Letër kërkese- një nga llojet më të zakonshme të korrespondencës së biznesit. Ndër sipërmarrësit, letra të tilla përdoren kur përfaqësuesit e një organizate i drejtohen një tjetri me një kërkesë për një shërbim. Mesazhe të tilla mund të përdoren në situata krejtësisht të ndryshme, për shembull, kur duhet të merrni informacione rreth produkteve, të shihni mostrat e mallrave, të takoni një udhëtim pune, të bini dakord për disa veprime, etj.
Rregullat për hartimin e një letre kërkese
Ne sjellim në vëmendjen tuaj një model të përgjithshëm për një dokument të tillë për shkarkim:
Skedarët
Kërkesa, për arsye të dukshme, nuk ka një shabllon standard, por pavarësisht kësaj është formë e një dokumenti zyrtar. Prandaj, gjatë hartimit të tij, duhet t'u përmbahen disa normave të përcaktuara nga rregullat e punës në zyrë dhe etikës së biznesit. Para se të vazhdohet drejtpërdrejt me rregullat bazë për përgatitjen e tij, duhet të theksohet se ai mund t'i adresohet si një grupi personash (për shembull, menaxherët, punonjësit e departamentit të kontabilitetit, avokatët, etj.), ashtu edhe një adresuesi specifik.
Si çdo dokument tjetër, edhe kjo letër duhet të përmbajë pjesa hyrëse, domethënë:
- informacion në lidhje me kompaninë dërguese që bën kërkesën dhe kompaninë së cilës i drejtohet;
- arsyeja e kërkesës (“për shkak të vonesës”, “për shkak të marrjes”, “në bazë të rezultateve” etj.);
- referenca për bazën (“bazuar në një marrëveshje gojore”, “bazuar në negociatat e zhvilluara”, “bazuar në një bisedë telefonike”, etj.);
- qëllimi i ankesës ("për të zgjidhur çështjen", "për të shmangur konfliktin", "për të eliminuar shkeljet", etj.).
I ndjekur nga Pjesa kryesore të lidhura drejtpërdrejt me kërkesën. Duhet të shprehet duke përdorur çdo formë derivatore të foljes "të pyes" ("ju kërkojmë", "ju kërkojmë" etj.), dhe meqenëse një mesazh i tillë, në çdo rast, është një kërkesë për një lloj shërbimi. , duhet të shkruhet në mënyrë të respektueshme. Është mirë nëse kërkesa paraprihet nga një kompliment ("njohja e mundësive tuaja të mëdha", "admirimi i talenteve tuaja organizative", etj.).
Nëse letra përmban disa kërkesa menjëherë, atëherë ato duhet të tregohen në paragrafë ose paragrafë të veçantë.
Rregullat e pashprehura të korrespondencës midis organizatave thonë se një përgjigje ndaj një kërkese me shumë faza mund të dërgohet edhe në një mesazh, me komente të veçanta për çdo artikull. Duhet të theksohet se ky lloj korrespondence zvogëlon vëllimin e qarkullimit të dokumenteve dhe, për rrjedhojë, zvogëlon kohën për leximin dhe përpunimin e letrave të tilla.
Nëse letra nënkupton marrjen e një përgjigje brenda një periudhe të caktuar kohore, atëherë kjo duhet të tregohet sa më saktë që të jetë e mundur në tekstin e mesazhit.
Si rregull, sekretarët e organizatës dërgojnë dhe marrin letra (në kompani të mëdha, departamente të tëra janë të angazhuar në këtë). Pasi i përpilojnë apo i lexojnë, ia kalojnë për shqyrtim drejtuesit të ndërmarrjes. Përjashtim bëjnë mesazhet e shënuara "konfidenciale" ose "personalisht" - letra të tilla i dërgohen drejtpërdrejt adresuesit.
Udhëzime për hartimin e një letre kërkese
Meqenëse ky mesazh është pjesë e korrespondencës së korporatës, atëherë së pari duhet të tregoni autorin, përkatësisht: emrin e kompanisë dërguese, adresën e saj aktuale dhe numrin e telefonit për komunikim. Pastaj duhet të futni informacione për adresuesin: gjithashtu emrin e kompanisë dhe marrësin specifik. Më tej në mes të rreshtit, mund të tregoni menjëherë se kjo është një letër kërkese (por kjo është fakultative).
Pjesa tjetër e letrës ka të bëjë drejtpërdrejt me kërkesën. Më parë, këshillohet ta arsyetoni atë dhe vetëm atëherë të shprehni vetë thelbin e kërkesës. Në fund, letra duhet të nënshkruhet (është më mirë nëse e bën këtë drejtuesi i kompanisë ose një person i autorizuar, i besuar), dhe gjithashtu vendosni datën e krijimit të dokumentit.
Si të dërgoni një letër
Letra mund të dërgohet me e-mail ose me faks - është e shpejtë dhe e përshtatshme, megjithatë, dërgimi konservativ përmes Postës Ruse do t'ju lejojë të bëni një letër solide dhe tërheqëse. Për shembull, mund të bëni një kërkesë me shkrim dore me një dorëshkrim të bukur kaligrafik, ose mund ta printoni tekstin në letër të mirë dhe të shtrenjtë.
Vëmendja ndaj gjërave të tilla do t'i bëjë të qartë adresuesit se sa me respekt e trajton kundërshtari, dhe gjithashtu të theksojë edhe një herë rëndësinë e kërkesës. E vetmja gjë që duhet mbajtur mend është se letrat përmes postës së rregullt kërkojnë shumë kohë, kështu që mesazhi duhet të dërgohet paraprakisht në mënyrë që dokumenti t'i dorëzohet marrësit në kohë.
Pas dërgimit të letrës
Ky mesazh, si çdo dokument tjetër, duhet të regjistrohet në regjistrin e dokumentacionit dalës. Po kështu, marrësi i letrës regjistron mbërritjen e korrespondencës. Në rast të keqkuptimeve që ndodhin në një marrëdhënie biznesi, rregullimi i faktit të dërgimit dhe marrjes së letrave do t'ju ndihmojë të kuptoni shpejt situatën.
