgisidir. Bu dokümantasyon yöntemi en yaygın olarak kabul edilir.
Bununla birlikte, son zamanlarda, taşıyıcılar giderek daha fazla dağıtılır, yalnızca teknik araçların yardımı ile elde edilebilecek bilgiler. Bunlar elektronik belgeler, video, ses kayıtları (dosyalar), kodlanmış bilgiler vb. Olabilir.
Kimlik
Verilerle çalışmak için önkoşul, tanımlandığı ayrıntıların varlığıdır. belgelenmiş bilgi.
Veri kaynağı tanımı, ortamın ilk içeren kullanıcının içeriğiyle karşılaştırmak için gereklidir. Gerekirse, bilgi çalışması sürecinde, kimlik gerçeği, verilerin tesadüfleri kurulur.
Düzenleyici Düzenleme
Yasal Belge Yönetimi ModuFederal İcra Yapıları ile Bilgileri Sabitleme Prosedürü Hükümet tarafından belirlenir. Doküman yönetimi, ofis çalışmaları, diğer devlet kurumları tarafından onaylanan ofis çalışmaları, bölge özyönetim organları yetkileri dahilinde, hükümet kararının hükümlerine aykırı olmamalıdır.
Düzenleyici ve metodolojik düzenlemeyi gerçekleştiren devlet yapısı belgelenmiş Bilgi Teknik Yönetmelik ve Metroloji Federal Ajansı. Önceden, bu işlevler GOSStantar tarafından yapıldı. Reform sırasında ajansa dönüştü.
Belgelerin standardizasyonu ile ilgili konular, 184 "TEKE Tüzüğü'nde" FZ No. 'nın hükümleri tarafından yönetilir. Kuruluşlardaki sektörler arası liderlik, Federal Arşiv Ajansının yetkinliğiyle ilgilidir. Sektörel dokümantasyon yönetimi, arşiv ajansının tavsiyelerini dikkate alarak ilgili bakanlıklar tarafından yürütülmektedir.
Özgüllük Tanımlama
Birkaç depolama yöntemi var. belgelenmiş bilgi. Tanımbelirli bir seçenek, bilgilerin kullanıldığı sektörün özelliklerine bağlıdır.
Veriler elektronik biçimde temsil edilebilir ve uzman bazlarda depolanabilir. Böyle bir durumda, kimliğin bazı özellikleri vardır. Bilgilerin doğruluğunun, veritabanının sahibi veya yetkili bir memurun sahibi tarafından doğrulanması gerektiğidir.
Doğruluğunu onaylamanın başka yolları var belgelenmiş bilgi. Bu bilgi Özellikle, dijital imza tarafından onaylanmış olabilir. Elektronik imzası veya kendi resminin analogu ile doğrulanan bir elektronik belge eşdeğer kağıt olarak kabul edilir. Federal yasalar veya diğer düzenleyici eylemlerde istisnalar oluşturulabilir.
Bilgilendirme Kaynakları
Tüzel kişilerin, vatandaşların ve devletin ilişkilerinin nesneleri olarak kabul edilirler. Mevcut, veri koruması sağlar.
Düzenleyici düzenleme gerçekleştirilir yasal hükümlerSabitleme:
- Bilgi dokümantasyon kuralları.
- Bilgi sistemleri de dahil olmak üzere belgelerin ve dizilerinin mülkiyeti.
- Kategori Veriler Onlara erişin.
- Bilgi koruması sağlama prosedürü.
Bilgilendirme, herhangi bir seviye, iş varlıkları, kamu derneklerinin, kurumların, bireylerin devlet kurumları tarafından oluşturulur. Her konu, amaçları ve kullanımları için bir veya başka bir kaynak oluşturur. Belgelenmiş bilgi. o Üretim, yönetim, eğitim, bilimsel amaçlar olabilir.
Bilgilendirme, hacimdeki birbirlerinden önemli ölçüde farklılık gösterir. Bazıları birkaç referans defteri, diğerleri - büyük kütüphane fonları ile temsil edilir. Ek olarak, organizasyon yöntemiyle bir sınıflandırma ve veri sağlama prosedürü vardır.
Devlet bilgileri
RF, bölgeler ve belediyeler, bu tür kaynaklarda kullanılan sahiplerdir. belgelenmiş bilgi. Bunlar Esas olarak bütçe fonlarının pahasına satın alınan, oluşturulan bilgi biriktirir.
