Порядок учета подобных ценностей зависит от планируемого направления их использования. В данном случае возможны два варианта. Первый - купленные ценности будут использоваться в самом учреждении. В таком случае их отражают в составе нефинансовых активов учреждения по соответствующим аналитическим счетам счетов 0 101 00 000 «Основные средства» или 0 105 00 000 «Материальные запасы». Оплату расходов отражают по статьям 310 «Увеличение стоимости основных средств» или 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».
Второй - купленные ценности предназначены для последующего награждения (дарения). В таком случае их стоимость в составе нефинансовых активов учреждения не отражают. Ее единовременно включают в текущие расходы учреждения и учитывают по статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ. Аналогичного мнения придерживаются и независимые специалисты.
Мнение специалиста
Согласно «Инструкции », утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, учреждением ведется учет материальных ценностей:
- предназначенных для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций), либо для управленческих нужд учреждения на соответствующих счетах счета 10100 «Основные средства»;
- приобретенных (созданных) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, (или) для изготовления иных нефинансовых активов, а также готовой продукции, произведенной учреждением и приобретенных для продажи товаров, ведется на соответствующих счетах счета 10500 «Материальные запасы»;
- приобретаемых в целях награждения (дарения), в том числе, ценными подарками и сувенирами, осуществляется на забалансовом счете 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».
Как видим, определяющее значение для классификации материальных ценностей в целях организации бухгалтерского учета имеет не наименование актива, а его назначение и характер использования в учреждении.
Так, например, сувенирный фотоальбом, предназначенный:
- для награждения (дарения) - в составе ценностей наградного фонда, учитываемых на забалансовом счете 07 (п. 345 Инструкции № 157н);
- для использования в деятельности учреждения - в составе прочих материальных запасов (п. 118 Инструкции № 157н).
Таким образом, расходы на приобретение учреждением сувенирного фотоальбома, предназначенного для награждения (дарения), обоснованно могут быть отнесены на статью 290 «Прочие расходы» КОСГУ, а предназначенного для использования в деятельности учреждения - на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
А. Семенюк , Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, государственный советник РФ 3 класса
Переходящие награды, призы и кубки, учитываются на забалансовом счете 07 в условной оценке: один предмет, один рубль. Материальные ценности, приобретаемые для их последующего вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки и сувениры, учитывают по стоимости приобретения.
Пример
За счет приносящей доход деятельности учреждение приобретает подарочные папки, предназначенные для награждения партнеров организации. Учреждение ведет деятельность, не облагаемую НДС. Стоимость папок составляет 10 620 руб. (в том числе НДС - 1620 руб.).
Операции по приобретению и передаче папок будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):
Дебет 2 109 80 290 Кредит 2 302 91 730
- 10 620 руб. - отражены затраты на приобретение папок и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 2 302 91 830 Кредит 4 201 11 610
- 10 620 руб. - перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику подарочных папок;
Дебет 07
- 10 620 руб. - отражена стоимость подарочных папок увеличением забалансового счета 07;
Кредит 07
- 10 620 руб. - отражена передача подарочных папок уменьшением забалансового счета 07
Первый - купленные ценности будут использоваться в самом учреждении. В таком случае их отражают в составе нефинансовых активов учреждения по соответствующим аналитическим счетам счетов 0 101 00 000 «Основные средства» или 0 105 00 000 «Материальные запасы». Оплату расходов отражают по статьям 310 «Увеличение стоимости основных средств» или 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».
Второй - купленные ценности предназначены для последующего награждения (дарения). В таком случае их стоимость в составе нефинансовых активов учреждения не отражают. Ее единовременно включают в текущие расходы учреждения и учитывают по статье статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ. Аналогичного мнения придерживаются и независимые специалисты.
Мнение специалиста
Согласно «Инструкции...», утвержденной приказом от 01.12.2010 № 157н, учреждением ведется учет материальных ценностей:
– предназначенных для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций), либо для управленческих нужд учреждения на соответствующих счетах счета 10100 «Основные средства»;
– приобретенных (созданных) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, (или) для изготовления иных нефинансовых активов, а также готовой продукции, произведенной учреждением и приобретенных для продажи товаров, ведется на соответствующих счетах счета 10500 «Материальные запасы»;
– приобретаемых в целях награждения (дарения), в том числе, ценными подарками и сувенирами, осуществляется 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».