Shembuj të shkrimit të letrave hetimore me shpjegime
Pra, kuptuam se një letër kërkesë është një letër që përmban një kërkesë për marrësin. Qëllimi i tekstit është të nxisë marrësin të ndërmarrë një veprim të dobishëm për dërguesin. Letra duhet të përmbajë një kërkesë të formuluar, arsyetimin e saj. Është e këshillueshme që kërkesa të formulohet në mënyrë të tillë që të arsyetohet pse duhet të jetë e dobishme për marrësin që të përmbushë kërkesën. Dërguesi jo vetëm që duhet të dijë rregullat për hartimin e tekstit, por të marrë parasysh edhe nuancat psikologjike. Më pas, ne do të shqyrtojmë modele të veçanta shembujsh, në varësi të situatës.
Letër kërkesë për ndarjen e fondeve
Letra hartohet në rast se është e nevojshme të arrihet ndarja e fondeve nga shteti, sponsorët, individët.
Nga OJQ “Ndihmë për Pensionistët”
Deputet i Kuvendit Legjislativ
Ivanov I. I.
Përshëndetje Ivan Ivanovich. Jam përfaqësuese e organizatës jofitimprurëse Ndihma për Pensionistët. Ne jemi të angazhuar për të ndihmuar pensionistët e vetmuar: sjellim ushqim, ndihmë me pastrim dhe riparime.
Organizata jonë ekziston prej 5 vitesh. Më parë ne kemi arritur të financojmë vetë aktivitetet tona, por për shkak të zgjerimit të OJF-ve, fondet filluan të jenë të pamjaftueshme. Ne kemi nevojë për para për të marrë lokale me qira, për të paguar pagat për punonjësit, për të blerë pajisje.
Në mbledhjen e fundit të Qeverisë, presidenti përmendi gjendjen e rëndë të pensionistëve, duke theksuar se gjendja duhet të ndryshohet urgjentisht. Në këtë drejtim, unë po ju kërkoj 200,000 rubla për nevojat e OJF-së Ndihmë për Pensionistët.
Me respekt, A. A. Petrova
Shpjegim:
Teksti i mësipërm është përpiluar në përputhje me të gjitha rregullat. Ajo ka:
- Emri i OJF-së dhe një shpjegim i aktiviteteve të saj.
- Një kërkesë për para, një shpjegim për nevojën e tyre (duhen para për qira dhe paga).
- Përmendja e Presidentit. Është e nevojshme të justifikohen përfitimet e sponsorizimit për një zyrtar. Çfarë i intereson deputetit? Rritja e karrierës. Ndihma e organizatës do të ndihmojë për të arritur këtë qëllim.
Tregohet gjithashtu shuma specifike e fondeve të kërkuara nga organizata tregtare.
Letër kërkesë për furnizimin e mallrave
Letra zakonisht u dërgohet ortakëve të kompanisë. Në tekst, është e dëshirueshme të justifikohet përfitimi i ndërsjellë për të dyja kompanitë.
Për kreun e kompanisë "AAA"
Ivanov I. I.
Nga kreu i kompanisë BBB
Petrova B. B.
Përshëndetje Ivan Ivanovich. Ne dëshirojmë të porosisim një grup produktesh nga kompania juaj (specifikoni). Ne u interesuam për produktin tuaj në ekspozitën rajonale.
Nëse jeni dakord, ju lutemi na informoni për kushtet e dorëzimit dhe kushtet e përshtatshme për ju. Ne garantojmë pagesën në kohë. Shpresojmë që ky të jetë fillimi i një bashkëpunimi të dobishëm reciprok.
Kontaktet tona: (specifikoni).
Përshëndetje, Boris Borisovich.
Letër kërkese për zbritje
Në mënyrë tipike, tekste të tilla u dërgohen furnitorëve të kompanisë. Për shembull, një organizatë organizon ekspozita. Ajo ka një furnizues - një shtypshkronjë që furnizon broshura, stenda, broshura dhe më shumë. Kostoja e shërbimeve është mjaft e lartë. Kriza erdhi dhe kompania u bë e vështirë të paguante mallrat e shtypshkronjës. Kjo mund të jetë një arsye për të kërkuar një zbritje.
Për kreun e kompanisë Vostok
Ivanov I. I.
Nga kreu i kompanisë "West"
Petrova B. B.
Përshëndetje Ivan Ivanov. Organizata jonë është prekur nga kriza financiare. Numri i kontratave të lidhura me ne është ulur me 20%. Fatkeqësisht, kriza nuk ka prekur vetëm ne, por edhe klientët tanë. Njerëzit nuk mund të paguajnë për shërbimet tona në të njëjtën shumë si më parë. Prandaj, ne kemi ofruar një zbritje prej 25% në bileta.
Për shkak të situatës së vështirë financiare, kompania jonë ju kërkon 15% zbritje për gjashtë muajt e mbetur të bashkëpunimit sipas kontratës.
Ne dërguam email duke kërkuar një zbritje për të gjithë furnizuesit tanë. Nëse 20% e partnerëve tanë na ofrojnë kushte të favorshme, kompania jonë do të përballojë kohë të vështira dhe nuk do të mbyllet. Tashmë kemi marrë një zbritje nga pronarët dhe kompania telefonike.
Përshëndetje, Boris Petrov.
Shpjegim:
Letra përmban pikat e mëposhtme të rëndësishme:
- Shpjegimi i nevojës për një zbritje.
- Duke specifikuar shumën e saktë të zbritjes, kushtet.
- Një tregues indirekt se nëse shtypshkronja nuk ofron zbritje, kompania do të zgjidhë kontratën.
Teksti duhet të jetë i kompozuar në mënyrë që letra të lexohet deri në fund dhe të pajtohet me kushtet e propozuara.
Letër kërkesë për uljen e qirasë
Qiraja po ha buxhetet e shumicës së organizatave. Reduktimi i tij i lejon kompanisë të qëndrojë në këmbë në periudha të vështira. Letra duhet t'i dërgohet pronarit.
Tek kreu i kompanisë Plus
Ivanov P. P.
Nga kreu i kompanisë "Minus"
Petrova I. I.
Përshëndetje, Petr Petrovich. Kompania jonë u prek nga kriza financiare. Fuqia blerëse e konsumatorëve është ulur, dhe të ardhurat e biznesit janë ulur. Në këtë drejtim ju kërkojmë uljen e qirasë me 10%.