Devlet Informresures, devlet kurumları ve kendi tarafından sağlanan otorite çerçevesinde bölge özyönetiminin yapıları tarafından yönetilmektedir.
Devletin kullanma hakkı var, geri alım belgelenmiş bilgi. Bu Diğer varlıklara ait bilgilerin (tüzel kişiler veya vatandaşlara) sahip olduğu durumlarda uygulanabilme yeteneği, Gostaine'ye ve yanı sıra kanunlara göre verilen diğer durumlarda.
Belgelenmiş bir bilgi türü olarak zorunlu kopya
Zorunlu, üretici tarafından uygun kuruluşa aktarılacak çoğaltılmış bir belgenin örneğini çağırın. Bu durumda belge, bilgi içeren malzeme taşıyıcısını tanır. Metin, fonogram, resimler veya bunların kombinasyonları şeklinde gösterilebilir. Bir örnek, komut dosyası ile aynı örnek bir belgedir.
Bu çeşitlilik için belgelendirilmiş Bilgi Yasal Modu77 numaralı FZ'de tutturulmuş. Normatif eylem Ulusal Kütüphane Fonu'nun işe alımı için bir kaynak üssü olarak zorunlu örnek oluşturma ve kaynakça sisteminin geliştirilmesi için devlet politikasını belirler. Kanun, medya bilgilerinin güvenliğini sağlama kurallarına, halka açık kullanım özelliklerini sağlar.
Alıcılar
Zorunlu örnekler, ücretsiz veya şarjı kullanmak için depolama hakkı, alma, bilgi sağlayan tüzel kişiler arasında dağıtılmaktadır. Alıcılar:
- Kitap Odası, Devlet, Bilimsel ve Teknik ve Ulusal Ras, Rus Bilimler Akademisi Sibirya Şubesi, Uzak Doğu Bilim Kütüphanesi. Bu kurumlar yayınlar alır.
- Kör için Rus kütüphanesi. Bu kurum, vizyonla ilgili sorunları olan insanlar için yayınlar.
- Federal Enstitüsü Enstitüsü. Bu vücut patent elektronik belgeleri alır.
- Parlamento Kütüphanesi. Resmi belgeler alır.
- Devlet Standartları Federal Fonu, tüm Rusça teknik ve ekonomik veri ve bölgesel / uluslararası kurallar, yabancı ülkelerin standardizasyonu için öneriler ve standartlar.
Bu, alıcıların tüm listesi değil. Ayrıca video, ses bilgilerinin, bilgisayar programlarının vb. Özelliklerine karşılık gelen talimatlarda bilgi alırlar.
Tüm bu kuruluşlar, alınan ücretsiz zorunlu kopyalar hakkında düzenli olarak bilgi yayınlar. Kurumlar Ulusal Kütüphane Belge Fonunu oluşturur.
Malzemelerin teslimi, merkezi dağıtım, tüketicilerin bildirimi, ilgili kuruluşların mevzuatı ve düzenlemeleri tarafından belirlenen zaman sınırları dahilinde üretilir. Belgelerin yaratıcıları tarafından belirlenmiş reçetelerin ihlali idari sorumluluk gerektirir.
Kavram
27 Temmuz 2006 tarihli federal yasalarına göre, N 149-FZ "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Koruması", belgelenmiş bilgiler altında, bu bilgileri veya bunları tanımlamanıza izin veren bilgileri belgeleyerek malzeme taşıyıcısına sabitleneceği anlaşılmaktadır. Malzeme taşıyıcı (bilgilerin bilgi olduğu durumlarda (mesajlar, veri) sunumlarının biçiminden bağımsızdır).
Yapı
"Belgelenmiş bilgi (belge)" teriminden, belirtilen yasalarda bulunan, belge akışının üç ana belirtisi.
Bunlardan birincisi, malzeme bilgi taşıyıcısının varlığıdır. Bu nedenle, prensip olarak, belirli bilgilerin bulunduğu şeyler ve fiziksel alanlar dahil, malzeme dünyasının herhangi bir nesnesi dikkate alınabilir. Bazıları ve aynı bilgi çeşitli malzeme taşıyıcılarına sabitlenebilir. Kağıt ortamı, bilginin elektronik biçimde (elektronik belgelerde) sunduğu belgeler, video ve ses kayıtları en büyük dağıtımı aldı.
