Herhangi bir alanın çalışanı er ya da geç bir iş mektubu yazma sorunuyla karşı karşıya kalır. Asıl soru, nasıl başlayıp nasıl bitirileceğidir? Birçok site, belgelerin son kısmına çok az dikkat ederek temel kurallar ve örnekler sunar.

Mektup her şeyde mükemmel olmalı. En ufak bir kural ihlali bile sizin güvenilirliğinize veya şirketin prestijine zarar verebilir.

Kısa bir formda, iş mektuplarının ana kurallarını öğrenmenizi ve resmi mektubun son bölümünde daha ayrıntılı durmanızı öneririz.

İhtiyacın olacak:

İş mektuplarının genel kuralları

1. Mektubu doldururken, kendi fikrinizi ifade etmediğinizi, bir tüzel kişi (kurum, kuruluş veya işletme) adına hareket ettiğinizi unutmayın.
2. Bu mektupla elde etmek istediğiniz sonuçları net bir şekilde sunmalı ve metnin tüm olanaklarını etkin bir şekilde kullanmalısınız.
3. Giriş, ana bölüm veya son için bilgileri vurgulayarak sunumun ana hatlarını net bir şekilde belirleyin.
4. Giriş bölümünde hitaptan sonra muhatabı algıya hazırlıyoruz. Bu, belgenin ortaya çıkmasına neden olan olayların bir özeti olabilir. Ana kısım, gerekli argümantasyon (açıklama, sayısal hesaplamalar, yasama işlemlerine referanslar) ile sorunun özünün bir ifadesini içerir.

Önce bir önerinin, talebin veya talebin belirtildiği, daha sonra argümantasyonun belirtildiği ve hiçbir giriş bölümü olmayan daha etkili ve okunması kolay bir metin.

Bitişin bir parçası - ekler

Bazı belgeler, belirli sorunları tamamlayan, açıklayan veya ayrıntılandıran ekler içerir. Mektubun sonunda, son paragraftan birkaç satır girintili olarak not edilmelidir.

Uygulama tasarım yöntemleri:

1) Metinde geçen başvurular, ardından bununla ilgili aşağıdaki gibi bir not düzenlenir:

Ek: 5 sayfa, 3 nüsha.

2) Metinde belirtilmeyen başvurular listelenmeli, her başvuruda başlık, sayfa sayısı ve kopya sayısı mutlaka belirtilmelidir.

Ek: "Devam eden inşaat maliyetini değerlendirme kanunu", 2 sayfa, 3 nüsha.

3) Bazen birkaç uygulama vardır. Daha sonra adlarına göre sıralanırlar ve numaralandırılırlar. Çok sayıda başvuru ile listeleri ayrı ayrı derlenir ve not ettikleri metinden sonraki mektupta:

Ek: Listeye göre… s.

Belgelerin kopyalarını ekte numaralandıkları sırayla mektuba ekleyin.

Başvuru, kural olarak, yapısal bölüm başkanları tarafından imzalanır. Uygulamaların dikilmesi durumunda sayfa sayısını belirtmeye gerek yoktur.

Nezaket ve doğruluk sonun temelidir

Sonu oluşturmak için çeşitli seçenekler var. Mektubun ne dediğine bağlı.

En yaygın tamamlama örnekleri şunlardır:

1) Başlangıçta verilen minnettarlığı tekrarlayın veya sadece yardım için teşekkür edin:

Tekrar teşekkürler ...

Tekrar teşekkür edeyim...

En içten şükranlarımızı bir kez daha ifade etmek isteriz...

Yardım için teşekkürler …

2) Umut ifade edin:

Anlaşmanın karşılıklı yarar sağlamasını umuyoruz...

Teklifimizin ilginizi çekeceğini umuyoruz...

Yakın ve karşılıklı yarar sağlayan işbirliğini dört gözle bekliyoruz...

Umarım yakında sizinle kişisel olarak tanışabilirim ...

Cevabınızı en kısa sürede almak dileğiyle...