Gjatë gjithë kohës së bashkëpunimit tonë nuk kemi vonuar asnjëherë pagesat. Shpresojmë që ju të na bëni lëshime dhe ne do të mbajmë marrëdhëniet tona të biznesit. Ne garantojmë pagesën në kohë të qirasë, pavarësisht kushteve të vështira financiare.
Me respekt, Ivan Ivanovich.
Shpjegim:
Është e rëndësishme të theksohet në shkresë se më parë kompania kishte përmbushur detyrimet e saj në tërësi. Pronari duhet të jetë i sigurt se qiradhënësi do të vazhdojë të bëjë pagesat. Marrësi duhet të kuptojë gjithashtu se nëse nuk pajtohet me kushtet e propozuara, qiramarrësi do të refuzojë shërbimet e tij.
Letër kërkesë për pagesën e borxhit
Borxhi është jashtëzakonisht i zakonshëm në ndërveprimet ndërmjet kompanive. Nëse organizata është e angazhuar për bashkëpunim të mëtejshëm me palën tjetër, e cila ka një borxh, dërgohet një letër kërkese.
Ivanov I. I.
P. P. Sidorova
I dashur Ivan Ivanovich, ju kërkojmë të shlyeni borxhin ndaj kompanisë sonë në shumën prej 200,000 rubla. Gjatë gjithë kësaj kohe, ne vazhduam të bashkëpunojmë me ju, duke shpresuar të vazhdojmë marrëdhëniet tona të biznesit. Megjithatë, tani jemi të detyruar të pezullojmë ofrimin e shërbimeve për shkak të mungesës së pagesave.
Shuma e borxhit tuaj është 200,000 rubla. Ju lutemi paguani për të përpara datës 1 mars 2017. Nëse borxhi nuk shlyhet, do të detyrohemi ta zgjidhim çështjen në gjykatë.
Me respekt, i juaji, Petr Petrovich.
Shpjegim:
Pikat e mëposhtme duhet të specifikohen në letër:
- Shuma e saktë e borxhit.
- Data në të cilën duhet të shlyeni borxhin.
- Masat që kompania do të marrë nëse pagesat nuk merren.
Në tekst mund të përmendet një bashkëpunim afatgjatë i suksesshëm me organizatën. Kjo duhet të jetë një kërkesë, jo një kërkesë. Kërkesa është hartuar sipas një modeli tjetër.
Letër pagese e shtyrë nga furnizuesi
Organizata e furnizoi kompaninë me një seri produktesh, por nuk e paguante. Borxhi është krijuar, por debitori nuk ka fonde për të paguar. Në këtë rast, ka kuptim të shkruani një letër duke kërkuar një shtyrje.
Për kreun e kompanisë "Ku janë paratë"
P. P. Sidorov
Nga kreu i kompanisë "Paraja është gati të jetë"
Ivanova I. I.
I dashur Petr Petrovich, ne nuk e kemi paguar borxhin në shumën prej 200,000 rubla. Ne nuk i shmangemi borxhit, por tani nuk mund të kryejmë pagesa të plota për shkak të situatës së vështirë financiare.
Prej 2 vitesh ne kemi mbajtur një marrëdhënie të suksesshme biznesi me ju, nuk kemi ndërprerë afatet e pagesës. Sot kërkojmë pagesën me këste. Kompania jonë është e gatshme të paguajë borxhin në dy faza:
- Ne do të depozitojmë 100,000 rubla deri më 1 mars 2017.
- 100,000 rubla do të depozitohen para 1 prillit 2017.
Ne ju premtojmë pagesa në kohë. Faleminderit për mirëkuptim.
Me respekt, Ivan Ivanovich.
Letër kërkesë për të paguar për një organizatë tjetër
Borxhi i kompanisë mund të paguhet nga një organizatë tjetër. Natyrisht, një person juridik nuk do të paguajë aksione ashtu. Në mënyrë tipike, një letër kërkesë i dërgohet debitorit të shoqërisë ose një personi tjetër që ka detyrime ndaj shoqërisë.
Për kreun e kompanisë "Paratë janë gati të vijnë"
Ivanov I. I.
Nga kreu i kompanisë "Ku janë paratë"
P. P. Sidorova
I dashur Ivan Ivanovich, ju keni një borxh ndaj kompanisë sonë në shumën prej 300,000 rubla. Organizata jonë gjithashtu ka një borxh ndaj një kompanie tjetër në shumën prej 200,000 rubla. Ne ju kërkojmë të paguani borxhin tonë ndaj kreditorit në shumën prej 200,000 rubla. Në këmbim, ne do t'ju ofrojmë planin me këste për borxhin e mbetur që keni kërkuar më herët. Faleminderit për mirëkuptim.
Me respekt, i juaji, Petr Petrovich.
Letër kërkesë për ndihmë në zgjidhjen e çështjes
Çdo kompani mund të përballet me probleme komplekse që nuk mund të trajtohen pa ndihmën e jashtme. Një letër kërkese për ndihmë mund të dërgohet kur është e nevojshme, për shembull, duke mbajtur ngjarje. Peticioni u dërgohet organizatave tregtare, agjencive qeveritare.
Drejtor i kompanisë "AAA"
Petrov B. B.
Nga një organizatë publike
"Ne japim të mira"
I dashur Boris Borisovich, unë jam përfaqësues i organizatës publike Give Good. Po organizojmë dhe organizojmë festa për fëmijët e jetimores.
Kërkojmë ndihmën tuaj në organizimin e furnizimeve ushqimore për festën. Sigurisht, ne do të përmendim ju dhe kompaninë tuaj në këtë ngjarje. Në festë do të marrin pjesë përfaqësues të asamblesë legjislative dhe publiku.
Mund të na kontaktoni përmes telefonit XXX
Me respekt, Ivan Ivanovich.