Belgelenmiş bilgilerin ikinci özelliği, medyada kaydedilen bilgilerin tanımlanabilirliğidir. Bu, gerekli olan veri bilgilerinin anlamlı tarafına, bu, bilginin kaynağını ve amacı, belgelerinin zamanını ve bazı durumlarda ve diğer belgelerin korunmasını sağlayan ve diğer belgelerin korunmasını sağlayan (elektronik dijital) ekleyerek elde edilerek elde edilir. imza). İstenilenler aynı malzeme taşıyıcısına tanımlanabilir bilgi olarak sabitlenmelidir.
Analiz edilen terimde yansımasını bulamayan üçüncü belgelenmiş bilgilerin, konsolidasyonun biçimlerini değiştirme olasılığı. Bu özellik, bir türün malzeme taşıyıcısı üzerinde bulunan bilgilerin, içerik ve detaylarının kaybı tehdidinde başka taşıyıcı türlerinde eşzamanlı olarak temsil edilebileceği gerçeğinde ortaya çıkmıştır. Temel olarak, bu bilgi kopyalama yeteneğidir.
Özellikleri
Belgelenmiş bilgilerin özellikleri, farkında olup olmadığına bakılmaksızın, belgede var olan işaretlerdir. Özellikler, belge ve ana işlevlerinin kavramının içeriğiyle yakından bağlantılıdır. Belgelenmiş bilgiler, aynı özelliklerin çoğunda bilgi olarak sahiptir. Bu özellikler ayrıca dış ve dahiye ayrılabilir.
Bununla birlikte, genel özelliklerin yanı sıra, belgelenmiş bilgilerin, diğer tüm türlerden ve bilgi çeşitlerinden ayıran bir dizi özel özelliğe sahiptir. Bunlar, her şeyden önce, sabit karakter Belgedeki belgeleri belge kavramından kaynaklanan belgeler.
Tüketici için bilgilerin yararlılığının derecesini gösteren genelleştirilmiş bir karakteristik kalitesidir. En önemli kalite göstergeleri ve belgelenmiş bilgilerin aynı zamanda özellikleri şunlardır: alaka, eksiksizlik, fayda, zamanında, doğruluk, yenilik, kullanılabilirlik, güvenlik, değer, ergonomi.
İlgi (İngilizce'den. "İlgili" - davaya atıfta bulunma), bilgi yeteneği, ihtiyaçlara, ihtiyaçlara, tüketici gereksinimlerine uyacak şekilde denir.
Belgelenmiş bilgilerin en önemli bir mülküne yakından bağlantılı olarak yakınlıkla - değer vermek. Bir kural olarak, bilgiye göre amaçlanan amacına göre ifade edilen tüketici önemi.
Belgelenmiş bilgilerin temel özelliği dolgunlukBu genellikle gerekli ve alınan bilgi arasında optimum bir ilişki olarak tanımlanır. Üzerindeki yönetici veya diğer çözümlerin kalitesi tam bilgilerine bağlıdır. Belgelenmiş bilgilerin asla tamamlanmadığı, çünkü bu olaylar, tanıklar ve katılımcıların bile malzeme taşıyıcısını tam olarak düzeltilmesi imkansız olduğu içindir. Özellikle geçmiş dönemler hakkında tam bilgi sahibi olmak imkansızdır. Bu nedenle, her zaman sadece bilgi eksikliğinin derecesi hakkında konuşabilirsiniz.
Bütünlük ile ayırt edilmeli ve fazlalık bilgi. Yedekli bilgi tekrarlanır, çoğaltılır. Tüketiciden zaman alır, yönetimin verimliliğini olumsuz yönde etkiler. Mevcut verilere göre, farklı seviyelerin yönetim bölümlerinde tüketim için tasarlanan tüm bilginin yaklaşık üçte birinin ortalamasıdır. Ortalama olarak, bilimsel ve idari belgelerin% 60'ında tüketicinin tamamen okuması gerekmediği tahmin edilmektedir. Ayrıca, her şeyi okursanız, profesyonel görevlerini yerine getirmek için her şeyi okumak için zamanınız olmayacak.