Как видим, определяющее значение для классификации материальных ценностей в целях организации бухгалтерского учета имеет не наименование актива, а его назначение и характер использования в учреждении.
Так, например, сувенирный фотоальбом, предназначенный:
– для награждения (дарения) - в составе ценностей наградного фонда, учитываемых на 07 (п. 345 Инструкции № 157н);
– для использования в деятельности учреждения - в составе прочих материальных запасов (п. 118 Инструкции № 157н).
Таким образом, расходы на приобретение учреждением сувенирного фотоальбома, предназначенного для награждения (дарения), обоснованно могут быть отнесены на статью 290 «Прочие расходы» КОСГУ, а предназначенного для использования в деятельности учреждения - на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
А. Семенюк , Эксперт службы Правового консалтинга государственный советник РФ 3 класса
Переходящие награды, призы и кубки, учитываются на забалансовом счете 07 в условной оценке: один предмет, один рубль. Материальные ценности, приобретаемые для их последующего вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки и сувениры, учитывают по стоимости приобретения.
Пример
За счет приносящей доход деятельности учреждение приобретает подарочные папки, предназначенные для награждения организации. Учреждение ведет деятельность, не облагаемую НДС. Стоимость папок составляет 10 620 руб. (в том числе НДС - 1620 руб.).
Операции по приобретению и передаче папок будут отражены в учете учреждения записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):
Дебет 2 109 80 290 Кредит 2 302 91 730
– 10 620 руб. - отражены затраты на приобретение папок и задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 2 302 91 830 Кредит 4 201 11 610
– 10 620 руб. - перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику подарочных папок;
Дебет 07
– 10 620 руб. - отражена стоимость подарочных папок увеличением забалансового счета 07;
Кредит 07
– 10 620 руб. - отражена передача подарочных папок уменьшением забалансового счета 07.
По материалам книги-справочника "Годовой отчет бюджетных и автономных учреждений "
под общ. редакицией В.Верещаки
Учет грамот, а также любой другой сувенирной продукции проводится двумя способами, в зависимости от назначения приобретения. Если приобретенные сувениры будут использоваться для внутренних нужд учреждения, то отображаться они должны как нефинансовые активные средства организации по предназначенным для этой цели графоаналитическим счетам счетов для главных средств или матзапасов. Оплату трат нужно заносить в статьи об увеличении цены главных средств или увеличении цены матзапасов.
Второй вариант предусматривает использование грамот для дарения. В этом случае их цена не отображается как финансовый актив банка. Она сразу же вписывается в графу как текущий расход и засчитывают по статье прочих расходов.Мнение независимых специалистов сводится к следующему: согласно инструкции организация должна вести учет матценностей, если они предназначаются для частого или регулярного применения, опираясь на право скоростного управления на период активной жизнедеятельности организации, которая выполняет какие-либо работы или оказывает услуги, или осуществляет государственные полномочия, или есть необходимость в управленческих процессах на предназначенных для этой цели счетах.
Параллельно нужно учитывать любые товары, которые были приобретены или созданы в период активной жизнедеятельности учреждения для производства нефинансовых активов, или производства готовой продукции, которую произвела организация для продажи товаров. Все эти активы учитываются как матзапасы. Для сувенирной продукции существует забалансовый счет о переходящих наградах, где и фиксируются все подарки, в том числе, грамоты.
Поэтому наиболее весомое значение для того, чтобы классифицировать матценности для организации бухучета, важно не наименование активного средства, а его назначения и способ, которым оно используется в организации. Поэтому грамота, предназначенная для дарения, записана как ценность из фонда наград, которые фиксируются на забалансовом счете. Если же она остается для учреждения, то считается материальным запасом.
Поэтому как матзапас грамота может быть зафиксирована по статье об увеличении цены матзапасов, а как предмет сувенирный, вполне попадает под юрисдикцию любой другой статьи. Если учет происходит на забалансовый счет, то оценка производится условно по 1 рублю за предмет. Любые ценности, которые приобретаются исключительно с целью дарения, должны быть зафиксированы по своей реальной стоимости. Если организация ведет деятельность, не учитываемую НДС, то это нужно указать в документальном акте.
Учет госпошлины зависит от цели ее выплаты. Закон предусматривает насколько видов таких операций. Давайте, разберем наиболее часто встречающиеся. В некоторых случаях закон...