Duke përmbledhur
Le të kombinojmë të gjitha rregullat për hartimin e një letre kërkese. Së pari ju duhet të prezantoni veten, të flisni për aktivitetet tuaja. Por pjesa hyrëse nuk duhet të zgjasë shumë. Qëllimi ynë është të bëjmë marrësin të lexojë emailin. Nëse teksti është shumë i gjatë, marrësi nuk ka gjasa ta lexojë atë deri në fund. Atëherë duhet të filloni të parashtroni kërkesën tuaj. Saktësia është e detyrueshme: tregimi i kushteve, shuma e fondeve. Është e rëndësishme të kuptohet se marrësi duhet të ndjejë përfitimet. Prandaj, letra duhet të tregojë pse do të jetë e dobishme për organizatën të përmbushë kërkesën. Në fund, ju duhet të thoni lamtumirë me mirësjellje dhe pa u zbehur.
Komunikimi i biznesit është bota e tij me ligjet e veta. Shumë varet nga mënyra se si ne i zbatojmë këto ligje: përshtypja që lëmë te kolegët dhe partnerët, produktiviteti i punës dhe madje edhe avancimi në karrierë.
Një vend të veçantë në komunikimin e biznesit zë korrespondenca e biznesit, e cila është detyrë e përditshme e shumicës së punonjësve të zyrës dhe jo vetëm. Aftësia për të kryer siç duhet korrespondencën e biznesit mund të jetë një ndihmë e mirë për të lidhur marrëveshje fitimprurëse dhe për të formësuar imazhin e biznesit tuaj.
Le të hedhim një vështrim në disa nga veçoritë e një letre biznesi. Pra, korrespondenca e biznesit është:
- përdorimi i frazave shabllone dhe klisheve
- neutraliteti emocional,
- saktësia semantike dhe shkurtësia e paraqitjes,
- argumentim i strukturuar mirë.
Korrespondenca e biznesit në anglisht është i njëjti grup rregullash dhe klishesh, disa prej të cilave ne rekomandojmë t'i përdorni për të gjithë ata që punojnë me partnerë të huaj ose në kompani ndërkombëtare. Ne sjellim në vëmendjen tuaj disa fraza të dobishme që do të ndriçojnë korrespondencën tuaj të biznesit. Këto fraza do të theksojnë profesionalizmin tuaj dhe do të ndihmojnë në formimin e imazhit të një personi të biznesit. Filloni? M!
1.Ju lutemi gjeni bashkangjitur
Le të fillojmë me klasikët. Shpesh është e nevojshme t'i bashkëngjitni një letre dokumente të ndryshme ose skedarë të tjerë. Për të njoftuar marrësin për praninë e një bashkëngjitjeje, kjo frazë është e përsosur. Në fund të fundit, fjala "Bashkëngjitje" në përkthim do të thotë "bashkëngjitje". Fraza duhet të përdoret në fund të letrës.
Këtu janë disa shembuj të përdorimit:
- Ju lutem gjeni bashkangjitur portofolin tim.
- Bashkangjitur gjeni kopjen e marrëveshjes/kontratës.
2.Kam përcjellë
Kjo frazë mund të përdoret nëse keni nevojë t'ia dërgoni letrën marrësve të tjerë. Për të njoftuar adresuesin për këtë, shprehja "kam përcjellë" është e përsosur. Për shembull:
- Ju kam përcjellë CV-në e Anës.
- Ju kam përcjellë emailin e Gjonit.
3. Unë kam cc’d
Një person që nuk është i vetëdijshëm për të gjitha sekretet e veçorive të korrespondencës së biznesit mund të mos e kuptojë se çfarë do të thotë kjo shkurtim i çuditshëm. Por ne jemi profesionistë. "I've cc'ed" është një shkurtim që do të thotë "I have carbon copied". Fraza do të thotë "vendos dikë në një kopje për të marrë letra".
Pra, nëse keni nevojë të informoni dikë që keni vendosur marrës të tjerë në kopje, mos ngurroni të përdorni këtë frazë. Për shembull:
- E kam lajmëruar Sarën në këtë email.
- Unë i kam lajmëruar Jack dhe Jimmy në këto email.
Përsa i përket shkurtesave që nuk mund të përdoren në korrespondencën e biznesit, zakonisht bëhet një përjashtim për këtë rast.
4.Për detaje të mëtejshme
Kjo frazë është një mënyrë e provuar për të përfunduar me mirësjellje letrën tuaj në anglisht. "Për detaje të mëtejshme" do të thotë "për më shumë detaje", "për më shumë detaje". Shembuj të përdorimit:
- Për detaje të mëtejshme më kontaktoni në çdo kohë.
- Për detaje të mëtejshme shkruani menaxherit tonë të shitjeve.
Një frazë tjetër për t'ju ndihmuar të përfundoni me mirësjellje është "Nëse keni ndonjë pyetje, ju lutem mos hezitoni të më kontaktoni." Përkthyer, kjo do të thotë "Nëse keni ndonjë pyetje, mos ngurroni të më shkruani."
5. Pres me padurim
Shprehja "shikoni përpara" do të thotë "shikoni përpara". Pra, nëse jeni duke pritur me padurim një përgjigje ose ndonjë veprim tjetër nga adresuesi, atëherë do të jetë mjaft e përshtatshme të përdorni këtë frazë. Për shembull:
- Pres me padurim përgjigjen tuaj.
- Pres me padurim përgjigjen tuaj.
Fraza përdoret më së miri në fund të letrës.
Kur shkruani një letër, duhet të jeni të sjellshëm edhe kur nuk ju pëlqen vërtet. Aftësia për të shkruar letra kompetente në çdo situatë pasqyron profesionalizmin tuaj, sjelljet e mira dhe njohuritë e etikës së biznesit. Si përfundim, ju kujtojmë se në korrespondencën e biznesit duhet të tregoni saktësinë e formulimit dhe shkrim-leximin e patëmetë. Është gjithashtu e papranueshme përdorimi i shkurtesave (me përjashtime të rralla).
Shkruani emailet në anglisht saktë, të dashur miq! Paç fat!
18 156 746 0
Një punonjës i çdo fushe herët a vonë përballet me problemin e shkrimit të një letre biznesi. Pyetja kryesore është si të fillohet dhe si të përfundojë? Shumë sajte ofrojnë rregulla dhe shembuj bazë, me pak vëmendje në pjesën e fundit të dokumenteve.
Letra duhet të jetë perfekte në çdo gjë. Edhe shkelja më e vogël e rregullave mund të dëmtojë besueshmërinë tuaj ose prestigjin e kompanisë.