Bununla birlikte, bilgi fazlalığı ile durum, ilk bakışta göründüğü kadar basit değildir. Çok sayıda vakada, gereksiz bilginin fayda sağladığı tespit edilmiştir. Ayrıca, fazlalık ihtiyacı evrimsel gelişim tarafından kanıtlanmıştır. Özellikle, mevcut alfabe ve diller gereksizdir. Örneğin, Rusça, fazlalığı Fransızca -% 55'tir. Bazı fazlalık olmadan, bir kişi uzun süredir bilgiyi algılayamaz. Hızlı yorgunluğa ve algı kaybına yol açan sürekli stres dikkat gerektirir.
Bilgi faydalı ve işe yaramaz olabilir. Yarar Bilgi, özelliklerinden biridir. Kullanımlık, belirli koşullardaki bilgilerin değerinden başka bir şey değildir. Yardımcı program ve işe yaramazlık kavramları arasındaki sınır, göreceli, özneldir, bu nedenle sadece bilgi güncelleme sürecinde tespit edilen fayda derecesi hakkında konuşabilirsiniz.
Tam olarak bağlı güvenilirlik bilgi. Bilgi sabitleme ve iletme sürecinde nesnellik derecesini yansıtır. Tamamen bir artışla, doğruluk artar. Bununla birlikte, yalnızca bilgi aşamasına kadar gerçekleşen, bu da zaten doğruluğunun derecesini etkilemek için durur.
Güvenilirlik, öncelikle yetkinliğinin seviyesine, öznellikten toplama, işleme, bilgi tasarlama sürecinde bilgi kaynağına bağlıdır. Belge bir kişi tarafından yaratıldığından, içinde yer alan bilgiler her zaman özneldir. Her bir belge, kendi, büyük veya daha küçük, öznellik derecesinde doğaldır.
Bilginin doğruluğunun sorunu genellikle kasıtlı bozulma - dezenformasyon (tahrifizasyon) ile ilişkilidir. Herhangi bir gerçeğin bilinçli olarak çarpık yorumunda açıkça yanlış veya eksik bilgilerin sağlanmasında ifade edilebilir. Böylece, güvenilirlik belgelenmiş bilgilerin en önemli özelliklerinin sayısını belirtir, çünkü herhangi bir sapma yönetimsel kararların kalitesini olumsuz yönde etkileyebilir.
Zamanla, bilgi, en faydalı, daha yaşlı. Bu nedenle, en önemli mülkü yenilik. Yenilik kavramı görecelidir. Aynı bilgi, operasyonel ortamda bir yenilik kaybetmek, geçmişin olaylarının yeniden yapılandırılmasında yeni olabilir, yani. Belgenin işlevini tarihsel bir kaynak olarak uygulama sürecinde.
Yenilikle bağlantılı zaman aşımı bilgi, yani Tüketicinin taleplerini doğru zamanda karşılama yeteneği.
Belgelenmiş bilgilerin özelliklerinden biri kullanılabilirlik. Tüketiciyi alma olasılığı.
Koruma - Belgelenmiş bilgilerin özellikleri, yetkisiz erişimin imkansızlığını ve değişiminin imkansızlığını, diğer kişilerden bozulur.
Bilginin bir başka özelliği onun ergonomik. Belirli bir tüketici için formun veya bilgi hacminin optimizasyonu.
Son olarak, belgelenmiş bilgilerin önemli bir özelliğidir. yeterlik (Kesinlikle), yani. Belgeye, olayların yanı sıra belirli bir belgenin görevini yansıtılan gerçeği veya fenomenine uygunluk. Görünüşe göre, sadece yeterlilik derecesi hakkında konuşmak mümkündür, çünkü herhangi bir bilgi bir belirsizlik unsuru içeriyor, özellikle gelecek hakkında bilgi (planlar, tahminler).
Dışa ek olarak, belgelenmiş bilgilerin iç özellikleri vardır. İfadelerini, iç örgütü, yapısında bilgi miktarında bulurlar.
Profesyonel faaliyette, nesnesi bir belgedir, ayırt edilmelidir. "Belgesel Bilgileri", "Belge Bilgisi", "Belge Üzerine Bilgi", "Belgesel Bilgileri".
Bilgi olabilir tuhaf- Malzeme taşıyıcısına sabit değil - ve belge- üzerinde düzeltildi. Belge öğrenme fırsatları belgebilgi.
Belgeden alabileceğiniz tüm bilgiler aramak için izin verilir. bilgi belgesi.Koşullu olarak üç bileşene bölünebilir: a) belge üzerinde belge bilgisi, b) taşıyıcı üzerinde ve üzerine konsolidasyon yöntemi.