Ни одно государственное учреждение не может обойтись без ГСМ. ГСМ – это аббревиатура, которая расшифровывается, как горюче-смазочные материалы. К категории этих веществ относятся...
В начале 2000 года у нас началась реформа всей бюджетной системы, задача которой, отделить государственный сектор управления от остальных бюджетных организаций. Реформа задела...
Бухгалтерские операции с денежными средствами являются разновидностью финансовых операций бюджетного учреждения. Кассовая дисциплина в этих случаях регулируется соответствующими...
"Бюджетный учет", 2010, N 3
Изготовление и реализация сувениров, изделий народных промыслов, фотографий, открыток, каталогов, видеофильмов - один из видов приносящей доход деятельности учреждений культуры. О порядке отражения операций по изготовлению (приобретению) и реализации сувенирной продукции в бухгалтерском и налоговом учете пойдет речь в данной статье.
Приобретение (изготовление)
При заключении договоров на приобретение или изготовление сувенирной продукции учреждениям необходимо руководствоваться Законом от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон N 94-ФЗ). Данный Закон регулирует отношения, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд.
Статьей 10 Закона N 94-ФЗ определены способы размещения заказа, которые могут осуществляться:
- путем проведения торгов в форме конкурса, аукциона, в том числе аукциона в электронной форме;
- без проведения торгов (запрос котировок, у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), на товарных биржах).
Решение о способе размещения заказа принимается заказчиком, уполномоченным органом в соответствии с положениями Закона N 94-ФЗ.
Положением п. 3 ст. 42 Закона N 94-ФЗ установлено, что заказчик вправе осуществлять размещение заказа путем запроса котировок на поставку одноименных товаров, выполнение одноименных работ, оказание одноименных услуг на сумму до 500 000 руб. в течение квартала.
Подпункт 14 п. 2 ст. 55 Закона N 94-ФЗ устанавливает, что размещение заказа у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) осуществляется бюджетным учреждением в случае, если поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд производятся на сумму, не превышающую установленного Центральным банком РФ предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке. В данный момент согласно Указанию Банка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У предельный размер расчетов наличными деньгами составляет 100 000 руб.
Данной статьей установлено, что заказчик вправе в течение квартала размещать заказы на поставки одноименных товаров, выполнение одноименных работ, оказание одноименных услуг на сумму, не превышающую указанного предельного размера расчетов наличными деньгами (то есть 100 000 руб.).
Согласно положениям Закона N 94-ФЗ учреждение может размещать заказы на поставки одноименных товаров, выполнение одноименных работ, оказание одноименных услуг путем запроса котировок и у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) в течение квартала на сумму, не превышающую 500 000 руб. (п. 3 ст. 42) и 100 000 руб. (пп. 14 п. 2 ст. 55) соответственно.
От того, как будет использоваться сувенирная продукция, зависит отражение в бюджетном учете операций по ее изготовлению (приобретению). Сувенирная продукция может быть передана безвозмездно (вручена, подарена) либо продана. Бюджетный учет сувенирной продукции осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 2008 г. N 148н (далее - Инструкция N 148н).
Приобретение для безвозмездной передачи
Операции по отражению в бюджетном учете расходов на приобретение сувенирной продукции в целях ее безвозмездной передачи (вручения, дарения без возврата на склад) должны отражаться следующими бухгалтерскими записями:
Дебет 0 302 18 830
"Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам"
Кредит 1 304 05 290, 2 201 01 610
"Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по прочим расходам",
- оплата изготовленной сувенирной продукции;
Дебет 1 401 01 290, 2 106 04 340
"Прочие расходы",
Кредит 0 302 18 730
"Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам"
- поступление сувенирной продукции.
Одновременно делается запись по увеличению забалансового счета 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".
В 1 - 17 разрядах счетов бюджетного учета проставляется код классификации расходов соответствующего бюджета по принятым бюджетным обязательствам.