3) muhatabın güvencesi (genellikle muhatap üzerinde psikolojik olarak olumlu bir etkisi vardır):

Desteğimize güvenebileceğiniz konusunda sizi temin ederiz...

Sizinle işbirliği yapmaktan memnuniyet duyarız...

Sizinle işbirliği yapmaktan memnuniyet duyarım ve cevabınızı dört gözle bekliyorum...

4) Talep:

Lütfen materyalleri dikkatlice okuyun ve bir cevap verin ...

Acil bilgi vermenizi rica ederiz...

Lütfen acil önlem alın durumu iyileştirmek için...

Lütfen sizin için uygun olan herhangi bir zamanda beni arayın...

5) Rahatsızlıktan dolayı zaten ifade edilen özrün tekrarı:

Verdiğim rahatsızlıktan dolayı tekrar özür dilerim...

Ödemedeki bu istem dışı gecikme için içtenlikle özür dileriz...

ayrılık

1) Resmi yazışmalarda farklı şekillerde veda edebilirsiniz:

İçtenlikle…

En iyi dileklerimle ve en iyi dileklerimle...

Saygılarımla ...

Başarılar dileriz.

2) Muhatabı iyi tanıyorsanız veya onunla başarılı bir şekilde işbirliği yapıyorsanız, mektubu arkadaşça ifadelerle (tanıdık olmayan ifadelerle) bitirebilirsiniz:

Saygılarımla…

En iyi dileklerimle…

Minnettarlık ve en iyi dileklerimle.

Bu yapıları kullanmadan belgeyi bitirebilirsiniz!

İngilizce harf tamamlama özellikleri

1. Resmi bir mektubu genellikle şöyle bitirirler: Saygılarımızla veya sadece senin(Sizinki) ve altında adınızı ve pozisyonunuzu gösteren imza.
2. Partnerinizi zor durumda bırakmamak ve cinsiyetiniz hakkında varsayımlarda bulunmaya zorlamamak için, adınızı tam olarak, yani P.R. Dovzhenko'yu değil, Pavel Dovzhenko'yu yazma zahmetine girin.

İmza

Yetkililer yetkileri dahilindeki belgeleri imzalarlar.

Gerekli "imza", belgeyi imzalayan kişinin pozisyonunun unvanı, adının baş harfleri ve soyadından oluşur.

"Mramor" fabrikasının müdürü (imzalı) A.B. Koval

Tek adam yönetimi ilkesine göre faaliyet gösteren kurumlarda imzalanan belgeler, bir yetkili (başkan, yardımcısı veya bununla görevlendirilen çalışan) tarafından imzalanır.

Kolej organlarının belgelerine (protokoller, kararlar) iki imza konur (başkan ve sekreter). Emir, baş tarafından imzalanır.

İçeriğinden birkaç kişinin sorumlu olduğu belgelere iki veya daha fazla imza konur:

• Parasal belgeler kurum başkanı ve baş muhasebeci tarafından imzalanır;
• sözleşmeler, sözleşme taraflarının temsilcileri tarafından imzalanır.

Belgelerdeki birkaç kişinin imzaları, hizmet hiyerarşisine uygun bir sırayla alt alta yerleştirilir.

Yönetmen (imza) S.P. Antonyuk

Baş Muhasebeci (imza) V.T. Dudko

Bir belge aynı pozisyonda birden fazla kişi tarafından imzalanıyorsa, imzaları aynı seviyede olmalıdır.

"Luch" fabrikasının müdürü "Işık" fabrikasının müdürü

(imza) V.R. Sakhno (imza) L.P. Kotov

İmza, soyadının baş harfleriyle (soyadın önüne yerleştirilir), ardından soyadıyla başlar. Parantez içindeki imzanın şifresinin çözülmesi gerekli değildir!

Mühür

Bazı belgelerde, yasal gücü pekiştirmek için, mührün bir damgasını koydular: sözleşmeler, kararnameler, sonuçlar, Baskı, pozisyonun başlığının bir kısmını ve kişisel bir imzayı içermelidir.

tarih

Tarih, soldaki imzanın altına yerleştirilir.