Në një formë të shkurtër, ju sugjerojmë që të njiheni me rregullat kryesore të letrave të biznesit dhe të ndaleni më në detaje në pjesën e fundit të letrës zyrtare.
Do t'ju duhet:
Rregullat e përgjithshme të letrave të biznesit
- Kur plotësoni letrën, mbani mend se nuk po shprehni mendimin tuaj, por veproni në emër të një personi juridik (institucion, organizatë ose ndërmarrje).
- Ju duhet të paraqisni qartë rezultatet që dëshironi të arrini me këtë letër dhe të përdorni në mënyrë efektive të gjitha mundësitë e tekstit.
- Përcaktoni qartë skicën e prezantimit, duke theksuar informacionin për hyrjen, pjesën kryesore ose përfundimin.
- Në hyrje, pas adresimit, ne përgatisim adresuesin për perceptim. Kjo mund të jetë një përmbledhje e ngjarjeve që çuan në origjinën e dokumentit. Pjesa kryesore përmban një deklaratë të thelbit të problemit me argumentimin e nevojshëm (shpjegim, llogaritje numerike, referenca në aktet legjislative).
Një tekst më efektiv dhe i lexueshëm, në të cilin fillimisht shprehet një propozim, kërkesë apo kërkesë, pastaj argumentimi dhe nuk ka fare pjesë hyrëse.
Një pjesë e përfundimit - shtojcat
Disa dokumente kanë bashkëngjitje që plotësojnë, sqarojnë ose detajojnë çështje specifike. Ato duhet të shënohen në fund të letrës, duke shënuar disa rreshta nga paragrafi i fundit.
Metodat e projektimit të aplikacionit:
1) Aplikacionet e përmendura në tekst, pastaj një shënim për këtë është hartuar si më poshtë:
Shtojca: në 5 faqe, në 3 kopje.
2) Aplikacionet që nuk janë të specifikuara në tekst duhet të renditen, sigurohuni që të tregoni titullin, numrin e faqeve në secilin aplikacion dhe numrin e kopjeve.
Shtojcë: “Akti i vlerësimit të kostos së ndërtimit në vazhdim”, në 2 faqe, në 3 kopje.
3) Ndonjëherë ka disa aplikacione. Më pas ato renditen me emër dhe numërohen. Me një numër të madh aplikacionesh, lista e tyre përpilohet veçmas, dhe në letrën pas tekstit ata shënojnë:
Shtojca: sipas listës në… fq.
Bashkangjitni kopjet e dokumenteve në letër sipas renditjes në të cilën janë numëruar në bashkëngjitje.
Aplikimi, si rregull, nënshkruhet nga drejtuesit e njësive strukturore. Në rast se aplikacionet janë të qepura, nuk ka nevojë të tregohet numri i faqeve.
Mirësjellja dhe korrektësia janë baza e përfundimit
Ka mundësi të ndryshme për ndërtimin e përfundimit. Varet nga ajo që thoshte letra.
Shembujt më të zakonshëm të plotësimit janë:
1) Përsëritni mirënjohjen e dhënë në fillim ose thjesht falënderoni për ndihmën:
Ju falënderoj përsëri ...
Më lejoni t'ju falënderoj përsëri ...
Ne dëshirojmë të shprehim mirënjohjen tonë të sinqertë edhe një herë...
Faleminderit per ndihmen …
2) Shprehni shpresën:
Shpresojmë që marrëveshja të jetë e dobishme reciproke…
Shpresojmë që oferta jonë do t'ju interesojë ...
Ne presim një bashkëpunim të ngushtë dhe reciprokisht të dobishëm ...
Shpresoj që së shpejti të mund të takohem personalisht me ju ...
Shpresoj te marr pergjigjen tuaj sa me shpejt...
3) Sigurimi i adresuesit (zakonisht, ka një efekt psikologjikisht pozitiv tek adresuesi):
Ju sigurojmë se mund të mbështeteni në mbështetjen tonë...
Ne do të jemi të lumtur të bashkëpunojmë me ju ...
Do të isha i lumtur të bashkëpunoja me ju dhe mezi pres përgjigjen tuaj ...
4) Kërkesa:
Ju lutemi lexoni me kujdes materialet dhe jepni një përgjigje ...
Ju lutemi te na informoni urgjentisht...
Ju lutemi merrni masa urgjente për të përmirësuar situatën...
Ju lutem më telefononi në çdo kohë të përshtatshme për ju ...
5) Përsëritja e faljes tashmë të shprehur për shqetësimin:
Edhe një herë kërkoj ndjesë për shqetësimin e shkaktuar...
Ju kërkojmë ndjesë sinqerisht për këtë vonesë të pavullnetshme të pagesës...
Ndarja
1) Në korrespondencën zyrtare, mund të thoni lamtumirë në mënyra të ndryshme:
Sinqerisht…
Urimet më të mira dhe urimet më të mira...
Sinqerisht i juaji...
Ju urojmë suksese.
2) Nëse e njihni mirë adresuesin ose po bashkëpunoni me sukses me të, atëherë mund ta përfundoni letrën me fraza miqësore (fraza jo të njohura):
Ju sinqerisht…
Urimet më të mira…
Me mirënjohje dhe urimet më të mira.
Ju mund ta përfundoni dokumentin pa përdorur këto ndërtime!
Karakteristikat e plotësimit të shkronjave angleze
- Ata zakonisht përfundojnë një letër zyrtare si kjo: Sinqerisht Juaj ose thjesht E juaja(I juaji) dhe nënshkrimi, duke treguar emrin dhe pozicionin tuaj nën të.
- Për të mos e vënë në pozitë të vështirë partnerin tuaj dhe për të mos e detyruar të bëjë supozime për gjininë tuaj, merrni mundimin të shkruani emrin tuaj të plotë, pra jo P.R. Dovzhenko, por Pavel Dovzhenko.
Nënshkrimi
Zyrtarët nënshkruajnë dokumente brenda kompetencës së tyre.
“Nënshkrimi” i nevojshëm përbëhet nga titulli i pozicionit, inicialet dhe mbiemri i personit që ka nënshkruar dokumentin.
Drejtori i uzinës "Mramor" (nënshkruar) A.B. Koval
Dokumentet që lidhen në institucionet që funksionojnë në parimin e menaxhimit të vetëm nënshkruhen nga një zyrtar (drejtues, zëvendës ose punonjës që i është besuar kjo).