Приобретение для продажи
Пунктом 50 Инструкции N 148н установлено, что учет материальных запасов в форме сырья, материалов и готовой продукции, предназначенных для использования в процессе деятельности учреждения, а также для продажи, осуществляется на счете 0 105 00 000 "Материальные запасы". А в п. 69 Инструкции N 148н есть прямое указание на то, что печатная сувенирная продукция, предназначенная для продажи, должна быть отражена на счете 0 105 06 000 "Прочие материальные запасы". Исходя из этого, можно сделать вывод, что и другая продукция, предназначенная для продажи, тоже может учитываться на данном счете. Записи в учете будут следующими:
Дебет 2 206 22 560
"Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение материальных запасов"
Кредит 2 201 01 610
"Выбытия денежных средств учреждения со счетов"
- перечислен аванс в соответствии с договором на приобретение сувенирной продукции;
Дебет 2 106 04 340
"Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)"
Кредит 2 302 22 730
"Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"
- отражены суммы затрат, связанных с поставкой сувенирной продукции;
Дебет 2 302 22 830
Кредит 2 206 22 660
"Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение материальных запасов"
- произведен зачет ранее перечисленного аванса;
Дебет 2 105 06 340
"Увеличение стоимости прочих материальных запасов"
Кредит 2 106 04 440
- принята к учету сувенирная продукция;
Дебет 2 302 22 830
"Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"
Кредит 2 201 01 610
"Выбытия денежных средств учреждения со счетов"
- произведен окончательный расчет с поставщиком за сувенирную продукцию.
Реализация сувениров Безвозмездная передача
Списание сувенирной продукции при безвозмездной передаче производится по акту с отражением по уменьшению забалансового счета 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".
Продажа сувениров
Бюджетные учреждения при осуществлении наличных денежных расчетов при реализации сувенирной продукции могут не применять ККТ, но только при условии выдачи покупателю соответствующих бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт").
Операции в бюджетном учете при продаже сувениров будут следующими:
Дебет 2 205 03 560
"Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг"
Кредит 2 401 01 130
- начислен доход от реализации сувенирной продукции;
Дебет 2 401 01 130
"Доходы от оказания платных услуг"
Кредит 2 303 04 730
"Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость"
- начислен НДС;
Дебет 2 201 01 510, 2 201 04 510
"Поступления денежных средств учреждения на счета", "Поступления в кассу"
Кредит 2 205 03 660
"Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг"
- поступила плата за реализованную сувенирную продукцию;
Дебет 2 303 04 830
"Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость"
Кредит 2 201 01 610
"Выбытия денежных средств учреждения со счетов"
- уплачен НДС;
Дебет 2 106 04 340
"Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)"
Кредит 2 105 06 440
"Уменьшение стоимости прочих материальных запасов"
- списана реализованная сувенирная продукция в размере затрат, направленных на ее приобретение;
Дебет 2 401 01 130
"Доходы от оказания платных услуг"
Кредит 2 106 04 440
"Уменьшение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)"
- уменьшение доходов на сумму произведенных затрат, связанных с приобретением сувенирной продукции;
Дебет 1 401 01 130
"Доходы от оказания платных услуг"
Кредит 2 303 03 730
"Увеличение кредиторской задолженности по налогу на прибыль организаций"
- начислен налог на прибыль с доходов от реализации;
Дебет 2 303 03 830
"Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на прибыль организаций"
Кредит 2 201 01 610
"Выбытия денежных средств учреждения со счетов"
- перечислен налог на прибыль.
Налоговый учет НДС
Операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации, в том числе реализация предметов залога и передача товаров (результатов выполненных работ, оказание услуг) по соглашению о предоставлении отступного или новации, а также передача имущественных прав признаются объектом налогообложения (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Также облагается НДС безвозмездная передача права собственности на товары. При этом согласно п. 2 ст. 154 Налогового кодекса налоговую базу по НДС при безвозмездной передаче следует определять исходя из рыночных цен.
Рыночная цена оказанных услуг определяется с учетом положений ст. 40 исходя из цен, сложившихся на рынке однородных услуг в сопоставимых экономических условиях.
НДС при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг), имущественных прав должен быть начислен к уплате в бюджет в момент такой передачи (п. 1 ст. 167 НК РФ). Дата передачи определяется на основании соответствующих первичных документов. При безвозмездной передаче имущества передающая сторона обязана выставить приобретателю счет-фактуру. Счет-фактура, выставленный при безвозмездной передаче сувенирной продукции, не регистрируется получающей стороной в книге покупок, и указанная в ней сумма НДС вычету не подлежит на основании п. 11 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914.
Бюджетное учреждение при реализации сувенирной продукции обязано исчислять и уплачивать НДС в общеустановленном порядке по ставке 18 процентов.