Resmi yazı, kurum başkanı tarafından imzalandığı veya onaylandığı gün tarihlidir.

Genel kabul görmüş bir flört düzeni vardır:

1. Tarih öğeleri, sırayla üç çift Arap rakamıyla bir satırda yazılır: gün, ay, yıl;
2. günün veya ayın sıra sayısı ilk on sayıysa (1'den 9'a kadar), önüne bir sıfır konur: 03.01.15 .
3. Kelime yıl, kesinti G... koyma.

• Bitirdiğinizde, harfte gramer hataları olup olmadığını kontrol edin ve fazladan bir şey olup olmadığına bakın.
• Mektubu bir meslektaşınızın veya mümkünse bir yöneticinin okumasına izin verin. Dışarıdan bir bakış açısı, fark etmeyebileceğiniz kusurları belirlemenize yardımcı olacaktır.
• Telefon/e-posta adresinizi eklemeyi unutmayınız. Bu genellikle mektupta belirtilen sorunu hızlı bir şekilde çözmek için gereklidir.
• Genel evrensel gereksinimlere ve tasarım kurallarına ek olarak, her belge türünün kendi tasarım özelliklerine sahip olduğu unutulmamalıdır.

Tüm belgelerde yukarıdaki ayrıntıların tam bir listesi olmadığını, yalnızca bu belirli belge türünün yasal gücünü ve eksiksizliğini sağlayan belirli bir grup olduğunu unutmayın.

Başarılı anlaşmalar ve istenen cevaplar!

Sıkça sorulan sorular ve cevapları

Bir iş teklifinin sonuna ne yazmak güzel olur?

Son aşamada manipülasyon olarak kabul edilebilecek kelime ve ifadeler kullanmayın ("karşılıklı olarak yararlı işbirliğini umuyoruz", "cevap için şimdiden teşekkürler", "cevap mektubunuzu bekleyeceğiz" vb.).

Mektubun sonuna "en iyi dilekler" veya "en iyi dilekler" ne yazılır?

Kesinlikle, "saygı ile" bir iş iletişim tarzına bağlı kalmanız gerekir.

Hızlı bir cevap isterlerse, genellikle bir mektubun sonuna ne yazarlar?

Bir iş mektubunda böyle bir şey yazmazlar.

E-posta imzanıza "Saygılar" veya "En iyi dileklerimle" yazmalı mısınız?

"İçtenlikle".

"Saygı ile" imza nasıl değiştirilir?

"Saygılarımla", "Saygılarımla."

Sunum mektubunuzu nasıl sonlandırabilirsiniz?

İlginiz için teşekkür ederiz.

"Bildirmek istiyorum" başka nasıl yazılır?

"Bildirmek", "Bildirmek", "Bildirmek", "İlan Etmek", "Haber vermek istiyorum".

"Raporumu kelimelerle bitireceğim" ifadesi doğru mu?

Resmi e-postaları yazmak için en yaygın olarak aşağıdaki ifadeler kullanılır:

1. Bir dosya eklemek istiyorsak, şunu belirtiriz:

Lütfenbulmakekli- Lütfen ekte kabul edin

Lütfen bulmak ekli benim devam et. – Lütfen ekte kabul edinÖzgeçmişim.

Lütfen bulmak ekli fotoğraflar itibaren en konferans. – Lütfen ekte kabul edin konferanstan fotoğraflar.

2. Bir e-postayı iletmek (yönlendirmek) istiyorsak, şu ifadeyi kullanırız:

ilettim ________ sana. - ________ sana yönlendirdim.

iletiyorum ________ sana. - Sana gönderiyorum _______.

ilettimBill'in size özgeçmişi. -BEN yeniden yönlendirildi Sana Özet Fatura.

iletiyorumJohn'un size e-postası. -yönlendirme SanaJohn'un e-postası.

