Bitrix24 ile çalışmaya ilişkin ücretsiz eğitim. Bitrix24'te çalışmaya nasıl başlanır: Bitrix 24'e nereden başlanacağına dair adım adım talimatlar

.

Her yönetici, astlarına görev atamak ve bunların uygulanmasındaki ilerlemeyi takip etmek için uygun bir hizmete sahip olmaktan mutluluk duyacaktır. Bitrix24, belgeler, takvimler ve diğerleri gibi çeşitli hizmetlerle entegre olan kullanışlı bir yönetim sistemine sahiptir. Yönetici her zaman astlarının güncel olaylarından haberdardır, yani Bitrix24 çalışanların çalışmaları üzerinde tam kontrol sağlar.

Bitrix24'te görev nasıl oluşturulur?

Bitrix24'te bir görev oluşturmak için favoriler sekmesindeki “Görevler” satırına tıklayın. Önünüzde tüm görevlerinizin görüntülendiği bir sayfa göreceksiniz. Sağ üstteki "Görev ekle" butonuna tıklayın. Önünüzde bir pencere açılacaktır.

Başlığı yazmalı ve sanatçıları atamalısınız. Varsayılan olarak sorumlu ve uygulayıcı olarak listelenirsiniz. Ayrıca tamamlama için bir son tarih tanımlamanız gerekir; sorumlu kişinin bunu değiştirmesi mümkündür. Açıklama alanına bir metin açıklaması ekleyebilir ve ayrıca gerekli dosyaları da ekleyebilirsiniz. Formda birçok seçenek bulunmaktadır. Örneğin, "iş günü planınıza ekleyin" veya "görevi her gün tekrarlayın." Bunları doldurmak sizin takdirinize bağlıdır.

Gantt şeması

Görevleri sıralamanın iki yolu vardır: Liste ve Gantt Grafiği. İkinci yönteme daha yakından bakalım. Gantt şeması, bir proje boyunca görevleri kronolojik sırayla tamamlamak için gereken süreyi gösteren bir çubuk grafiktir. Bu diyagram sayesinde belirli bir proje görevinin hangi aşamada olduğunu takip etmek uygundur.

Görevdeki roller

Bir görev oluştururken ya da görevleriniz hakkında rapor oluştururken her birinde sorumlu kişilerin ve yöneticilerin olduğunu görüyorsunuz. Hadi çözelim: Kim neden sorumlu?

Yönetmen görevi oluşturan kişidir. Yöneticiyseniz görevler “Atananlar” sekmesine yansıtılır.

Sorumlu – Bir görevin zamanında tamamlanmasını sağlamaktan sorumlu olan kişi veya bölüm. Sorumluysanız görevler "Yapılıyor" sekmesine yansıtılır.

Ortak icracılar, sorumlu kişiye görevi tamamlamada yardımcı olan kişi veya departmandır. Ortak yürütücüyseniz görevler "Yardım Ediyorum" sekmesine yansıtılır.

Gözlemciler – bir görev üzerindeki çalışmanın ilerleyişini görebilen kişi veya departman. Hiçbir sorumlulukları yok, sadece infazı izliyorlar. Gözlemciyseniz görevler “Gözlemliyorum” sekmesine yansıtılır.

Zaman takibi

Görevlerin yürütülmesi üzerinde ayrıntılı kontrol için, bir görev oluştururken "Çalışma süresi takibi" seçeneğini etkinleştirin. Astlarınızın ayrılan süreyi karşılayıp karşılamadığını görebileceksiniz. Harcanan zamana ilişkin hem bireysel çalışanlar hem de departmanlar için verileri yansıtacak bir rapor oluşturmak da mümkündür. Üst paneldeki saate tıklayarak o günkü görevlerinizi ve halihazırda ne kadar zaman harcadığınızı göreceksiniz. Zaman kaynaklarını doğru şekilde dağıtarak işyerinde daha fazla üretkenlik elde edebileceksiniz.

Kontrol listesi

Hacimli bir görevi doğru şekilde formüle etmek için bir kontrol listesi ekleyin. Onun yardımıyla büyük bir görevi birkaç ara görevlere bölebilirsiniz. Çok sayıda sahne veya sanatçı varsa bu çok kullanışlıdır, her biri kendi çalışma alanını görecektir. Bir görevi tamamladıktan sonra bir onay işaretiyle işaretlenir.

Görev şablonları

Çok sayıda görev oluştururken zaman kazanmak için şablonları kullanın. Bunlarda ihtiyacınız olan parametreleri belirleyebilirsiniz ve görevler, belirtilen zamanda çalışanlara otomatik olarak gönderilecektir.

Görev raporları

Projelerdeki görevlerin uygulanmasını kontrol etmek için uygun bir seçenek var - raporlar. Excel'de oluşturulan raporlar sayesinde çalışanların işe ne kadar zaman ayırdığını, ekiplerin ne kadar etkili çalıştığını ve çok daha fazlasını görebilirsiniz.

Şimdi hangisini başlatıyorum? Bu makalede, nic.ru'daki bir seminerde olduğundan ve burada .me bölgesindeki bir alan adı için ücretsiz kupon aldığından bahsetmişti.

Forumun ana olayının bu olmadığı açık; geleceğin milyonerleri ücretsiz alan adı alıyor :-)

Genel olarak dürüst olmak gerekirse etkinlik oldukça sıkıcıydı. Tek tek öğretim görevlilerinin monoton uğultuları arasında neredeyse uykuya dalacaktım.

Ve oraya birçok insan geldi. Neden biliyor musun? Gerçek şu ki, seminer "Georgy Zhukov" motorlu gemisinde yapılmadı ve elbette herkes Volga boyunca motorlu gemide bedava yolculuk yapmayı umuyordu.

Ancak organizatörler acımasızca herkesi alt üst ettiler ve elbette hiçbir yere yelken açmadılar: –) Üstelik kimse etkinlikten kaçmasın diye 100 metre yelken açıp yol kenarında durmakla tehdit ettiler: –)

Bu seminere rastgele gelen kişiler, "gemi gezisi olmayacak, ancak eve giderseniz yüzün!" Organizatörlerin selamlamasından yarım saat sonra bedava kitapçık ve paketleri alarak ortadan kayboldu. Bazıları 3-4 çanta ve not defteri aldı. Ne ayıp, kahretsin.

3 saat boyunca kahramanca dinledim ve kişisel olarak aklıma takılan tek şey 1C-Bitrix'in yeni ürünü hakkındaki bilgilerdi. moda adı Bitrix24(günün 24 saati çalışıyoruz diyorlar)

Bu ürün hakkında neden buraya yazıyorum? Gerçek şu ki hizmet bana küçük işletmeler için çok faydalı göründü. Ve en önemlisi - ücretsiz. Nedenini açıklamaya çalışacağım:

1. Nedir? Nasıl kayıt olunur? Fiyatı nedir?

1C şirketinin ve iştiraklerinin harika ürünler hakkında hiçbir şeyin net olmayacağı şekilde konuşma becerisine her zaman hayran kalmışımdır. Örneğin, BITRIX24'leri hakkında yazdıklarını burada bulabilirsiniz

Bir düşünün: İş arkadaşlarınızla iletişim kurmak ve projeler üzerinde birlikte çalışmak sizin için çok kolay. Eylemlerinize ve fikirlerinize verilen tepkiyi görüyor ve hızlı bir şekilde olumlu geri bildirimler alıyorsunuz. Aramanız sizin için uygundur gerekli belgeler, kayıtlar, raporlar. Şirketteki tüm değişikliklerden her zaman haberdar olursunuz. Bu araçları nasıl kullanacağınızı öğrenmenize gerek yok. Bu bir sosyal intranettir.

Bir şey anladın mı? Beni değil. Uyuyan beynimde "olumlu bağlantı" oluşmadı :-) Ve anlamadığım için denemem gerekiyor. Ve "sosyal intranet" terimi merak uyandırdı ve bizi yeni 1C yaratımını çalışırken görmeye zorladı.

Hadi buraya gidelim https://www.bitrix24.ru/prices/

Ve ÜCRETSİZ tarifeyi seçerek en basit kayıt işlemini gerçekleştiriyoruz. (Ücretli olandan ne kadar farklı olduğunu aşağıda biraz anlatacağım)

Burada şirketin kişisel bilgilerini doldurmanız yeterli.

Dedikleri gibi kimse pasaportunuzu kontrol etmiyor. Kendinizi Mark Zuckerberg veya Pavel Durov olarak tanıtabilirsiniz.

Doğal olarak hemen ideafox.bitrix24.ru alan adını puanladım

Peki bu nedir? - sordun mu?

