То, что при увольнении работника за неизрасходованные дни отпуска ему полагается денежная компенсация, известно, наверное, каждому бухгалтеру. А можно ли выплатить компенсацию работающему сотруднику, который не отгулял все положенные за год дни отпуска? предоставляет такую возможность, но в строго ограниченных случаях. Кроме того, для вас как для работодателя замена отпуска компенсацией работающему сотруднику является правом, а не обязанностью. То есть вы при желании можете и отказать работнику в выплате денег вместо отпуска. А если вы все же согласны на такую замену, читайте в статье подробности о том, как правильно ее оформить.
Примечание. Замена отпуска денежной компенсацией - это право работодателя, а не его обязанность.
Кому нельзя заменять отпуск денежной компенсацией
Работник просит вас заменить отпуск денежной компенсацией. И прежде чем удовлетворить его просьбу, вам следует убедиться, не относится ли работник к числу лиц, которым вы не можете заменить отпуск деньгами. Перечень таких лиц предусмотрен частью 3 статьи 126 НК РФ. К ним относятся:
Беременные женщины;
Работники в возрасте до 18 лет;
Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (см. также письмо Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234);
Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Здесь, правда, есть исключение.
Так, заменить денежной компенсацией вы можете часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска чернобыльцам, превышающую его минимальную продолжительность - 7 календарных дней (ч. 2 и 4 ).
Соответственно если ваш работник не подпадает ни под одну из указанных категорий лиц, то вы можете заменить ему отпуск денежной компенсацией.
Сколько дней отпуска можно заменить
Предельное количество дней отпуска, которое можно заменить компенсацией, законодательно не установлено. Однако весь отпуск работника заменить денежной компенсацией вы тоже не вправе.
Положения части 1 статьи 126 ТК РФ разрешают выплатить компенсацию только за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.
Следовательно, ваши работники могут рассчитывать на замену, только если вы предоставляете им удлиненный основной или дополнительный отпуск (ст. 115 и 116 ТК РФ). В таблице на с. 28 мы привели категории работников, которым по закону положены удлиненные основные и дополнительные отпуска.
Перечень работников, которым в обязательном порядке предоставляется удлиненный основной или дополнительный отпуск
Основание предоставления отпуска | Минимальная продолжительность отпуска |
|
Удлиненный основной отпуск |
||
Работники моложе 18 лет | ст. 267 ТК РФ | 31 календарный день |
Работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) | ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 N 181-ФЗ | 30 календарных дней |
Дополнительный отпуск |
||
Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда | ст. 117 ТК РФ | 7 календарных дней |
Работники с особым характером работы | ст. 118 ТК РФ | Срок определяется постановлениями Правительства РФ |
Работники с ненормированным рабочим днем | ст. 119 ТК РФ | 3 календарных дня |
Работники, работающие в районах Крайнего Севера (в том числе по совместительству) | ст. 321 ТК РФ | 24 календарных дня (16 календарных дней - для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера) |
Работники, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне | П. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ | 14 календарных дней |
Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС | П. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 N 1244-1 | 14 календарных дней |
Но даже если ваши работники под указанный перечень не подпадают, вы можете установить для них дополнительный отпуск самостоятельно (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). В этом случае обязательно пропишите в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте порядок и условия предоставления такого отпуска.
Примечание. Работодатель вправе по своему решению предоставить работникам дополнительные отпуска.
Если же в одном рабочем году работник не отгулял часть отпуска из 28 календарных дней и перенес их на следующий год, он не сможет заменить эти дни компенсацией. Денежной замене подлежат только отпускные дни, превышающие 28 календарных дней основного отпуска каждого года.
Пример 1. М.Е. Соболев трудится в ООО "АвтоЛомбард" с 14 мая 2012 года. Согласно трудовому договору он имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год. В первый рабочий год (с 14.05.2012 по 13.05.2013) он использовал 21 календарный день отпуска. Во второй рабочий год (с 14.05.2013 по 13.05.2014) - 26 календарных дней. За два рабочих года из 56 календарных дней (28 календ. дн. + 28 календ. дн.) он использовал только 47 дней. Неиспользованными остались 9 календарных дней. Можно ли ему заменить эти неиспользованные дни денежной компенсацией? Нет, в данном случае работник не имеет права на замену части отпуска денежной компенсацией. Так как продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска составляет только 28 календарных дней. А замене подлежат исключительно дни, превышающие указанный предел за каждый год работы.