В соответствии с п. 2 ст. 171 Налогового кодекса суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров для осуществления операций, признаваемых объектом обложения НДС, подлежат вычетам. Кроме того, суммы НДС, уплаченные учреждением при приобретении товаров (сувенирной продукции), переданных безвозмездно, принимаются к вычету в общеустановленном порядке. При этом у учреждения должны быть правильно оформленные счета-фактуры на приобретенные рекламные сувениры.
Налог на прибыль
Выручка от продажи сувенирной продукции признается доходом от реализации товаров (п. 1 ст. 249 НК РФ).
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом расходами признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
При реализации покупных товаров налогоплательщик вправе уменьшить доходы от таких операций на стоимость приобретения данных товаров, определяемую в соответствии с принятой организацией учетной политикой для целей налогообложения (пп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ).
В соответствии с п. 2 ст. 268 Налогового кодекса, если цена приобретения покупных товаров с учетом расходов, связанных с их реализацией, превышает выручку от их реализации, разница между этими величинами признается убытком, учитываемым в целях налогообложения прибыли. При этом выручка от реализации таких товаров учитывается в составе доходов от реализации с учетом положений ст. 249, а расходы, включающие цену приобретения покупных товаров, и расходы, связанные с их реализацией, относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, с учетом особенностей, изложенных в ст. ст. 268 и 320 (Письмо Минфина России от 18 сентября 2009 г. N 03-03-06/1/590).
Расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и затрат, связанных с этой передачей, не учитываются при определении базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).
ЕНВД
В соответствии со ст. 346.26 Налогового кодекса система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности устанавливается Кодексом, вводится в действие нормативно-правовыми актами представительных органов муниципальных районов, городских округов, законами городов федерального значения Москвы и Санкт-Петербурга и применяется наряду с общей системой и иными режимами налогообложения, предусмотренными законодательством о налогах и сборах.
Согласно п. 2 ст. 346.26 Налогового кодекса система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход может применяться по решениям представительных органов муниципальных районов, городских округов, законодательных (представительных) органов государственной власти городов федерального значения Москвы и Санкт-Петербурга в отношении видов предпринимательской деятельности.
В соответствии с указанной статьей на уплату единого налога на вмененный доход может переводиться предпринимательская деятельность в сфере розничной торговли.
К розничной торговле в целях применения системы налогообложения в виде ЕНВД относится предпринимательская деятельность, связанная с торговлей товарами как за наличный, так и за безналичный расчет по договорам розничной купли-продажи физическим и юридическим лицам для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.
Следовательно, при розничной торговле сувенирной продукцией бюджетные учреждения могут применять налоговый режим в виде ЕНВД.
Розничная торговля сувенирами, как правило, проводится через объекты стационарной торговой сети, не имеющие торговых залов, а также объекты нестационарной торговой сети (в киосках, палатках, ларьках) (пп. 7 п. 2 ст. 346.26, ст. 346.27 НК РФ). Кроме того, среднесписочная численность работников за год не должна превышать 100 человек (п. 2.2 ст. 346.26 НК РФ).
А.А.Комлева
Редактор-эксперт
журнала "Бюджетный учет"
Акт на списание подарков является неотъемлемой частью документов каждой организации, которая производила выдачу подарков своим сотрудникам либо другим физическим лицам. А она имеет право это делать согласно 191 статье Трудового кодекса.
ФАЙЛЫ
Комиссия
Перед составлением акта на списание собирается специальная комиссия. Они должна состоять не менее чем из трех человек. Избирается председатель этой комиссии. Каждый из членов собранной группы должен быть уведомлен о том, что сообщение ложных сведений в официальных бумагах карается по закону.
Все члены комиссии проверяют соответствие указанных в бумаге данных с реальным положением дел. Своими подписями в документации они свидетельствуют о найденном полном совпадении. Если один из членов комиссии имеет особое мнение по поводу представленных цифр, то он все равно подписывается, но оформляет свою позицию в виде приписки или приложения к акту.
Иногда создание комиссии прописывается в приказе руководителя о проведении праздничных мероприятий в организации.
Сопутствующие документы
Помимо акта на списание подарков, руководителю либо другому организующему праздник лицу необходимо составить и представить на подпись:
- Приказ руководителя.
- Программу проведения мероприятия.
- Список участников торжественного обеда либо ужина (если таковой предвидится).