Në dokumentet e organeve kolegjiale (protokollet, vendimet) vihen dy nënshkrime (drejtuesi dhe sekretari). Urdhri nënshkruhet nga kreu.
Dy ose më shumë nënshkrime vendosen në dokumente, për përmbajtjen e të cilave janë përgjegjës disa persona:
- Dokumentet monetare nënshkruhen nga titullari i institucionit dhe llogaritari kryesor;
- marrëveshjet nënshkruhen nga përfaqësuesit e palëve kontraktuese.
Nënshkrimet e disa personave në dokumente vendosen njëri nën tjetrin në një sekuencë që korrespondon me hierarkinë e shërbimit.
Drejtori (nënshkrimi) S.P. Antonyuk
Kryellogaritari (nënshkrimi) V.T. Dudko
Nëse një dokument nënshkruhet nga disa persona që mbajnë të njëjtin pozicion, nënshkrimet e tyre duhet të jenë në të njëjtin nivel.
Drejtor i uzinës "Luch" Drejtor i uzinës "Drita".
(nënshkrimi) V.R. Sakhno (nënshkrimi) L.P. Kotov
Nënshkrimi fillon me inicialet (vendosur para mbiemrit), pastaj mbiemrin. Deshifrimi i nënshkrimit në kllapa nuk është i nevojshëm!
Vulë
Në disa dokumente, për të konsoliduar fuqinë juridike, ata vendosin një vulë: kontrata, dekrete, konkluzione, ngulitja duhet të ketë një pjesë të titullit të pozicionit dhe një nënshkrim personal.
datë
Data vendoset poshtë nënshkrimit në të majtë.
Shkresa zyrtare mban datën e nënshkrimit ose miratimit të saj nga titullari i institucionit.
Ekziston një urdhër i pranuar përgjithësisht i takimeve:
- Elementet e datës shkruhen në një rresht me tre çifte numrash arabë në rend: ditë, muaj, vit;
- nëse numri rendor i ditës ose muajit është numri i dhjetëshes së parë (nga 1 në 9), atëherë para tij vihet një zero: 03.01.15 .
- fjalë vit, reduktim G... mos vendosni.
- Kur të mbaroni, kontrolloni letrën për gabime gramatikore dhe shikoni nëse ka ndonjë gjë shtesë.
- Lëreni një koleg ose, nëse është e mundur, një menaxher ta lexojë letrën. Një perspektivë e jashtme do t'ju ndihmojë të identifikoni të metat që mund të mos i vini re.
- Mos harroni të përfshini adresën tuaj të telefonit / emailit. Kjo është shpesh e nevojshme për të zgjidhur shpejt problemin e treguar në letër.
- Përveç kërkesave të përgjithshme universale dhe rregullave të projektimit, duhet të kihet parasysh se çdo lloj dokumenti ka karakteristikat e veta të projektimit.
Mos harroni se jo të gjitha dokumentet kanë një listë të plotë të detajeve të mësipërme, por vetëm një grup të caktuar të atyre që ofrojnë forcën ligjore dhe plotësinë e këtij lloji të veçantë dokumenti.
Oferta të suksesshme dhe përgjigje të dëshiruara!
Pyetje dhe përgjigje të bëra shpesh
Çfarë është mirë të shkruash në fund të një propozimi biznesi?
Në fazën përfundimtare, mos përdorni fjalë dhe fraza që mund të konsiderohen manipulime ("shpresojmë për bashkëpunim reciprokisht të dobishëm", "faleminderit paraprakisht për përgjigjen", "do të presim letrën tuaj të përgjigjes", etj.).
Çfarë të shkruani "urimet më të mira" ose "urimet më të mira" në fund të letrës?
Patjetër, "me respekt", ju duhet t'i përmbaheni një stili komunikimi biznesi.
Çfarë shkruajnë zakonisht në fund të një letre nëse kërkojnë një përgjigje të shpejtë?
Ata nuk shkruajnë asgjë të tillë në një letër biznesi.
A duhet të shkruani "Përshëndetje" ose "Urimet më të mira" në nënshkrimin tuaj të emailit?
"Sinqerisht".
Si të zëvendësohet nënshkrimi "me respekt"?
"Me gjithë respektin e duhur", "Me respekt".
Si ta përfundoni letrën tuaj të prezantimit?
Faleminderit per vemendjen.
Si tjetër të shkruani "do të doja të njoftoja"?
"Do të doja të informoja", "njoftoj", "informoj", "njoftoj", "sjell në dijeni".
A është e saktë fraza "Unë do ta mbyll raportin tim me fjalë", është e saktë?
Shprehjet e mëposhtme përdoren më së shpeshti për të shkruar emaile formale:
1. Nëse duam të bashkëngjisim një skedar, atëherë tregojmë:
Ju lutemGjejbashkangjitur- Ju lutemi pranoni në bashkëngjitje
Ju lutem Gjej bashkangjitur imja vazhdoj. – Ju lutemi pranoni në bashkëngjitje rezymenë time.
Ju lutem Gjej bashkangjitur Fotografitë nga të konferencë. – Ju lutemi pranoni në bashkëngjitje foto nga konferenca.
2. Nëse duam të përcjellim (ridrejtojmë) një email, përdorim shprehjen:
Unë kam përcjellë ________ për ju. - Unë ju ridrejtova ________.
Unë po përcjell ________ për ju. - Po ju dërgoj _______.
Unë kam përcjellëCV-ja e Bill-it për ju. -UNË JAM ridrejtuar për ju përmbledhje Fature.
Unë po përcjellEmail-i i John për ju. -Përcjellja për juEmail-i i Gjonit.
3. Nëse duam të shënojmë dikë në kopjen e letrës, atëherë përdorim shprehjen:
(emri) në këtë email |
- Kam shënuar (emrin) në kopjen e këtij emaili.
Unë` ve cc` d Umari në kjo email... - E shënova Umarin në një kopje të këtij emaili.
* Ne e kemi kopjuar Umarin tembajatijnëtëlak... - Ne e kemi shënuar Omerin në kopjen e letrës për ta mbajtur atë të informuar.