Как оформить замену отпуска денежной компенсацией
Для замены части отпуска денежной компенсацией вам необходимо:
Получить от работника заявление с соответствующей просьбой;
Издать приказ;
Внести запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;
Внести информацию о замене отпуска в график отпусков.
Рассмотрим указанные шаги более детально.
Шаг 1. Заявление работника. Замена отпуска денежной компенсацией производится по желанию работника, которое он отражает в своем заявлении. Писать его следует на имя руководителя компании (индивидуального предпринимателя). Законодательством форма такого заявления не установлена, поэтому составить его работник может в произвольном виде.
Шаг 2. Приказ работодателя. Если вы согласны на замену части отпуска работника денежной компенсацией, необходимо издать соответствующий приказ.
Унифицированной формы такого приказа также нет. Поэтому составьте его в произвольной форме. Укажите в нем ФИО и должность работника, количество дней расчетного периода и отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией. Также отразите основание издания данного приказа - реквизиты заявления работника.
Шаг 3. Личная карточка работника. После оформления приказа информацию о замене части оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нужно отразить в личной карточке работника. Эти сведения отражаются в разделе VIII "Отпуск".
Шаг 4. График отпусков. Также вам следует отразить сведения о замене части отпуска денежной компенсацией в графике отпусков. Для этого сделайте запись в графе 10 "Примечание". Обязательно укажите количество дней отпуска, подлежащих замене, и реквизиты приказа. Запись в графе 10 графика отпусков может быть следующей: "Часть дополнительного оплачиваемого отпуска в количестве 4 (четырех) календарных дней заменена денежной компенсацией на основании приказа от 29.07.2014 N 136-лс".
Как рассчитать компенсацию
Для определения суммы денежной компенсации, подлежащей выплате работнику, вам нужно средний дневной заработок умножить на количество заменяемых компенсацией дней.
Примечание. Размер денежной компенсации, выплачиваемой взамен отпуска, рассчитывается исходя из среднего дневного заработка сотрудника.
Средний дневной заработок в этом случае рассчитывается по правилам подсчета отпускных. Они установлены статьей и пунктом 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).
Так, если расчетный период сотрудник отработал полностью, вам следует фактическую сумму заработной платы работника за этот расчетный период разделить на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или в нем были исключаемые периоды, то средний дневной заработок рассчитывается следующим образом. Сначала определите количество календарных дней в полностью отработанных календарных месяцах:
КДМП = КМП х 29,3,
где КДМП - количество календарных дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода;
КМП - количество полностью отработанных месяцев;
29,3 - среднемесячное число календарных дней.
КДМН = 29,3: ККДМН х КОД,
где КДМН - количество календарных дней в месяце, который отработан не полностью;
ККДМН - количество календарных дней месяца, который отработан не полностью;
КОД - количество отработанных календарных дней в данном месяце.
Если не полностью отработанных месяцев несколько, то количество календарных дней надо определить по каждому из них. А потом сложить результаты.
Затем вычислите общее количество календарных дней, учитываемых при определении среднего заработка:
ККД = КДМП + КДМН,
где ККД - количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка.
И наконец, определите сумму среднего дневного заработка:
СЗ = СВ: ККД,
где СЗ - средний дневной заработок;
СВ - сумма выплат, начисленных работнику в расчетном периоде.
Пример 2. Сотруднице ООО "АвтоЛомбард" О.В. Симоновой согласно трудовому договору полагается дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней. Она обратилась к работодателю с заявлением о замене этой части отпуска денежной компенсацией. Расчетный период - с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года. С 1 по 28 апреля 2014 года О.В. Симонова была в очередном отпуске 28 календарных дней. А в январе 2014 года сотрудница болела 10 дней. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.
За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу сотрудницы составили 420 500 руб., из них отпускные - 29 800 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности - 9200 руб. Рассчитаем сумму компенсации, которая положена сотруднице.