- Смету расходов на проведение. Она в первую очередь передается в бухгалтерию компании.
- Ведомости выдачи подарков. Главная часть в ней – таблица со списком одаряемых и их подписей. Ведомость является основанием для составления акта на списание подарков.
Только после юридически грамотного оформления этой документации можно приступать к формированию акта.
Обязателен ли учет
Во многих организациях ситуация с выдачей презентов пущена на самотек. Бухгалтерам это кажется несерьезным. Однако они меняют свое мнение при проведении проверок контролирующих органов. Ведь любая хозяйственная деятельность должна быть соответствующим образом задокументирована, и дарение является одним из видов хозяйственной деятельности компании.
Составные части
Акт на списание подарков не имеет установленного унифицированного образца. В соответствии с существующей законодательной базой он составляется в свободной форме. Главное, чтобы она была прописана в учетной политике организации и соответствовала принятым нормам. Все они прописаны в 9 статье закона о бухучете.
В предлагаемых для скачивания бланке и образце документа присутствуют следующие части:
- Шапка. Она включает в себя: реквизиты компании в верхней части (в идеале акт печатается на бланке организации), наименование документа, его номер, дату подписания и город.
- Перечисление состава комиссии. Она должна насчитывать не менее пяти лиц, поставивших на бумаге свои подписи. Достаточно будет фамилии, инициалов и должности (если в состав комиссии входят сотрудники).
- Таблица с описанием подарков, их стоимости и тех, кому они были вручены.
- Повод для преподнесения презентов. В прилагаемом примере это Новый год.
- Сколько единиц выдано и на какую сумму.
- Упоминание о возможности списания перечисленных ценностей с учета.
- Подписи членов комиссии. По возможности – печать организации.
Стоит отметить, что акт на списание не будет иметь юридической силы без ведомости выдачи с подписями одаряемых.
Обязательно ли составлять договор
Договор дарения обязательно заключать в письменной форме с постановкой всех подписей и печатей, если цена презента (подарочного сертификата либо просто вручаемых денежных средств) превышает 3 тыс. рублей.
Если стоимость сувенирной продукции, цветов, парфюмерной продукции и прочего составляет менее 3 тыс. рублей на человека, то договор может составляться и в устной форме. Но остальная документация остается обязательным условием для возможности законного списания.
НДФЛ
Этот вид налога начисляется на сумму выданного подарка только в случае, если общая стоимость поощрений (либо стоимость одного выданного) превышает 4 тыс. рублей. Причем может быть выдано несколько презентов в разное время года.
Если ценный подарок (стоимостью более 3 тыс. рублей) выражается в денежной форме, то НДФЛ на него должен перечисляться в тот же день, когда он поступит на лицевой банковский счет (либо в руки) получателя.
Если же сотрудник получил ценный презент в виде какой-либо вещи, то вычитается НДФЛ в ближайший день выдачи денежных средств одариваемого. Это могут быть премия, аванс, основная часть заработной платы либо иная выплата.
Материальная помощь
Если подарки предназначаются для сотрудников организации, то их стоимость совмещают с выплачиваемой материальной помощью за весь год. Если общая стоимость выданных презентов и материальной помощи сотрудникам превышает 4 тыс. рублей, то компании придется начислять НДФЛ на стоимость свыше указанной.
Приз – отличия
В понятие «подарок» входит вся группа предметов, которые вручаются по случаю, к определенной дате. Например, 8 марта, 23 февраля, Новый год, день рождения работника. Понятие «приз» встречается в основном в учреждениях культуры, компаниях, которые работают в сфере организации культурно-массовых мероприятий. И вручение приза происходит за победу в каком-либо конкурсе. Его вручают за определенные заслуги. Так что в документации гораздо чаще фигурируют «подарки». Причем их официально подразделяют на ценные и неценные. Они отличаются рубежом стоимости в 3 тысяч рублей.
Порядок документального оформления
У каждой организации может быть свой подход к основному алгоритму дарения материальных ценностей и их списания. Главное, чтобы он:
- Учитывал требования налогового законодательства.
- Учитывал нормы гражданского законодательства.
- Учитывался бухгалтерией на забалансовом счете 07.
- Был учтен при уплате организацией положенных страховых взносов в пенсионный фонд.
- Был отражен в учетной политике компании.
Но без акта на списание подарков ни при каких обстоятельствах не обойтись.