Ve burası arkadaşlar, küçük bir şirket için tam teşekküllü belge akışını + personel ile iletişimi kolayca yürütebileceğiniz ofisinizdir. Ve tabii ki personel çalışmalarının organizasyonu.

Daha doğrusu, şunları yapabileceğiniz kendi küçük, ücretsiz kurumsal ağına sahip olursunuz:

— Çalışanlar için görevleri ayarlayın. Uygulamalarını + Gantt şemasını izleyin.

— Dosya depolama alanı alın. Ücretsiz planla 5 GB kazanın. Zaten oldukça iyi. Fotoğraf galerileri var.

— Bu ağdaki çalışanlar mektupla değil, anlık mesajlarla iletişim kurabiliyor.

— Belgeler üzerinde işbirliği. Sürümlerini takip edin.

— Takvimler ve planlama.

— Çalışan çalışma süresi takibi.

- Toplantıların yapılması ve planlanması.

— Çalışan bölümlerine erişim haklarının düzenlenmesi.

— Bir iletişim cihazından veya telefondan çalışabilme yeteneği.

— Bitrix24'te benim için en önemli şey CRM'dir (Müşteri ilişkileri yönetimi)

Ne olduğunu bilmeyenler için çok ama çok kısaca anlatmaya çalışacağım.

CRM, müşterilerinizle etkili ilişkiler kurmanıza olanak tanır. CRM, müşterilerden gelen tüm olayları kaydetmenize olanak tanır. Örneğin aramalar, mektuplar, şikayetler. Müşterilerden ve yöneticilerinden gelen isteklerin durumu.

Yani, müşteri tabanınızla TAM çalışma yürütmek. Bu benim için çok faydalı çünkü müşteri veri kayıtlarım farklı yerlerde takılıyor ve bir sistem yok, bu da çok üzücü.

Girişimci olmasanız bile bu sunuma bakıp not almanız mantıklı olacaktır. bu karar. Ancak, geliştiriciler hizmetlerini nasıl tanıtırlarsa tanıtsınlar, aşağıda tartışacağım bariz dezavantajların olduğunu hemen söyleyeceğim.

Bu makalede benim hoşuma giden kocaman bir kılavuz yazmanın hiçbir anlamı yok. Ürün hızlı bir şekilde gelişiyor ve yalnızca altı ay içinde şu anda sahip olduğumuzdan çarpıcı biçimde farklı olabileceği açık.

Bu nedenle, bu bulut hizmetinin yetenekleri hakkında küçük bir fikir edinebileceğiniz arayüzün birkaç ekran görüntüsünü göstereceğim. Tüm resimler tıklanabilir.

Belirli çalışanlara görev atayabilir, son teslim tarihlerini belirleyebilir ve değişiklikleri takip edebilirsiniz. Kendinize görevler belirleyebilirsiniz :-) Ama şaka bir yana, araç çok güçlü ve bazen onu kendim için kullanıyorum.

Takvimle ilgili her şey açık. MS Outlook ile entegrasyonu beğendim ve mobil cihazlar. (Sonuncusunun nasıl çalıştığını anlamıyorum).

Dosyalar için oldukça iyi bir bulut depolama alanı. Klasörler vb. oluşturabilirsiniz. Her şey çalışıyor :-) Mobil internetiniz varsa kullanışlıdır. En önemli şey, e-postanızı dosya sürümleriyle doldurmanıza gerek olmamasıdır. Çalışanlar için dosyaya bağlantı vermeniz yeterlidir.

Fotoğraf albümleri

Moralinizi yüksek tutmak için kurumsal partilerin fotoğraflarını intranetinize gönderebilirsiniz. Veya sadece yapılan işin fotoğraflarını yansıtın. Doğal olarak albümler de yapabilirsiniz. Rahat.

Gruplar

Bu genellikle güçlü bir şeydir. Büyük şirketlerde çalışmış olanlar, sadece bilgisayar kullanarak bir proje grubunda çalışmanın ne kadar karanlık bir süreç olduğunu bilirler. e-posta. Mektuplar kayboluyor ve yanlış kişiye gönderiliyor. Sonuç olarak, grup işle uğraşmıyor, rastgele e-posta yazışmalarıyla meşgul, ancak işle uğraşmıyor. Evet, MS Outlook'un gruplarla çalışmaya yönelik çözümleri var, ancak bunlar çok karmaşık ve çok paraya mal oluyor!

Çalışmak için birden fazla grup oluşturabileceğinizi lütfen unutmayın. Çok uygun.

Sana tavsiyem. Devam edin, kaydolun (şimdilik ücretsiz) ve tabiri caizse canlı olarak deneyin. Kendi sonuçlarınızı çıkarın. İhtiyacın var mı, yok mu? Aşağıda tartışılan bazı şüpheler olduğu için daha derin testlerden sonra geçiş yapma eğilimindeyim. Bu nedenle blog güncellemelerine abone olmanızı bekliyorum - .

Sonuçlar:

Artıları:

Kısacası arkadaşlar, bu gerçekten harika. Henüz bedavaya böyle bir şey görmedim. Evet, ücretsiz versiyonda 12 kişi sınırı var ve sadece 5 GB. dosyalar için.

Ancak zaten ayda 4990 tarifesinde 50 GB alıyorsunuz. ve bu sistemde sınırsız sayıda çalışan bulunmaktadır. Fiyat çok makul. 12'den fazla çalışanı olan bir şirkette, kural olarak ciro zaten ayda yüzbinlerce ruble.

Ve 4990 rubleye böyle bir çözüm satın almak, sakallı bir yöneticiyle kendi sunucunuz için önyükleme yapmak için ödeme yapmaktan çok daha karlı: –)

Küçük ofisler için çözümün tamamen ücretsiz olduğunu tekrar ediyorum. Elbette kurnaz Bitrix24 pazarlamacılarının bedava dağıtmasının bir nedeni var. Zamanla ücretsiz abonelerin iştahının artacağını ve ücretli tarifelere geçmeye başlayacaklarını bekliyorlar. Bu arada mükemmel bir geliştirme planı. Gerçekten bunun devam etmesini umuyorum.

Eksileri:

— Evet, örneğin bir yıl sonra bu karara “sıkıca” bağlanma tehlikesi var. Başka bir çözüme geçmek kolay olmayacak. Ve Rusya'daki bu niş boş olduğu için kesinlikle ortaya çıkacak. (Küçük işletmeler için “bulut” kurumsal ağlar oluşturmaya yönelik hizmetleri kastediyorum)

Ama burada herkes hangi yolu seçeceğine kendisi karar veriyor. Ücretsiz plandaki işlevsellik zaten fazlasıyla yeterli ve küçük bir şirket için herhangi bir yere taşınmaya gerek olacağını düşünmüyorum.

— Bitrix24 sunucularında veri kaybı tehlikesi vardır. Sizin kendi sunucularınızda böyle bir tehlike yok mu? Aynı yönetici bira içerek her şeyi birdenbire mahvedebilir.

— Bitrix24 bu projeyi kapatabilir. Mesela iflas et. Veya "kır" :-) Bu en karanlık seçenektir, çünkü bu yeni bir hizmettir ve henüz "rüzgarı yakalamadık" ve ne kadar yararlı olduğunu anlamadık. Buna göre henüz pek fazla kişi kullanmıyor.

— Ücretsiz bir plan aniden ücretli hale gelebilir. “Benim İşletmem” muhasebe hizmetini kullanmaya başladığımda ücretsizdi. Ancak mutluluk uzun sürmedi: (Yani insanların Bitrix 24'e “bağlanıp” sonra “süt” yapmaya başlamaları ihtimali var.

— İşlevselliği etkileyemezsiniz. Hiç kimse özellikle sizin için hiçbir şeyi “bitirmeyecek”.

Svetlana Kornyushina
SMM yöneticisi, Uniap
_________________________________
"Lezzetli içerikler hazırlıyorum"

Bunu yapmak için Bitrix24 ile çalışmaya yönelik, CRM sistemini nasıl doğru kullanacağınızı ve ondan maksimum etkiyi nasıl alacağınızı anlatacak talimatlar hazırladık.

“Şirket Yapısı” sekmesi kullanıcıların hak ve sorumluluklarının dağıtılmasına yardımcı olacaktır. Yöneticileri belirtin ve organizasyonun bölümlerini oluşturun. Her departman için bir ad yazın ve çalışanları ve yöneticileri ekleyin.

Bir sonraki aşama portalı kurmaktır. CRM'in sol üst köşesinde görüntülenecek olan “Portal Ayarları” bölümünde firma adını belirtin. Organizasyonun zaman formatını ve çalışma programını ayarlayın. İş için gerekli olmayan hizmetleri devre dışı bırakın ve çalışanlar için erişim haklarını yapılandırın.