Ju lutem më mbani të informuar. -Je i mirepritur, mbaj mua v kursi.
4. Shprehja e mëposhtme do të ndihmojë në përfundimin e letrës:
Nëse keni ndonjë pyetje, ju lutemi mos hezitoni të më kontaktoni. - Nëse keni ndonjë pyetje, ju lutem më kontaktoni.
Nëse keni ndonjë pyetje, ju lutemi mos hezitoni të më kontaktoni.
Sinqerisht,
Gjoni –
Nëse keni ndonjë pyetje, ju lutem më kontaktoni.
Sinqerisht,
Gjoni
5. Për të përfunduar letrën, ne përdorim shprehjet e mëposhtme:
Unë pres që të | dëgjojnëingngaju- Në pritje të një përgjigje nga ju. takoheningju- Mezi pres të të takoj. juajapërgjigje- Duke pritur per pergjigjen tende. |
Presim me padurim + folje + ing- prisni me padurim)
Ne përdorim shprehjet e mëposhtme për të plotësuar emailin:
E sjellshmeTë fala (Të fala) - Urimet më të mira, të fala
E ngrohtëUrimet — Urimet më të mira
E juajaVërtet- Sinqerisht i juaji, me respekt.
Shaka angleze
Mëngjesi në restorantin e lirë u përpoq të bënte një bisedë me burrin pranë tij në banak.
"Magji e tmerrshme me shi, si përmbytja."
"Përmbytja?" Toni ishte i sjellshëm, por pyetës.
"Përmbytja-Noe, Arka, Mali Ararat".
Tjetri kafshoi gjysmën e një fete buke, tundi kokën dhe mërmëriti dendur:
"Nuk kam lexuar gazetën e sotme."
Ndoshta, të gjithë të paktën një herë duhej të përballeshin me nevojën për të shkruar një letër biznesi. Kur e përpilon, padashur arrin në përfundimin se nuk është aspak e lehtë. Ka shumë rregulla dhe rregullore për shkrimin e letrave të biznesit që duhet të dini. Artikulli përshkruan në detaje procesin e hartimit të një dokumenti, ofron mostra të një letre biznesi, diskuton llojet dhe modelin e tyre.
Forma
Tabletat e gatshme do të shtojnë qëndrueshmëri dhe do të tregojnë besueshmërinë e kompanisë. Ato përmbajnë informacionin e nevojshëm për organizatën, si p.sh.
- Emri.
- Adresa.
- Kontaktoni numrat e telefonit.
- Faqe.
- Email.
- Logo.
- Detaje të tjera kontakti.
Nuk ka rregulla strikte për formularët. Prandaj, çdo organizatë vendos në mënyrë të pavarur se çfarë informacioni të vendosë në to.
Si të shkruani saktë letrat e biznesit? Trajnimi
Letrat e biznesit shkruhen dhe formatohen në një mënyrë të caktuar, duke iu bindur rregullave dhe kërkesave të tyre të qenësishme. Në varësi të qëllimit, autori mendon në detaje përmbajtjen për të marrë rezultatin që llogarit. Ai duhet të kuptojë qartë se çfarë informacioni di adresuesi tashmë për temën e letrës, nga çfarë të fillojë dhe çfarë do të jetë e re në të. Argumentet varen nga ajo që po ndjek autori. Procesi i përgatitjes së një letre biznesi mund të ndahet në fazat e mëposhtme:
- Studimi i çështjes.
- Shkrimi i një draft letre.
- Miratimi i saj.
- Nënshkrimi.
- Regjistrimi.
- Dërgimi te adresuesi.
Struktura e letrave të biznesit
Kur hartoni një letër, është e nevojshme ta ngopni atë me informacion, domethënë të vendosni të gjithë informacionin e nevojshëm atje. Mund të jetë e thjeshtë ose komplekse. Në një letër të thjeshtë, përmbajtja shfaq në mënyrë të qartë dhe koncize informacionin që në përgjithësi nuk kërkon përgjigje nga adresuesi. Kompleksi mund të përbëhet nga disa seksione, paragrafë dhe paragrafë. Çdo paragraf përcakton një aspekt të informacionit. Shembujt e këtij lloji të letrës së biznesit zakonisht përbëhen nga një pjesë hyrëse, kryesore dhe përfundimtare.
Më poshtë është një shembull i shkrimit të një letre biznesi - pjesa hyrëse e saj.
Pjesa kryesore përshkruan situatat, ngjarjet, jep analizat dhe provat e tyre. Pikërisht në këtë pjesë ata bindin se është e nevojshme të veprohet në një mënyrë ose në një tjetër, të vërtetohet se si ishte puna dhe të informohet për nevojën për të marrë pjesë në çdo ngjarje, duke dhënë argumente të ndryshme.
Konkluzioni përmban konkluzione që bëhen në formën e propozimeve, kërkesave, përkujtimeve, refuzimeve etj.
Një shembull i shkrimit të një letre biznesi - pjesa e fundit e saj - është paraqitur më poshtë. Këtu përmbledh kërkesat e përcaktuara në pjesën kryesore.
I gjithë informacioni i dhënë duhet të jetë i qëndrueshëm dhe i kuptueshëm.
Çdo shkronjë fillon me një apel të linjës qendrore. Kjo pjesë e vogël është jashtëzakonisht e rëndësishme. Kur e zgjedh atë, autori duhet të marrë parasysh:
- Pozicioni i destinacionit.
- Natyra e marrëdhënies.
- Formaliteti.
- Rregullat e mirësjelljes.
Letra duhet të përmbajë një formë të sjellshme në fund. Për shembull: "... Shpresoj për bashkëpunim të mëtejshëm (faleminderit për ftesën) ...". Këto fraza pasohen nga nënshkrimi i autorit.
Stili
Të gjitha letrat duhet të jenë në stilin formal-biznes, që nënkupton përdorimin e mjeteve të të folurit për marrëdhëniet formale-biznes. Karakteristikat e një gjuhe të tillë formohen në rrethanat e mëposhtme:
- Pjesëmarrësit kryesorë në marrëdhëniet e biznesit janë persona juridikë, në emër të drejtuesve dhe zyrtarëve të të cilëve shkruhen letra.
- Marrëdhëniet në organizata janë të rregulluara rreptësisht.