3. Mektubun kopyasında birini işaretlemek istiyorsak, şu ifadeyi kullanırız:

- Bu e-postanın kopyasına (isim) işaretledim.

Bence` ve cc` D Ömer üzerinde Bugün nasılsın e-posta... - Ömer'i işaretledim bu e-postanın bir kopyasında.

* Ömer'i kopyaladık ileTutoiçindeendöngü... - Mektubun nüshasına Ömer'i haberdar etmek için işaretledik.

Lütfen beni döngüde tut. -Rica ederim, tutmak Ben v kurs.

4. Aşağıdaki ifade mektubu tamamlamaya yardımcı olacaktır:

Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. - Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen benimle iletişime geçin.

Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

İçtenlikle,

John –

Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen benimle iletişime geçin.

İçtenlikle,

John

5. Mektubu bitirmek için aşağıdaki ifadeleri kullanıyoruz:

Dört gözle beklemek + fiil + ing- sabırsızlıkla bekleyin)

E-postayı tamamlamak için aşağıdaki ifadeleri kullanırız:

TürSaygılarımızla (Saygılarımızla) - En iyi dileklerimle, saygılarımla

Ilık, hafif sıcakDilekler — En iyi dileklerimle

seninTamamen- Saygılarımla, saygılarımla.

İngilizce Şaka

Ucuz restoranda kahvaltı yapan kişi, tezgahta yanındaki adamla konuşmaya çalıştı.

"Korkunç yağmur büyüsü, sel gibi."

"Tufan mı?" Ses tonu kibar ama sorgulayıcıydı.

"Tufan-Nuh, Gemi, Ağrı Dağı."

Diğeri yarım dilim ekmek kopardı, başını salladı ve kalın bir sesle mırıldandı:

"Bugünün gazetesini okumadım."

Muhtemelen, herkes en az bir kez bir iş mektubu yazma ihtiyacıyla uğraşmak zorunda kaldı. Derlerken, istemeden hiç de kolay olmadığı sonucuna varıyorsunuz. İş mektupları yazmak için bilmeniz gereken birçok kural ve düzenleme vardır. Makale, bir belge hazırlama sürecini ayrıntılı olarak açıklar, iş mektubu örnekleri sunar, türlerini ve tasarımını tartışır.

Form

Hazır antetli kağıtlar sağlamlık katacak ve şirketin güvenilirliğini gösterecektir. Kuruluş hakkında aşağıdakiler gibi gerekli bilgileri içerirler:

• İsim.
• Adres.
• İletişim telefon numaraları.
• Alan.
• E-posta.
• Logo.
• Diğer iletişim bilgileri.

Formlar için katı kurallar yoktur. Bu nedenle, her kuruluş kendilerine hangi bilgileri koyacağına bağımsız olarak karar verir.

İş mektupları nasıl doğru yazılır? Eğitim

İş mektupları, kendi iç kurallarına ve gereksinimlerine uygun olarak belirli bir şekilde yazılır ve biçimlendirilir. Amaca bağlı olarak yazar, hesapladığı sonucu elde etmek için içeriği ayrıntılı olarak düşünür. Muhatabın mektubun konusu hakkında zaten hangi bilgileri bildiğini, neyden başlayacağını ve içinde neyin yeni olacağını açıkça anlamalıdır. Argümanlar, yazarın neyi takip ettiğine bağlıdır. Bir iş mektubu hazırlama süreci aşağıdaki aşamalara ayrılabilir:

• Sorunun incelenmesi.
• Taslak mektup yazmak.
• Onun onayı.
• İmzalıyorum.
• Kayıt.
• muhatabına gönderme.

İş mektuplarının yapısı

Bir mektup yazarken, onu bilgi ile doyurmak, yani gerekli tüm bilgileri oraya koymak gerekir. Basit veya karmaşık olabilir. Basit bir mektupta içerik, genellikle muhataptan bir yanıt gerektirmeyen bilgileri açık ve net bir şekilde görüntüler. Karmaşık birkaç bölüm, paragraf ve paragraftan oluşabilir. Her paragraf bilginin bir yönünü ortaya koymaktadır. Bu tür iş mektubu örnekleri genellikle bir giriş, ana ve son bölümden oluşur.