Temel ayarlar tamamlandı ve artık Bitrix24.Telephony'de çalışmaya başlama zamanı geldi. “Telefon” – “Ayarlar” bölümünü açın. Tarayıcıdan yapılan aramalar için numarayı portala bağlayın ve bir PBX'iniz varsa onu CRM'ye bağlayın.

“Posta” bölümüne gidin ve @bitrix24.ru etki alanına sahip bir e-posta adresi kaydedin. Bitrix24'te alan adınızla bir posta kutusu kaydedebilir veya CRM ile harici bir posta hizmetini entegre edebilirsiniz.

“Ekle” – “Çalışanları davet et” butonunu kullanarak çalışanları CRM'ye davet edin. Açılan pencereye çalışanlarınızın e-posta adresini girin. “Ekle” sekmesi, çalışanları seçilen departmanlara aktarmanıza ve çalışanla ilgili temel bilgileri doldurmanıza yardımcı olacaktır.

Bir iş sürecinin kurulması iki aşamadan oluşur: başlangıç ​​ayarları ve şablon durumları. Örneğin, “İş Süreci Ayarları” – “Potansiyel Müşteri İşleme” sekmesini açın. Her müşteri adayı türü için işleme aşamalarını oluşturun ve bu araç için bir şablon oluşturun. “Bitrix24'te iş süreci nasıl oluşturulur” makalemizden iş süreci oluşturmaya ilişkin ayrıntıları okuyun.

Canlı yem

“Şirket Nabzı” bölümünden portalın kullanım sıklığına bakabilirsiniz. Yüzde, CRM'de ne kadar aktif çalışmanın olduğunu gösterecektir. “Şirket Nabzı” her çalışanın sistemi ne sıklıkta kullandığını gösteren bir derecelendirmeye sahiptir.

Yeni bir görev oluşturun ve adını belirtin. Sorumluları ve gözlemcileri listeleyin. “Son teslim tarihlerini planlama” bağlantısını açın ve ödevi tamamlamak için bir son tarih belirleyin. Göreve etiket ekleyin ve "Görevi gönder" düğmesini tıklayın. Daha fazlasını “Bitrix24'te görevler nasıl ayarlanır” makalesinden okuyun.

CEO

Yönetilebilir parçalara ayırırsanız herhangi bir görev tamamlanabilir.

Bilinmeyen

kime: sahipleri, üst düzey yöneticiler ve idareciler

Makaleyi kullanma senaryoları: kim faydalıdır ve neden

Sahipler, üst düzey yöneticiler, yöneticiler- Bitrix24'teki görevlerle çalışmaya yönelik hazır düzenlemeler edinin, planlar ve raporlarla çalışmaya yönelik uygulama senaryolarını inceleyin.

Uzmanlar ve çalışanlar için- Bitrix24'te görevlerle çalışma teknolojisinde uzmanlaşın.

Çalışanlara yönelik günlük plan ve rapor teknolojisini duyan birçok yönetici, bunu hemen şirketlerinde uygulamak istiyor. Ve hemen şu soruyu sorarlar: Bunu nasıl yapıyorsun"? Küçük bir inceleme. Makalelerde ayrıntılı olarak bahsettiğim planlama ve raporlama teknolojilerinden (ve görevlerle çalışma sürecini resmileştirmenin avantajlarından da) bahsediyoruz:

" sorusu sorulduğunda Nasıl?”, aynı zamanda“ anlamına da gelir hangi aletle?" Uygulamamda, 1C ve Outlook'tan çevrimiçi elektronik tablolara kadar çeşitli hizmetleri kullanan uygulamalarla karşılaştım. Open Studio şirketinde ve düzenli yönetimin uygulanmasına yardımcı olduğumuz birçok Müşterimde Bitrix24, görevlerle resmileştirilmiş çalışmalar için kullanılıyor.

Herhangi bir sistemi kullanmadan önce, yönetim senaryolarının nasıl uygulanacağını anlamak önemlidir.

Uygulamanın gösterdiği gibi, görevleri kendi başlarına uygulamaya başlayan yöneticiler, GoogleDocs hizmetindeki çevrimiçi tabloları kullanır ve uzun süre bunlara takılıp kalır. Bunun temel nedeni yöneticilerdir. Belirli yönetim senaryolarının uygulanmasını GÖRMÜYORLAR planlama ve raporlama için Bitrix24'teki görev işlevselliğini kullanıyorlar (ne yazık ki senaryoların çoğu yüzeyde olmaktan çok uzak) ve bazen senaryolar çerçevesinde düşünmüyorlar bile.

Bu makale, sonraki nesil plan ve raporlar için Bitrix24'teki görevlerle çalışma senaryolarına ilişkin düzenlemeler sağlayacaktır. Bir yöneticinin Bitrix24 araçlarını kullanarak bunları nasıl kaydedip analiz edebileceği gelecek makalelerden birinde tartışılacaktır.

Görevlerle çalışırken çevrimiçi e-tablolara kıyasla Bitrix24'ün avantajları

Çevrimiçi e-tablolarla karşılaştırıldığında Bitrix24'ün (ve diğer benzer hizmetlerin) görevlerle çalışırken ciddi avantajları vardır:

• Görevlerin taşınması ve parametrelerinin değiştirilmesine ilişkin tüm geçmiş otomatik olarak kaydedilir; bu, görevi kimin, kaç kez taşıdığını, ne zaman ve ne kadar süreyle eklediğini ve ayrıca iş akışındaki tüm yorumları tek tıklamayla her zaman görebileceğiniz anlamına gelir. Örneğin bir görevin bir sanatçıdan diğerine aktarıldığı ve kaç kez aktarıldığı gibi bir durumu çevrimiçi tablolarda takip etmek neredeyse imkansızdır).
• kullanarak görevler arasında bağlantı kurabilirsiniz. ortak görev ve bir göreve ilişkin açıklamada veya yorumda başka bir göreve bağlantı belirtilerek (bunu bir tabloda yapmak çok daha zordur).
• Bir mini projenin farklı aşamalarını devretme imkanı(3-15 eylemden oluşur), bunlar aynı zamanda farklı çalışanlar için bileşen görevleridir ve aynı zamanda belirli bir mini proje bağlamında resmin tamamını görürler. Bir mini projenin farklı görevleri arasında ilişki kurmak ve bunları ortak bir görev kullanarak farklı sanatçılara atamak kolaydır (tablolarda yalnızca belirli bir sanatçının görevlerine bakmak uygundur, ancak genel resmi görmek imkansızdır) mini proje).

Bitrix24'te şunlar vardır ve büyük dezavantaj: büyük projelerde son derece elverişsiz görev yönetimi: 30-50 görevden (hem ilk planın hazırlanmasından hem de onun daha fazla güncellenmesinden / ayarlanmasından / değiştirilmesinden bahsediyoruz).

Bu nedenle, büyük olasılıkla burada Bitrix24 üzerinden bir tür eklentiye ihtiyacınız olacak (proje düzeyinde yönetim için aynı tabloları veya MS Project'i kullanabilir ve görevleri yalnızca projenin bir sonraki aşaması için Bitrix24'e aktarabilirsiniz). Ancak soru yalnızca kullanım senaryolarındadır. Bunları bulursanız, makalenin sonundaki yorumlarda bilgi almaktan memnuniyet duyarım.

Yukarıda listelenen avantajlardan (belirtilen dezavantaja rağmen), görevlerle çalışmak için tabloların kullanılmasının yalnızca bir ara aşama olabileceği anlaşılmaktadır. Ve uzun süre oyalanmanız önerilmez. Bitrix24 ile görevlerle çalışmaya yönelik algoritmaya geçmenin zamanı geldi.

Yeni görevlerin eklenmesi ve planların hazırlanmasına ilişkin düzenlemeler

Herhangi bir görev belirleme hizmetini kullanmanın temel ilkesi, görevlerle çalışma sürecinin tamamen resmileştirilmesidir (“Bir görev sistemde değilse, o zaman doğada yoktur” ilkesi). Görevi sisteme kim girecek: yönetmen veya icracı - bu zaten şirketin iç süreçleriyle ilgili bir konudur.