Herhangi bir belgenin temeli belgesel Bilgileri, yani belgede yer alan bilgiler.E e Depolama ve şanzıman için bu belge oluşturuldu.
Taşıyıcı hakkında bilgi, mesajı tamir etme yöntemi vb. belge hakkında fiziksel bir nesne olarak bilgi,fiziksel beden. Medya malzemesi, pronquier, hücresel işçiler için gerçek bir bilgi kaynağıdır.
BÖLÜM I. Dokümantasyonun Teorik Temelleri
Bölüm 2. Sistem olarak belge
losyon ve kağıt endüstrisi, poliggrafistler, manyetik bant üreticileri, film filmleri, bilgisayar uzmanları vb.
En sonunda, belge hakkında bilgi- Bunlar, imzalar, yazarların çeşitli işaretleri, bir belge, kararlar, imzalar, basın, kütüphaneler, arşivler, müzeler, bilgi merkezleri vb. . Belgeye ilişkin bilgiler, yaratılışının tarihini incelemek için özel bir öneme sahiptir. vetoplumda operasyon. Tüm belgelerde bulunmaz.
Böylece, belge bilgileri ve belge bilgileri bir tamsayı ve parça olarak ilişkilidir.
Genellikle "belge bilgileri" kavramı "belgesel bilgileri" kavramı ile değiştirilir. Bu iki terimin farklı anlamları var. Belge- Bu, belgede yer alan bilgilerdir. Belgesel- Bu, bir belge (ler) tarafından onaylanan belgelere dayanarak bilgidir. Belgesel bilgiler belgesel ve unchangelel olabilir. Kavramlar açısından sonuçlandı belgeve belgeselbilgi kesişen kavramlardır.
Belgesel bilgileri sosyaldir: belgeler insanlar için insanlar yaratır. Bir kişinin yarattığı bir kişi tarafından malzeme taşıyıcısına sabitlenmeye maruz kalan doğal bilgiler, sosyal bilgi (hayvanın fotoğrafı, sesinin bir fonlaşması, vb.) Olarak adlandırılabilir.
Herhangi bir insan aktivitesi alanı bir şekilde belge bilgisi ile ilgilidir ve onsuz gerekli değildir. Bir kitabı, dergi, gazete okumak, bir film ya da bir fotoğraf tarama, bir kişi alır, hatırlar, biriktirir ve bilgileri kullanır (bilgi). Bilgi alanındaki uzmanlar, kütüphaneciler, bibliyograflar vb. Uzmanlar, mesleki görevleri sayesinde, toplayabilmeli, geri dönüştürebilmeli, saklayabilmeli ve halka açık kullanımı sağlar.
Kontrol soruları
1. Belgenin bilgi bileşeninin anlamı nedir?
2. Modern bilgi kavramlarının özü nedir?
3. Sosyal bilgiler nedir?
4. Ana sosyal bilgi türleri nelerdir?
5. Kütle ve özel bilgilerin ayırt edici özellikleri nelerdir?
6. "Belge Bilgisi" ve "Belge Bilgisi" kavramları nasıl ilişkilidir?
2.6. Belgenin malzeme (fiziksel) bileşeni
Bilgi kendisi belgenin yeterli bir işareti olarak işlev görmez. Malzeme bileşeni, bulunamayan, belgenin gerekli iki ve zorunlu olarak terimlerinden biridir.
Belgenin malzeme bileşeni- Bu, gerçek (fiziksel) varlığı, uzayda ve zamanda bilgi depolama ve iletme yeteneğini sağlayan bir belgenin şeklidir.
Belgenin malzeme bileşeni belirler medya Bilgisi- Bir kişi tarafından özel olarak oluşturulan malzeme nesnesi, bu sayede bilgi depolanabilir ve iletilebilir.
Belgenin uzay ve zamanda depolamak ve iletmek için belgenin amacı, kitap, gazeteler, kitapçıklar, mikrofis, filmler, diskler, disketler, kitaplıklar, vb. Şeklinde temsil edilen özel malzeme yapısına neden olur. Bu özel tasarım belgelerin yürütülmesini sağlar Ana fonksiyonlarının, fırsatı veren, mesajın okumasının fizyolojik özellikleri için uyarlanmış zaman içinde bilgiyi saklamaya dayanıklı uzayda hareket etmek için uygun olmalıdır.