Aşağıda bir iş mektubu yazma örneği verilmiştir - bunun giriş kısmı.

Ana bölüm durumları, olayları tanımlar, analizlerini ve kanıtlarını sunar. Bu bölümde, şu veya bu şekilde hareket etmenin gerekli olduğuna ikna oluyorlar, konunun nasıl olduğunu kanıtlıyorlar ve farklı argümanlar vererek herhangi bir etkinliğe katılma ihtiyacı hakkında bilgi veriyorlar.

Sonuç, teklifler, talepler, hatırlatmalar, retler vb. şeklinde yapılan sonuçları içerir.

Bir iş mektubu yazma örneği - bunun son kısmı - aşağıda sunulmuştur. Burada ana bölümde belirtilen gereksinim özetlenmektedir.

Sağlanan tüm bilgiler optimum düzeyde tutarlı ve anlaşılır olmalıdır.

Her harf, merkeze hizalanmış bir itirazla başlar. Bu küçük kısım son derece önemlidir. Seçerken, yazar şunları dikkate almalıdır:

• Hedef konumu.
• İlişkinin doğası.
• Formalite.
• Görgü kuralları.

Mektubun sonunda kibar bir form bulunmalıdır. Örneğin: "... Daha fazla işbirliği yapmayı umuyorum (davet için teşekkürler) ...". Bu ifadelerden sonra yazarın imzası gelir.

stil

Tüm mektuplar resmi iş tarzında olmalıdır, bu da resmi iş ilişkileri için konuşma araçlarının kullanılması anlamına gelir. Böyle bir dilin özellikleri aşağıdaki koşullar altında oluşur:

• İş ilişkilerindeki ana katılımcılar, liderler ve yetkililer adına mektupların yazıldığı tüzel kişilerdir.
• Örgütlerdeki ilişkiler sıkı bir şekilde düzenlenir.
• İletişimin konusu şirketin faaliyetleridir.
• İdari belgelerin genellikle belirli bir muhatabı vardır.
• Çoğu zaman örgütün faaliyetleri sırasında aynı durumlarla karşılaşılır.

Bu hususta iş mektubunda yer alan bilgiler şu şekilde olmalıdır:

• Resmi, kişisel olmayan, iletişimde katılımcılar arasındaki mesafeyi vurgulayan.
• Adreslenebilir, belirli bir muhataba yönelik.
• Mektubu yazarken alakalı.
• Güvenilir ve tarafsız.
• Alıcıyı herhangi bir işlem yapmaya teşvik etmek için gerekçelendirilmiştir.
• Karar verme yeteneği için eksiksiz.

Gereksinimler

Bir iş mektubu aşağıdaki gereksinimleri karşılamalıdır:

• Konuşma her düzeyde standartlaştırılmıştır - sözlüksel, morfolojik ve sözdizimsel. Birçok kelime öbeği, terim ve formül içerir.
• Yazının tonu, duygusal ve ifade edici dil ifadeleri kullanılmadan, tarafsız, ölçülü ve katıdır.
• Metnin doğruluğu ve netliği, mantıksal hatalar olmadan, formülasyonların netliği ve düşünceliliği.
• Özlülük ve kısalık - ek anlam taşıyan ifadeler kullanmadan.
• Tekrar eden durumlar sonucunda oluşan dil formüllerinin kullanılması.
• Terimlerin, yani özel kavramları olan kelimelerin veya deyimlerin kullanımı.
• Sözcüksel (yani, kelimelerin bölümlerinden harflerin çıkarılmasıyla oluşturulan bileşik kısaltılmış kelimeler: OOO, GOST vb.) ve grafik (yani, kelimelerin kısaltılmış biçimde belirtilmesi: grn, zh) kısaltmaların kullanımı -d ve diğerleri).
• Genel ve araçsal durumlarda yapıların kullanımı.
• Sözel isimlerle eşdizimler ("desteklemek" yerine "desteklemek").
• Basit ortak cümleler kullanma.