Gelen görev akışını işleme yöntemi

• En kısa zamanda yeni bir görev ortaya çıktı mevcut veya sonraki günlerin çalışma planına (Bitrix24'teki görevleriniz listesine) dahil edilmelidir.
• Bir görev “acil olmayan ve önemsiz” kategorisine giriyorsa sanal STEC'e (görev deposu) girilmesi gerekir. İÇİNDE yeni baskı: fikir toplama servisine ekleyin.
  • Görevin önüne STEC eklenmeli ve bir "Son Tarih" belirlenmelidir: güncel tarih + 1 yıl. Örnek görevler: 1) STEC: yeniden pazarlamaya ilişkin düzenlemelerin gözden geçirilmesi; 2) STEC: belge şablonlarının denetimini gerçekleştirin.
  • STEC'ten görevlere erişirken (bunları çalışma planına koyarken), bu tür görevlerin buna göre yeniden adlandırılması gerekir. genel bir algoritma ile.
• Bir çalışan, haftalık düzenli planlama sırasında (yeterli proje ve/veya düzenli görev yoksa) veya işyerinde boş zamanları olduğunda (STEC, görev listesi filtresi kullanılarak uzak bir tarih aralığına göre görüntülenebilir) STEC'e başvurur.

Çalışma planına bağımsız olarak görevler ekleme

Her çalışan plana görevlerinin gösterge niteliğinde bir listesini ekler ( Kısa Açıklama görevler + tamamlanması planlanan süre). Plan aşağıdaki görevleri içerir:

• projeler kapsamında planlanan;
• daha önce bireysel ödevler şeklinde alınmış (sözlü, posta, Skype vb.);
• Çalışanın kendi inisiyatifiyle uygulanması için planlanması (görevin yönetici ile önceden kararlaştırılması veya bu alanda bağımsız bir görev belirleme yetkisinin verilmiş olması gerekir).

Görev eklemeye ilişkin ek kurallar:

• Görevleri alırken (sözlü, postayla, Skype ile), bunları çalışma planınıza kendiniz girmelisiniz. Bu durumda, görev girme formatına ilişkin tüm gereksinimler geçerlidir. (Yöneticiyi veya başka bir görev yöneticisini “Yönetici” olarak ayarlayın).
• Herhangi bir nedenle B24'e kaydedilmemiş tüm görevler (örneğin, bir not defterine, bir kağıt parçasına vb.) alındıkları iş gününün sonuna kadar B24'e devredilmelidir. . Sonuçlar: Sorunun cevabı Görev B24'te ayarlandı mı?"ertesi gün veya daha sonra:" Hayır, yazdım, takacağım" - Kabul edilemez!

Görev ekleme/oluşturmayla ilgili aşağıdaki senaryoların tümü, Bitrix24'e bir yönetici veya bir çalışan tarafından bağımsız olarak yeni görevler eklenebildiğinde geçerlidir.

Sıfırdan bileşik (genel) görevler oluşturma

Bir günden fazla sürede tamamlanması gereken veya başlangıçta birkaç basit görevden (bir tür mini proje) oluşan görevler için gereklidir. Örneğin: “Müşteri X ile bir sözleşme imzalamak” üç görevden oluşur: 1) Bir sözleşme hazırlamak; 2) Anlaşma üzerinde anlaşmaya varmak; 3) Orijinal belgeleri alın.

• Başlığın başına “Genel:” kelimesini ekleyin.
  • Genel görev ayrı bir “dahili projeye” karşılık geliyorsa, “Genel (proje):”;
  • İkinci seviyedeki genel görevler için Genel-2'yi, üçüncü seviyedeki genel görevler için Genel-3'ü kullanın, vb.
• Tamamlanması planlanan süre ortak görev görev tanımına kaydedilir (ve sıradan görevler için bu algoritmaya göre belirtilmesi gereken yere değil), böylece bu süre planlarda özetlenmez, ancak icracı planlanan toplam süreyi görür.
• "Zaman izleme" seçeneğinin işaretini kaldırın (zamanın yalnızca alt görevler için sayılması gerekir)

Daha önce var olan görevleri “kopyalayarak” bileşik (genel) görevler oluşturma

Önerilen yöntem(kopyalanan görevin birçok alt görevi olduğunda): bir tarayıcı sekmesinde "eski" görevi açın, diğerinde "Görev ekle"yi seçin ve diğer görev parametrelerine dikkat ederek adı ve metni kopyala-yapıştır yöntemini kullanarak aktarın.

İstenmeyen yöntem
Yeni bir tane oluşturmak için önceden oluşturulmuş bir paylaşılan görevi kopyalayın. Açıklama: Bitrix24'te genel bir görev kopyalanırken, onun tüm alt görevleri kopyalanır ve yeniden oluşturulur (çoğaltılır). Paylaşılan görevi kopyaladıktan sonra bunları silmeyi unutmayın! Alt görevlerin listesi görev açıklamasının altında görüntülenir.

Tekrarlanan ve periyodik görevler: oluşturma + eylem seçenekleri

• Bunu yapmak için “Görev Şablonları” işlevini kullanın (Görevler → Tüm şablonların listesi). Not: görev şablonlarına metin biçiminde bir bağlantı ekleyebilirsiniz, örneğin GDocs formatındaki bir çevrimiçi belge (çok sayıda şablon olduğunda geçerlidir, çünkü Bitrix24'te tüm şablonlar şu anda tek düzeyli bir liste olarak görüntülenmektedir).
• Görev oluşturma sıklığını belirlemek mümkün değilse, görevi kopyalayarak yeni bir görev oluşturun (öncekiyi kapatmadan önce kopyalayın).

Sıfırdan basit görevler oluşturma

Bir görevin SABİT bir son tarihi (tamamlanma tarihi) olduğunda ve ertelemeye izin verilmediğinde

Aşağıdaki gibi belirtin:

Bir görevin ZOR bir son teslim tarihi OLMADIĞINDA (son teslim tarihi ertelenebilir) veya gelecekte kesin bir son teslim tarihi OLMADIĞINDA

TÜM problemler için algoritmanın genel kısmı

• Görev adı. Hangi nesneyle hangi eylemlerin gerçekleştirilmesi gerektiğini yansıtmalıdır. Bu amaçla isimler için yalın halin ve fiilin emir kipinin kullanılması tavsiye edilir. Bu, tüm görevler arasında sonraki aramayı büyük ölçüde kolaylaştırır (arama işlevi için aşağıdaki ekran görüntüsüne bakın).

• Görev adı örneği: Düzenlemeleri geliştirin: planlama (“geliştirmek” - zorunluluk; “yönetmelikler: planlama” - yalın durum).
• Ayrıca isme, daha sonra filtrelenmesine yardımcı olacak önekler de ekleyebilirsiniz. Bu formatın bir örneği aşağıdadır.
• Başlık formatı:<название-проекта>: <название-задачи>. Uygulama örnekleri: 1) Geliştirme: Tüm satıcılar için standart bir tasarım düzeni geliştirin; 2) RM: Yazım hataları için “Bir kuruluşta yönetim” konulu metinleri kontrol edin, paylaşılan bir diske kaydedin, sonucu postayla gönderin. 3) Satış: Müşteri Ivan Petrov ile saat 9:00'da iletişime geçin.
• Görev metninin içeriği. Bu görevi tamamlamak için kısa bir plan. Takip etmeyi planladığınız algoritmalara ve/veya kısa bir eylem planına bağlantılar ekleyin. Görev kapsamında kısa bir planın bulunmaması, iş planı tartışılırken bir dizi soruyu gündeme getirir ve görevin etkisiz/optimum olmayan bir şekilde yapılması veya %100 yapılmaması ve/veya gerektirmesi riskini yaratır. yeniden çalışma.
• “Zaman takibi” kutusunu işaretleyin ve “saat” ve “dakika” alanlarında uygulanması için planlanan zamanı belirtin (aşağıdaki ekran görüntüsüne bakın).

• Projeyi belirtin ( Not: hem müşterilere hem de faaliyet alanlarına göre yaratabilirsiniz, örneğin: Satış, Yeni modellerin geliştirilmesi, Yazlık inşaatı)

• CRM öğelerini belirtin (bu Bitrix24'ün büyük bir avantajıdır; görevleri hem mevcut müşterilere hem de potansiyel müşterilere bağlar, bu daha sonra belirli bir potansiyel/mevcut müşteri için tamamlanan tüm görevleri görmenize olanak tanır).
• Görev, Müşteri Adayı işlemenin bir parçası olarak gerçekleştiriliyorsa, ilgili Müşteri Adayı, arama fonksiyonu kullanılarak seçilir.
• Görev, bir hizmetin sağlanması kapsamında gerçekleştiriliyorsa, arama fonksiyonu kullanılarak ilgili Kişi, Şirket ve Anlaşma seçilir.