- Lënda e komunikimit janë aktivitetet e kompanisë.
- Dokumentet administrative në përgjithësi kanë një adresues specifik.
- Shpesh në rrjedhën e veprimtarive të organizatës hasen të njëjtat situata.
Në lidhje me këtë, informacioni i përcaktuar në letrën e biznesit duhet të jetë:
- Zyrtare, jopersonale, duke theksuar distancën midis pjesëmarrësve në komunikim.
- E adresueshme, e destinuar për një adresues specifik.
- E rëndësishme në kohën e shkrimit të letrës.
- E besueshme dhe e paanshme.
- Arsyetuar për të nxitur marrësin të ndërmarrë ndonjë veprim.
- E kompletuar për aftësinë vendimmarrëse.
Kërkesat
Një letër biznesi duhet të plotësojë kërkesat e mëposhtme:
- Fjalimi është i standardizuar në të gjitha nivelet - leksikor, morfologjik dhe sintaksor. Ai përmban shumë fraza, terma dhe formula.
- Toni i të shkruarit është neutral, i përmbajtur dhe i rreptë, pa përdorimin e shprehjeve gjuhësore emocionale dhe shprehëse.
- Saktësia dhe qartësia e tekstit, pa gabime logjike, qartësi dhe mendueshmëri e formulimeve.
- Konciziteti dhe shkurtësia - pa përdorur shprehje që kanë kuptim shtesë.
- Përdorimi i formulave gjuhësore të formuara si rezultat i situatave të përsëritura.
- Përdorimi i termave, pra fjalëve ose frazave që kanë koncepte të veçanta.
- Përdorimi i shkurtesave, të cilat mund të jenë leksikore (d.m.th., fjalë të përbëra të shkurtuara të formuara duke hequr shkronjat nga pjesët e fjalëve: LLC, GOST, e kështu me radhë) dhe grafike (d.m.th., përcaktimi i fjalëve në formë të shkurtuar: grn, zh-d. dhe të tjerët).
- Përdorimi i konstruksioneve në rastet gjenitale dhe instrumentale.
- Kolokimet me emra foljorë ("për të mbështetur" në vend të "për të mbështetur").
- Përdorimi i fjalive të thjeshta të zakonshme.
Mostrat e mësipërme të letrave të biznesit janë paraqitur më poshtë në versionin e plotë (me pjesën kryesore). Informacioni plotëson të gjitha kërkesat e një stili zyrtar biznesi.
Llojet e letrave të biznesit
Është më mirë të shkruani një letër biznesi për çdo çështje specifike. Nëse është e nevojshme të zgjidhen disa çështje në të njëjtën kohë, rekomandohet të hartohen disa opsione të ndryshme.
Letrat e biznesit mund të jenë sipas përmbajtjes së tyre:
- shoqërues. Letra të tilla zakonisht nevojiten për të komunikuar se ku duhet të dërgohen dokumentet.
(Si të shkruani një letër biznesi? Një shembull i letrës motivuese do t'i ndihmojë ata që kanë nevojë të shkruajnë këtë lloj dokumenti.)
- Garancia. Ato janë shkruar për të konfirmuar çdo premtim apo kusht. Për shembull, tarifat e punës, qiraja, koha e dorëzimit dhe më shumë mund të garantohen.
- Mirënjohës. Ato kanë filluar të përdoren veçanërisht shpesh kohët e fundit. Këto emaile tregojnë një ton të mirë partneriteti. Ato mund të lëshohen në një kokë të zakonshme ose në letër me ngjyra me një printim të bukur.
(Si të shkruhet një letër biznesi? Një mostër e varietetit të mirënjohjes përpilohet në formë të lirë, në varësi të detyrave që po zgjidhen prej saj. Në këtë rast, letra në formën më të shkurtër shpreh thelbin e saj. Një mostër e tillë, bërë në letër me ngjyrë me një stoli, mund të varet në mur në dhomën e kompanisë në një vend nderi.)
- Informative.
- Instruktive.
- urime.
- Reklamim.
Ka edhe letra:
- Propozimet për bashkëpunim. Kohët e fundit mjaft të përhapura, të dërguara në organizata, ato shpesh janë të një natyre reklamuese, për shembull, si ky mostër. Është mjaft e vështirë të shkruash letra komerciale, duhet të marrësh parasysh shumë nuanca në mënyrë që t'i kushtosh vëmendje, dhe aq më tepër të interesohesh. Por nëse përpilohet sipas shembullit të mëposhtëm, ai ka çdo shans për sukses.
- Ftesat. Ata dërgohen duke ofruar për të marrë pjesë në aktivitete të ndryshme. Zakonisht ato i drejtohen një drejtuesi ose një zyrtari, por mund t'i drejtohen edhe të gjithë ekipit.
- Kërkesat.
- Njoftimet.
- Kërkesa dhe shumë të tjera.
Si të shkruani një përgjigje për një letër. Shembull
Përgjigja duhet të fillojë duke përsëritur kërkesën në shkronjën e parë. Më pas jepen rezultatet e shqyrtimit të tij dhe shprehet miratimi ose motivi për refuzim. Letra e përgjigjes së biznesit mund të përmbajë një zgjidhje alternative për informacionin e pritur. Zakonisht plotëson parimet e mëposhtme:
- Prania e një lidhjeje me shkronjën e parë dhe përmbajtjen e saj.
- Gjuhë identike do të thotë.
- Vëllime të krahasueshme dhe aspekte të përmbajtjes.
- Pajtueshmëria me një sekuencë të caktuar.
Regjistrimi
Përveç përdorimit të letrave me letra të kompanisë për letrat e biznesit, duhet të merrni parasysh hollësitë e tjera në hartimin e tyre. Këto janë kushtet, rregullat për shkurtesat, drejtshkrimi i një adrese, titulli, gjatësia e tekstit, gjerësia e fushës dhe më shumë.
Shembujt e një letre biznesi ndihmojnë për ta kompozuar atë, duke marrë parasysh të gjitha hollësitë dhe nuancat. Ato përdoren si nga nëpunësit fillestarë ashtu edhe nga punëtorët me përvojë. Duke përdorur mostra, ata mësojnë se si të shkruajnë shkronjat saktë dhe kursejnë shumë kohë.