Yukarıdaki iş mektubu örnekleri, tam sürüm (ana bölümle birlikte) aşağıda gösterilmiştir. Bilgi, resmi bir iş tarzının tüm gereksinimlerini karşılar.

İş mektubu türleri

Belirli bir konuda bir iş mektubu yazmak en iyisidir. Aynı anda birkaç sorunu çözmek gerekirse, birkaç farklı seçenek hazırlamanız önerilir.

İş mektupları içeriklerine göre şunlar olabilir:

• Eşlik eden. Bu tür mektuplar genellikle belgelerin nereye gönderileceğini bildirmek için gereklidir.
  (İş mektubu nasıl yazılır? Örnek bir ön yazı bu tür bir belge yazma ihtiyacı duyanlara yardımcı olacaktır.)

• Garanti. Herhangi bir vaadi veya koşulu onaylamak için yazılırlar. Örneğin işçilik ücretleri, kira, teslimat süreleri ve daha fazlası garanti altına alınabilir.
• müteşekkir. Özellikle son zamanlarda sıklıkla kullanılmaya başlanmıştır. Bu e-postalar iyi bir ortaklık tonu sergiliyor. Normal bir antetli kağıda veya güzel bir baskıya sahip renkli kağıda basılabilirler.
  (Bir iş mektubu nasıl yazılır? Bir şükran çeşidinin bir örneği, çözülmekte olan görevlere bağlı olarak ücretsiz bir biçimde derlenir. Bu durumda, mektup en kısa biçimde özünü ifade eder. Böyle bir örnek, süslemeli renkli kağıt üzerine yapılmış, onurlu bir yerde oda şirketinde duvara asılabilir.)

• bilgilendirici.
• öğretici.
• Tebrikler.
• reklam.

Mektuplar da var:

• İşbirliği teklifleri. Son zamanlarda oldukça yaygın, kuruluşlara gönderildiler, örneğin bu örnek gibi, genellikle reklam niteliğindedirler. Ticari mektup yazmak oldukça zordur, buna dikkat etmek ve hatta daha fazla ilgilenmek için birçok nüansı hesaba katmanız gerekir. Ancak aşağıdaki örneğe göre derlenirse, her türlü başarı şansına sahiptir.

• Davetiyeler. Onları çeşitli etkinliklere katılmaya davet ederler. Genellikle bir lidere veya bir yetkiliye yöneliktir, ancak tüm ekibe de hitap edebilirler.
• İstekler
• Bildirimler.
• İstekler ve diğerleri.

Bir mektuba cevap nasıl yazılır. Örnek

Cevap, talebi ilk harfte tekrarlayarak başlamalıdır. Daha sonra değerlendirmesinin sonuçları verilir ve onay veya reddetme nedeni ifade edilir. İş yanıt mektubu, beklenen bilgilere alternatif bir çözüm içerebilir. Genellikle aşağıdaki ilkeleri karşılar:

• İlk harfe ve içeriğine bir bağlantının varlığı.
• Özdeş dil anlamına gelir.
• Karşılaştırılabilir hacimler ve içeriğin yönleri.
• Belirli bir sıraya uygunluk.

kayıt

İş mektuplarında şirket antetli kağıtlarını kullanmanın yanı sıra tasarımlarında diğer incelikleri de göz önünde bulundurmanız gerekir. Bunlar; gereklilikler, kısaltmalar için kurallar, bir adresin yazılışı, başlık, metin uzunluğu, alan genişliği ve daha fazlasıdır.

Bir iş mektubu örnekleri, tüm incelikleri ve nüansları dikkate alarak onu oluşturmaya yardımcı olur. Hem acemi katipler hem de deneyimli işçiler tarafından kullanılırlar. Örnekleri kullanarak harfleri nasıl doğru yazacaklarını öğrenirler ve çok zaman kazanırlar.