• Görevdeki etiketleri belirtin (raporlardaki görevlerin daha hızlı filtrelenmesi için kullanılabilir; aynı anda birden fazla etiket belirtmek mümkündür). Olası kullanım senaryoları:

• Etiketlerle çalışma sınıfını belirleyin. Örneğin, satışlarla ilgili tüm görevleri işaretlemek için “SATIŞ” etiketini kullanın. Veya siparişlerin kontrolü ile ilgili tüm görevlere “KONTROL” etiketini ekleyin.
• Şirketinizdeki süreçlere özel bir özellik ekleyin. Örneğin, şirketinizde müşterilerin iş maliyeti harcanan zamana bağlıysa, rapora dahil edilmeyecek görevleri işaretlemek için "HAYIR" etiketi kullanılabilir.
• Görevin bir alt görev olması durumunda ortak görev- "Alt görev yap" seçeneğini kullanarak ona bir ana görev atamanız gerekir. “Ekle” bağlantısını tıkladıktan sonra arama çubuğu: listede aramayı önlemek için, önce genel görevin adının bir kısmını veya tamamını kopyalayın ve arama çubuğuna yazın.
• Alternatif bir senaryo: genel göreve gidin, sağ üst köşedeki "ekle"ye tıklayın ve "alt görev ekle"yi seçin.

• “Görevin Açıklaması” bölümünde şunları belirtin: 1) tipik görevler için: görevin gerçekleştirileceği düzenlemelere veya talimatlara bir bağlantı. 2) atipik görevler için: kısa eylem planı (kısa bir eylem planının olmaması, görev planı tartışılırken yöneticinin çok sayıda gereksiz soruya yol açmasına neden olur ve görevin etkisiz/en uygun olmayan şekilde yapılması veya %100 yapılmaması riskini yaratır) ve/veya yeniden çalışma gerektirecektir). Atipik görevlere bir örnek.
• Başlık: "Çalıştır - perakendeye yönelik tüm algoritmaların revizyonu."
• Tanım:
• 1. Tüm düzenlemelere hızlı bir bakış
• 2. Acilen değişiklik yapılması gerekenlerin planını hazırlayacağım.
• 3. Bunlarda değişiklik yapacağım ve algoritmaya ilişkin bilgileri yayınlayacağım<ссылка на алгоритм>.
• 4. Bu algoritma üzerinde diğer düzenlemelerle birlikte çalışacağım.
• Gözlemci - yalnızca birisinin kişisel emriyle veya acil ihtiyaç durumunda ayarlanır ("gözlemcinin" görevi görme fırsatı vardır). Neredeyse her zaman "gözlemci" yerleştirildiğinde uygulamayı kullanmak yasaktır (bu, her yerde gözlemci olacak kadar şanslı olan kişiye aşırı bilgi mesajı yüklenmesine yol açar). Böyle bir durumda derhal amirinizle iletişime geçin. Belki yanlış bir şey yapıyorsunuzdur.
• Görevin ortak uygulayıcıları - herhangi birinin belirtilmesi YASAKTIR, aksi takdirde görevin süresi raporlarda yanlış hesaplanacaktır.

Göreve, ara sonuçlara ve kapanış görevlerine göre zamanı izlemeye yönelik kurallar

Çalışma gününün başında görevlerle çalışmaya başlayın ve bunlarla ilgili zamanı takip edin (“Görev Listesi” modunda)

• “Günün PLANI, sabitleme” algoritmasını kullanarak planınızı düzeltin (Bunu nasıl yapacağınızı aşağıdaki makalelerden birinde anlatacağım).
• B24 "Görevler" → "Tümü" bölümüne gidin (aşağıdaki ekran görüntüsüne bakın).

Bitrix24'te görevler için zamanın nasıl dikkate alınacağına ilişkin mini video dersi

Görevlerle çalışmaya yönelik ek senaryolar

Senaryo #1. Manuel moddaki görevlerde kaydedilen sürenin düzeltilmesi (ayarlanması)

Bir çalışma raporu göndermeden ÖNCE zamanı ayarlama (veya görev üzerinde çalışmanın yürütüldüğü takvim gününün bitiminden ÖNCE)

Ayarlama nedenlerine bağlı olarak eylemler gerçekleştirin:

1. Unuttun “zaman izleme” düğmesine basın veya bir görev oluşturduğunuzda zaman boşa gider. Çözüm:
   • Bir görevi açmanız veya oluşturmanız ve buna manuel olarak zaman girmeniz gerekir (“zaman” sekmesi).
   • Aynı zamanda saate ilişkin yorumda, zamanın ne için harcandığı belirtilmeli + saatin neden manuel olarak girildiğine ilişkin bir açıklama yapılmalıdır.
2. Unuttun “duraklat”a basın Mola sırasında göreve ekstra süre eklendi. Çözüm:
   • duraklat tuşuna basın, görev tarayıcı penceresinde açıksa sayfayı yeniden yükleyin (daha sonra saat görüntülenecektir).
   • “zaman” sekmesinde “kalem” düğmesine tıklayın (ekran görüntüsüne bakın)
   • görev için harcanan gerçek süreyi belirtin ve görevin süresini neden değiştirdiğinize dair bir yorum yazın (ekran görüntüsüne bakın).

Bir çalışma raporunu kaydettikten SONRA (veya görev üzerinde çalışmanın yürütüldüğü takvim gününün bitiminden SONRA) zamanı ayarlama

Herhangi bir görevdeki süreyi "geriye dönük olarak" değiştirmek / silmek / eklemek için bir çalışma raporunu düzelttikten sonra (veya çalışma süresi eklenmiş yeni görevler oluşturmak, çalışma süresi olan eski görevleri silmek), aşağıdakileri yapmanız gerekir:

2 numaralı senaryo. Bireysel görevleri kullanarak astların çalışmalarını izlemek

Yöneticiye ne zaman kontrolün “garantili” olması gerekirÇalışanın görevine göre yönetici şunları yapmalıdır:

• Kontrol için ayrı bir görev oluşturun ("kontrol etmeniz" gereken ancak kontrolün hızının kritik olmadığı durumlar için, görevdeki "Görev tamamlandıktan sonra işi kabul et" onay kutusunu kullanmanız yeterlidir).
• Görev adına “Kontrol” önekini ekleyin. Örnekler:
  • Dahili: Kontrol: Aylık raporun zamanında sunulması, salon müdürü.
  • Dahili: Kontrol: Kabindeki arızalı ekranlar sorununu 2 gün içinde çözmeyi taahhüt eder.
• Kontrol görevini, kontrol edilecek görevin bir alt görevi haline getirin veya ortak bir görevleri varsa, kontrol edilen görevle aynı düzeyde bir görev yapın.
• Not: Orijinal görev bu şekilde kopyalandığında, ayarlandıktan hemen sonra silinmesi gereken kontrol görevi de kopyalanır (veya bu görev aynı zamanda yürütme kontrolünü de içeriyorsa bırakılmalıdır).

Senaryo #3. Görev yöneticisinin tepkisine ihtiyaç duyulduğunda genel ve/veya başka bir göreve veya eylem algoritmasına ilişkin "ilerlemenin aktarılması"

Bir görevin ara sonuçları olduğunda ve görev yöneticisinden görevdeki yorumunuza bir yanıt almanız gerektiğinde (işi kontrol edin, açıklayıcı bir soruyu yanıtlayın, ek bilgi sağlayın vb.), o zaman icracı şunları yapmalıdır:

• “Görev tamamlandıktan sonra işi kabul et” onay kutusunun işaretli olduğundan emin olun (aksi takdirde görev tamamlanır ve “ilerleme aktarımı” gerçekleşmez).
• Cevabını beklediğiniz genel göreve ilişkin yoruma karşılık gelen bir ifade ekleyin, örneğin: " Ara sonuçlara ilişkin bir tepki bekliyorum".
• Görev durumunu "Tamamlandı" olarak değiştirin, yani. kontrole gönderin.
• Proje yöneticisinden “Kontrol bekleniyor” görevini gören yönetmen, mutlak Tamamlanıp tamamlanmadığını veya bunun yalnızca bir "ilerleme aktarımı" olup olmadığını görmek için tamamlanmış bir görevi açın.
  • Eğer bu bir “İlerleme Transferi” ise, yönetmen cevabını verir ve “Bitir” butonuna tıklayarak ve son teslim tarihini bugün/yarın olarak değiştirerek görevi işe geri döndürür (aksi takdirde görev kaybedilir!).

4 numaralı senaryo. Sanatçı bir görev üzerinde toplam 7 dakikadan fazla zaman harcadıysa ancak görevi tamamlamak için zamanı YOKSA

Bu, planlanan süre için kaynak raporunda bozulmaları önlemek için gereklidir.

Senaryo, mevcut iş günü içinde bir göreve başladığınız ancak bunu tamamlamak için zamanınız olmadığı durumlarda kullanılır (bu kural yalnızca ertesi güne ertelenmesi gereken görevlere, ancak hangi saatte uygulanmalıdır) zaten harcandı). Örnek: Lead'e ulaşmadıysanız ve görüşmede toplam 2 dakika harcamadıysanız, yeni bir görev oluşturmanın bir anlamı yoktur; mevcut görevi geleceğe taşımanız gerekir).

1. Tamamlanmamış bir görevi "Kopyalayarak" yeni bir görev oluşturun.
2. Yeni bir görevde değişiklik yapın:
   • Son tarih - güncelleme.
   • Görevin adı, proje adından hemen sonra "(parça N)" ibaresini eklemektir; burada N, görevin kopya sayısı "artı" 1'dir, böylece ilk kez kopyalama yaptığımızda, “(bölüm 2)” var. 2. bölümün başlığına örnek:“(Bölüm 2) Yürütme – perakendeye yönelik tüm algoritmaların revizyonu.”
   • Orijinal görev bileşik (genel) bir görevin parçası ise: daha fazlasını yapmayın.
   • Orijinal görev bileşik (genel) bir görevin parçası DEĞİLSE: Görevin açıklaması - daha önce tamamlanan göreve bir bağlantı ekleyin (aslında siz ondan kopyaladınız).
3. Mevcut görevin "Tamamlanmış" olması gerekir (bu öğe, icracılar için zaman boşluğunu önlemek amacıyla bilinçli olarak en sonda gelir).

Sanatçılar için uygulama örneği ve açıklamalar

1. 20 dakikalık görev. Bugün 5 dakikadan fazla zaman harcamadınız ve görevi tamamlamadınız. Daha sonra son tarihini değiştirin (ilk paragrafta bununla ilgili örnek).
2. 20 dakikalık görev. Bugün 20/30/40 dakikayı tamamladınız ancak görevi tamamlamadınız. Daha sonra yukarıda açıklanan algoritmaya göre ilerleyin. Amaç: Bir süredir kopyaların olduğu veya olduğu planla ilgili ek sorular ve çarpıklıklar olmamasını sağlamak. Ayrıca açıklamaya önceki göreve bir bağlantı ekleyin (ortak bir görev yoksa), böylece "dünün" sonuçlarını görebilirsiniz.

Senaryo #5. Ayrı bir tarayıcı sekmesinde/penceresinde bir görevle çalışma

(yalnızca “Görev Listesi” modundan farklar anlatılmıştır).

• Bir görev üzerinde çalışmaya başladığınızda, “ZAMANIMI HESAPLAMAYA BAŞLA” düğmesine tıklayın.
• Başka bir göreve / vakaya / geçiş yaparken telefon konuşması, başka bir sekmede veya görev listesinde "gerekli" görev için zamanı izlemeye hemen başlayın (önceden çalışan görev otomatik olarak "duraklatılacaktır").

6 numaralı senaryo. Sonraki günler için planlanmış bir göreve başlama ihtiyacı (hızla bir görev bulma)

Görevler arasında aramayı kullanın. Olası seçenekler:

• Proje adını girin (bunu görevin öneki olarak kullanıyorsanız): Önekte proje adını taşıyan tüm görevler bulunacaktır.
• Görevde bulunabilecek kelimelerden birini girin. Aynı zamanda, eğer kelime reddedilirse veya farklı sonlara sahip olabilirse, o zaman girilmesi gerekir. Bir kelimenin sonu ve/veya eki olmayan, değiştirilemeyen kısmı.
  • Sonlu örnek: bir kelime için “çalışmak”, “çalışmak” ve “çalışmak” Görevler arasındaki arama sonucu farklı olacaktır. Bu nedenle farklı sonlara sahip tüm görevleri bulmak için "işler" kelimesini girmeniz gerekir.
  • Son eklerle örnek: tüm kelime problemlerini görüntülemek için "hazırlık", "hazırlık", "hazırlık" Aramaya kelimenin değiştirilemeyen kısmını girmeniz gerekiyor "hazır".

7 numaralı senaryo. En umut verici ve önemli Müşterilerin, Potansiyel Müşterilerin, işlemlerin vb. işlenmesi üzerinde kontrol.

8 numaralı senaryo. Görevlerin tamamlanmasının sonuçlarına göre düzenlemelerin güncellenmesi ve tamamlanması

• Değişiklik 5-10 dakikadan fazla sürmeyecekse: Bunu, değişiklik ihtiyacının ortaya çıktığı aynı görevin parçası olarak hemen yapın, bunu "Yorumlar" bölümünde belirtin.
• Diğer durumlarda: ayrı bir görev oluşturun, bunu "Yorumlar" bölümünde belirtin.

Bir görevi tamamlama ve nihai sonuçları kaydetme

Görevleri kapatırken “Bitir” butonuna tıklamalısınız (sonucu belirtmek için aşağıdaki adımları tamamladıktan sonra, bu mevcut görevin bir parçası olduğundan ve bunları tamamlama sürecinde, bu görev).

Göreve aşağıdaki içeriğe sahip bir "yorum" ekleyin:

• Görevin sonuçları ve öneriler:
  • Çalışmadan elde edilen sonuç, verilen belirli bir karar, geliştirilen belgeye bir bağlantı vb. Aksi takdirde, belirli bir görevin ne kadar iyi tamamlandığını anlamanın (olması gerektiği gibi %100 veya yalnızca %10) ve ayrıca sonucu, üzerinde harcanan zamanla ilişkilendirmenin bir yolu yoktur. (örnek: " Müşterilerin web sitelerinden gelen başvuruların posta yoluyla alındığını kontrol ettim.<проект №1< почта подключена частично, на <проект №2< - отсутствует полностью; поставил задачу программисту на подключение + ссылка на задачу" ).
  • Ortaya çıkan soruna/göreve verilen tepkiye ilişkin bilgilerin yanında, bu sorunun nasıl ve ne zaman çözülmesinin planlandığı ve gelecekte nasıl önlenebileceğine ilişkin bilgiler bulunmalıdır.
  • sonucun ve tekliflerin kaydedilmesine örnek: " Üzgün ​​bir müşteri, bizden belgeleri zamanında almadığını, sonuçların CRM'ye kaydedildiğini (bizden bir mektup almadığını) aradı. Sonuçlara göre düzenlemelere şunu eklemeyi öneriyorum: “Müşteriden her zaman mektubun alındığına dair onay isteyin ve müşteri göndermezse onu geri arayın. Müşteriye Bağlantı<ссылка на клиента в CRM< ”.
• Soyut. Herhangi bir materyali incelerken, konferanslara katılırken, doğru insanlarla tanışırken vb. GoogleDocs'ta kısa bir özet derlenmeli ve buna bir bağlantı sağlanmalıdır.
• Bağlantı. Raporda belgelerle çalışmaktan bahsediliyorsa, bu belgelere veya bunların saklandığı klasöre veya konuma doğrudan bir bağlantı eklemek gerekir. Aynı durum diğer dosya ve belgeler için de geçerlidir: teknik özellikler, tasarım düzenleri, prototipler, metinler, planlar, raporlar ve diğer belgeler.
• Açıklama. Bir görev için harcanan toplam sürenin müfettişte bir soru ortaya çıkarabileceği hissi varsa, "neden bu kadar çok zaman harcandığını" hemen açıklamak gerekir. Örnek: Faturanın kesilmesi 1 saat sürdü çünkü... Yarısında 1C'yi başlatmaya çalıştım.
• Çözüm. Plan hazırlama görevleri org'u içermelidir. Konuyla ilgili kendinizin/başkalarının planını hazırlamanın sonuçlarına dayanan sonuçlar: Zaman ayırımı var mı? Görevlerle dolu olması ne kadar önemli? Derleme sırasında ne gibi sorunlarla karşılaştınız? Bunları çözmek için öneriler?

Yöneticilere özel takviyeler

• Yönetimle ilgili tüm görevlerde (örneğin: diğer çalışanların planlarını ve raporlarını incelemek, kontrol vb.), kısa sonuçları belirtmek gerekir: başarılar, eksiklikler, eğilimler vb. Örnekler:
  • Salon yöneticileri tüm işleri zamanında ve standartlarda tamamlar. Irina Ivanova hariç - o hala zamanında rapor sunmuyor.
  • Her şey “iyi” ise, şunu yazarız: “ yorum yok".
  • Tasarımcı Ivan'a sorularım var, zamanında yapmıyor, ona sürekli görevleri hatırlatmam gerekiyor.
• Çalışan raporlarını incelerken veya karmaşık bileşik görevlerin sonuçlarını değerlendirirken, aynı ilkelere dayanarak "GENEL SONUÇ" u belirtmek gerekir:
  • 1) Bazı görevlerin bir çalışma planı vardır, ancak çoğu görevin bir çalışma planı yoktur: görevler planlama aşamasında yeterince geliştirilmemiştir.
  • 2) “İşin sistemleştirilmesi” (farklı konulardaki kontrollerin düzenliliği) ve “tekrarlanabilir eylemlerin düzenlenmesi” (belgeye sorular eklenmesi) konularına gereken özen gösterilmemektedir. Artı tarafta: çok önemli bir konu gündeme geldi: yeterlilik değerlendirmeleri.
• Astların görevlerinin değerlendirilmesi için “Görev sonuçlarının Yönetici tarafından İcracıdan kabulü” bölümüne bakın (aşağıya bakın).

Görev sonuçlarının Yönetici tarafından İcracıdan kabulü

• Görev yöneticisi, görevin sonuçlarına göre Performansçıya bir derecelendirme vermekle yükümlüdür. Derecelendirme ölçütleri:
  • pozitif- görev %100 tamamlandı veya bu Yüklenicide ilk kez ortaya çıkan ve çözülen küçük yorumlar var.
  • olumsuz- Görev %100 tamamlanmadıysa, bu Yükleniciye daha önce iletilmiş yorumlar varsa ve/veya ciddi yorumlar varsa. Bir göreve olumsuz not verilirken, hakem göreve olumsuz notun nedenini belirten bir açıklama eklemek zorundadır.
• Söz verdiğim gibi günlük çalışma raporlarını değerlendirme metodolojisini ayrı bir makalede anlatacağım.

Görevlere yapılan yorumlarla çalışma (cevaplar)

• Çalışan, incelemeyi yapan kişinin tüm yorumlarına ve sorularına bir yanıt yazmalıdır.
  • sorulara - cevaplar + önerileriniz;
  • ifadeler, tavsiyeler için - ifadeler: "Tamam", "kabul edildi", "yapılacak" vb. (icracının zorlandığı durumlardan kaçınmak için gereklidir) Katılmıyorum ama hiçbir şey söylemedim" ve ayrı durumlar " izlemedim" itibaren " Katılmıyorum”) veya önerileriniz/itirazlarınız.

Bitrix24'teki görevlerle çalışmak için teknolojiyi kullanma pratiği ve diğer şirketlerde uygulama

Open Studio şirketinde açıklanan teknoloji çerçevesinde Bitrix24'teki görevlerle çalışma ve bunu yönetim danışmanlığı müşterilerimiz için uygulama deneyimim şunu gösterdi: Algoritma, şirketinizin çalışmalarının özelliklerine göre uyarlanabilir ve aynı zamanda kolayca uzmanlaşılabilir. çalışanlar (eğer uygulama aşamalı olarak oluşturulmuşsa).

Sahipler için her zamanki gibi bir fırsat var (bağlantıya tıklayın ve başvuru gönderin).

Bugün Bitrix 24 sisteminden biraz bahsetmek ve sisteme başlamanıza yardımcı olacak basit talimatlar vermek istiyoruz.

Son projelerimizden birinde bir müşterimiz için CRM uygulamamız gerekiyordu. Birkaç CRM sistemini karşılaştırdıktan sonra Bitrix 24'ü seçtik ve henüz CRM kullanmayanların da buna dikkat etmelerini öneriyoruz. Anlaşılmasını kolaylaştırmak için, ana özelliklerin bir tanımını ve sisteme başlamaya yönelik talimatları sunacağız.

• Bitrix 24 lehine ilk argümanımız, başlamanın çok kolay olması ve herhangi bir başlangıç ​​maliyeti gerektirmemesidir.
• Ayrıca 12 kullanıcıya kadar bulut sürümü ücretsizdir; böylece kaydolabilir, Bitrix 24'e bağlanabilir, çalışanları davet edebilir ve hemen çalışmaya başlayabilir veya olasılıkları ayrıntılı olarak inceleyebilir ve sonuçlara göre uzatılmış tarifeye geçmeye karar verebilirsiniz. .
• Kutulu versiyonların (Bitrix 24 Corporate Portal ve Enterprise sürümleri) de 30 günlük deneme süresi vardır.

Bitrix 24'ü yalnızca bir CRM sistemi olarak adlandırmak tamamen doğru olmaz çünkü bu uygulama aslında bir CRM ve proje yönetim sisteminin işlevlerini birleştirir.

Bitrix 24'ün temel özellikleri:

• çalışanlar arasındaki etkileşim– genel ve kişisel sohbetler, görevlerle ilgili yorumlar, sistemdeki tüm son eylemlerin canlı yayını, sesli ve görüntülü aramalar, Bitrix24.Disk depolama alanındaki belgeler üzerinde alışveriş ve işbirliği;
• proje Yönetimi– zaman takibi, görselleştirme için Gantt şemaları ve Kanban panoları, çeşitli raporlar, genel takvimler ve programlar da dahil olmak üzere görevlerin tamamlanmasının ayarlanması ve izlenmesi;
• CRM– potansiyel müşteri oluşturma, iletişim geçmişinin otomatik bakımı (bunun için Bitrix 24'ün telefon, e-posta ve anlık mesajlaşma programları ile entegrasyonu kullanılır), hesaplar ve işlemler, pazarlama kampanyaları için otomasyon araçları, raporlar;
• entegrasyon CMS Bitrix 24'te bir web sitesi, 1C, çağrı izleme sistemleri ve diğerleri ile;
• uygulama pazarı Bitrix 24'ün yeteneklerini genişletiyor.

Bu sistemle ilk tanışmanızı daha kolay hale getirmek için Bitrix 24'te çalışmaya ilişkin kısa talimatlar sunuyoruz.

CRM Bitrix 24: yeni başlayanlar için talimatlar

Kayıt olduktan sonra yapmanız gerekenler:

• bir şirket yapısı oluşturun ve diğer çalışanlarınızı dahil edin
• görevler oluştur
• sohbetlerde iş yazışmaları yapın, doğrudan CRM'den arama yapın
• Bitrix 24'te müşteri adayları oluşturun ve müşteri kartlarını korumaya başlayın

Bitrix 24 kılavuzu: çalışanları birbirine bağlama ve şirket yapısı oluşturma

Çalışanlarınızın da Bitrix 24'ü öğrenmeye başlamasını ve ardından birlikte çalışmasını sağlamak için onları sisteme ekleyin. Bunun için:

1. “Şirket” menüsüne gidin ve “Şirket Yapısı” sekmesini seçin. Gerekli tüm bölümleri oluşturun, şirketin başkanını belirtin.
2. Burada çalışanları mevcut departmana eklemek için “Çalışanları davet et” butonuna tıklayın. Açılan pencerede istediğiniz kişinin e-posta adresini girin ve “Davet Et” butonuna tıklayın.

Elbette bir şirkette çalışmak birden fazla çalışanın varlığını gerektirir. Bitrix24'ünüz oluşturulduğunda iş arkadaşlarınızı davet etmeniz gerekir! Bunu ekranın sağ tarafındaki düğmeyi kullanarak doğrudan Canlı Yayından yapabilirsiniz.

Yeni kullanıcıları 3 yoldan biriyle ekleyebilirsiniz.

Hızlı kayıt

Hızlı kayıt, çalışan eklemenin en kolay yoludur. Kayıt bağlantısını kopyalayın ve tüm potansiyel meslektaşlarınıza uygun bir şekilde gönderin :)

Lütfen hangisi olacağını belirtin Kayıt formatı:

1. Açık – tüm kayıtlı kullanıcılar anında çalışanlara eklenecektir.
2. Kapalı – yöneticinin her kullanıcının eklenmesini onaylaması gerekir.

Kapalı kayda ihtiyacınız varsa ancak bazı alan adlarından doğrulama olmadan ekleme yapmak istiyorsanız, bunları Etki alanları için e-posta onayı olmadan oturum açmaya izin ver alanında belirtin.

E-postayla davet et

Belirli bir kişiyi Bitrix24'ünüze davet etmek istiyorsanız doğrudan e-posta adresine bir davetiye gönderin.

Belirtilen e-postaya bağlantı içeren bir davetiye gönderilecek ve kişinin bunu takip etmesi ve Bitrix24'ünüzde oturum açması gerekecek.

Buradan yeni çalışanın hangi departmana ve çalışma gruplarına ekleneceğini anında belirleyebilirsiniz.

Tüm ticari planlarda kullanıcıya bireysel mesaj gönderecek şekilde davet metnini değiştirme olanağı da bulunmaktadır :)

Ekip ve Şirket tarifelerinde bir çalışanı değil, dışarıdan bir kullanıcıyı (örneğin projede birlikte çalıştığınız yüklenicilerinizden birini) davet etmeniz mümkündür. Sınırlı erişim haklarına sahip olacak ancak extranet grubu içerisinde çalışmalara katılabilecektir.

Kayıt olmak

Bitrix24'ünüze yeni bir çalışanı bağımsız olarak kaydedebilirsiniz. Bu, özellikle kurumsal postanızda onun için hemen bir gelen kutusu oluşturmak istiyorsanız kullanışlıdır.

Tüm giriş bilgilerinin gönderileceği e-postayı girin. Veya bir çalışanın Bitrix24'ünüzde oturum açabileceği yeni bir kurumsal posta kutusu oluşturun. Bunun için bir şifre oluşturun ve giriş yaptıktan sonra çalışan bunu değiştirebilecektir.

Burada yeni çalışanın adını ve şirketteki gelecekteki pozisyonunu belirtin.

Tüm şirketlere ve bu şirketlerdeki kişilere ait bilgilerin girilmesi (kartlara)

Yeni bir şirket oluşturmak için “CRM” sekmesine gidin

Daha sonra “Şirketler” sekmesine gidin

• Daha sonra “şirket ekle” butonuna tıklayın

• Şirket kartındaki tüm boş satırları doldurup “kaydet” butonuna tıklayın
• Aynı işlem Kişiler'de de yapılabilir

Bitrix 24 nasıl aranır? Gelen çağrılar.

Yeni bir müşteriden arama geldiğinde ne olur?

• Yeni bir müşteriden çağrı geldiğinde yeni bir LEAD oluşturulur. Bunu CRM-> Potansiyel Müşteriler'de görüntüleyebilirsiniz.
• Lead'i açarak konuşmayı dinleyebilirsiniz.

Sisteme önceden girilmiş bir müşteriden çağrı geldiğinde ne olur?

• Bu konuşma zaten veritabanına dahil olan bir müşterinin kartına kayıtlıdır ve kartına giderseniz dinleyebilirsiniz.

Çağrı durdurma, yönlendirme, konferans görüşmesi

• Aramalara müdahale etmek için tıklayın *11 veya numarayı arayın 40
• Bir aramayı sesli bildirimle aktarmak için tuşuna basın. * dahili numara ve #, örneğin: *101#
• Alternatif seçenek: Bir çağrıyı aktarmak için Xfer tuşuna basmanız, aktarımın yapıldığı abonenin numarasını çevirmeniz ve Xfer tuşuna basarak aramayı tamamlamanız gerekir. Bağlantının beklenmesi ve ekranda "telefonu kapat" mesajının gelmesinin ardından aktarım tamamlanacaktır.
• Bir konferans düzenlemek için ilk aboneyi arayın ve telefon ekranının altındaki ilgili düğmeye (“Konf”) basın, ardından bir sonraki abonenin telefon numarasını çevirin ve “birleştir” düğmesine basın *

*Telefon donanım yazılımına bağlı olarak ad farklı olabilir

Bitrix 24 nasıl aranır? Giden çağrı.

Yeni bir müşteriye giden arama yaptığınızda ne olur?

• Yeni bir müşteriye giden arama yapıldığında yeni bir LEAD oluşturulur. Bunu CRM-> Potansiyel Müşteriler'de görüntüleyebilirsiniz.

Sisteme zaten girilmiş bir müşteri tarafından giden arama yapıldığında ne olur?

• Bu konuşma zaten veritabanına dahil olan bir müşterinin kartına kaydedilir ve kartına giderseniz dinleyebilirsiniz.

Birden fazla SIP hesabıyla yapılan telefon görüşmeleri (Telefon numaraları)

Farklı GİDEN numaralardan arama yapmak için ahizeyi kaldırdıktan sonra paneldeki tuşlardan birine basın, ardından istediğiniz numarayı tuşlayıp aramayı bekleyin.

Her düğme belirli bir telefon numarasından sorumludur.

Butona bastığınızda ekranda hangi numaradan arama yapmak istediğiniz görüntülenecektir.

Web sürümü aracılığıyla arama

Bitrix24'e çağrı yapmak kolaydır:

Özel paneldeki telefon numarasını çevirin:

Veya bir müşteriyi aramak için telefona tıklayabilirsiniz

Numarayı çevirip tuşuna bastıktan sonra Arama bir çağrı yapılacak:

E-posta yazışmaları. Mektuplar alınıyor.

Posta kutunuzdaki tüm mektuplar CRM'ye gider.

Bu müşteriyle zaten iletişim kurduysanız ve o, kişilerinize veya şirketinize eklendiyse, müşteriyle yapılan tüm yazışmaları Potansiyel Müşteriler'de görüntüleyebilirsiniz.

E-posta yazışmaları. Mektup gönderme.

Mektup nasıl yazılır?

Mektuplar şu şekilde gönderilebilir:

• İşlerim sayfasında Ekle – Mektup komutunu seçin.

Bu durumda mektubun gönderilmesiyle eş zamanlı olarak yeni bir vaka oluşturulacaktır.

• CRM Akışında E-posta öğesini seçin.

Bir öğenin (ilgili kişi, şirket, müşteri adayı veya anlaşma) ayrıntı sayfasında aşağı kaydırın, Akış sekmesine gidin ve E-posta'ya tıklayın. Veya Yapılacaklar sekmesinde bir Mektup oluşturun.

Belirli bir CRM öğesine ilişkin tüm yazışmalar da ayrıntı sayfasında saklanacaktır.

• Mektuplar doğrudan öğe listesinden gönderilebilir. Kişiler örneğine bakalım. İstediğiniz kişinin yanındaki işlem menüsüne tıklayın ve Bir mektup yaz.

Listedeki birden fazla kişiye aynı anda mektup göndermek istiyorsanız hepsini seçin ve onlar için bir eylem seçin. mektup göndermek.

Mektubumun okunup okunmadığını öğrenmek mümkün mü?

Katılıyorum, sadece mektubu göndermek değil, aynı zamanda alıcının onu okuduğundan emin olmak da çok önemli. Mektubun sağ üst köşesinde göz ardı edilip edilmediğini kontrol edebilirsiniz.

Bir mesajı okurken “ah, görmedim” gerçeğine değinmek işe yaramayacak! Bu işlev birçok iletişim sorununu çözer :)

CRM'de gelen ve giden mektuplar için şu anda ekli dosyaların boyutunda bir sınır vardır: 16 MB.

Bitrix 24'te sohbet nasıl oluşturulur ve mesaj yazılır

1. “Sohbet ve aramalar” menüsünü açın. Açılan pencerede tüm genel ve özel sohbetlerinizin bir listesine sahip olacaksınız. Bu listenin üst kısmındaki düğmeyi kullanarak yeni bir sohbet oluşturabilirsiniz.

Bitrix 24'te görev nasıl ayarlanır?

• “Görevler” menüsünü açın ve “Yeni görev”e tıklayın.

• Yeni bir görev oluşturma penceresi açılacaktır. Bu pencerede, görevin konusunu ve açıklamasını, icracıyı (varsayılan olarak bu sizsiniz), bitiş tarihini ve diğer gerekli nitelikleri belirtin.

• Bu gerekli değildir, ancak görev karmaşıksa ve birçok aşama içeriyorsa, o zaman ona bir kontrol listesi ekleyin; onu, siz tamamladığınızda işaretlenecek daha basit noktalara bölün. “Kontrol Listesi” düğmesi görev açıklamasının altında bulunur. "Görev ekle"ye tıklayın. İlgili tüm çalışanlar bu konuda bildirim alacaktır.

Bitrix 24 – müşteri adayları nasıl oluşturulur

Tüm ön ön ayarlar “CRM” – “Ayarlar” menüsünde bulunur. Orada, dizinlerde potansiyel müşterilerin ve anlaşmaların durumlarını, şirket türlerini, para birimlerini vb. yapılandırabilirsiniz. Yapılandırıldıktan sonra potansiyel müşteri eklemeye başlayabilirsiniz.

Bir müşteri adayını manuel olarak eklemek için:

1. “CRM” menüsünü açın, “Potansiyel Müşteriler” sekmesine gidin ve “Potansiyel Müşteri Ekle”ye tıklayın.
2. Sorumlu çalışan da dahil olmak üzere müşteri adayıyla ilgili unvanı, durumu ve gerekli tüm bilgileri girin.
3. “Kaydet”e tıklayın.

Bitrix hakkındaki bu kısa talimatın, bu kesinlikle ilginç araçta ustalaşmanıza ve onu takdir etmenize yardımcı olacağını umuyoruz.

Bitrix'i şirketinizde uygulamaya koyma konusunda herhangi bir sorunuz varsa veya daha ayrıntılı tavsiyeye ihtiyacınız varsa lütfen Integrus uzmanlarıyla iletişime geçin.