Сначала определим количество календарных дней в полностью отработанных месяцах. Оно составляет 234 дн. (8 мес. х 29,3 дн.). Теперь вычислим количество дней в месяцах, отработанных не полностью. За январь 2014 года оно равно 19,85 дн. (29,3 дн. : 31 дн. х 21 дн.), за апрель 2014 года - 1,95 дн. (29,3 дн. : 30 дн. х 2 дн.). Общее количество дней в месяцах, отработанных не полностью, составило 21,8 дн. (19,85 дн. + 1,95 дн.).
Количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка, равно 255,8 дн. (234 дн. + 21,8 дн.). В учитываемые выплаты не входит средний заработок, сохраняемый во время отпуска, и пособие по временной нетрудоспособности. Поэтому отпускные нужно рассчитывать исходя из 381 500 руб. (420 500 руб. - 29 800 руб. - 9200 руб.). Средний дневной заработок для расчета компенсации составит 1491,4 руб. (381 500 руб. : 255,8 дн.). Сумма компенсации, подлежащая выплате О.В. Симоновой, составит 5965,6 руб. (1264,04 руб. х 4 дн.).
Заметим, что трудовым законодательством не определен срок, в который вы должны выплатить работнику компенсацию взамен отпуска. Но мы рекомендуем сделать это в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.
Примечание. Часто задаваемые вопросы
Можно ли заменить денежной компенсацией учебный отпуск?
Нет. Трудовое законодательство разрешает заменить денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 126 и 127 ТК РФ). А учебный отпуск вашего работника не имеет отношения к ежегодным оплачиваемым отпускам. Он считается дополнительным целевым отпуском, связанным с обучением (ст. 173-176 ТК РФ).
Что нам будет, если мы заменим деньгами отпуск сотрудника, не превышающий 28 календарных дней?
В таком случае вас могут привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Руководителю компании грозит штраф в размере от 1000 до 5000 руб. За повторное нарушение его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет. А на организацию могут наложить штраф в сумме от 30 000 до 50 000 руб., на предпринимателя - от 1000 до 5000 руб. Вместо штрафа организации и коммерсанту может грозить приостановление деятельности на срок до 90 суток. Правда, это нарушение может быть выявлено, только если трудовая инспекция придет к вам с проверкой.
Какие налоги и взносы следует начислить на выплаченную компенсацию
По общему правилу компенсация, выплачиваемая взамен отпуска, является доходом работника. В перечне выплат, не облагаемых НДФЛ, она не поименована (ст. 217 НК РФ). Соответственно с ее суммы вам необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Об этом - письмо ФНС России от 13.03.2006 N 04-1-03/133. Заплатить НДФЛ в бюджет следует в день получения в банке денег на выплату компенсации или в день ее перечисления на счет работника в банке.
Также сумма выплаченной работнику компенсации облагается взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС. Это прямо предусмотрено подпунктом "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и абзацем 13 подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ. Подтверждают такой вывод и контролирующие органы (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такое превышение возможно, если сотруднику положен дополнительный или удлиненный отпуск.
В частности, на удлиненный отпуск имеют право сотрудники образовательных организаций дошкольного, начального, общего и среднего образования.
Таким образом, Вы можете выплатить компенсацию сотруднице только за дни неиспользованного отпуска, превышающие 28 «обязательных» дней.
Пример
В 2014 году организации А.С. Глебова имеет право на:
Основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней;
Дополнительный отпуск за продолжительностью 3 календарных дня.
Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Глебовой в 2014 году 31 календарный день (28 дн. + 3 дн.). В 2014 году она может с согласия администрации заменить компенсацией часть отпуска продолжительностью 3 календарных дня.
Два способа замены отпуска компенсацией
Первый способ. Оформите сотрудника. При увольнении сотруднику, не использовавшему свое право на отпуск, положена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ, п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 г. № 169). При расчете компенсации, связанной с увольнением сотрудника, учитывайте все его основные и дополнительные неиспользованные отпуска за все время работы в организации (ст. 127 ТК РФ). Право сотрудника на получение компенсации не зависит от причины его увольнения. Кроме того, не имеет значения, будет ли сотрудник через какое-то время снова принят на работу в ту же организацию.
Поэтому для выплаты компенсации можно сначала уволить сотрудника, а затем принять его на работу снова (например, через неделю). Ни Трудовой кодекс РФ, ни Налоговый кодекс РФ не требуют давать какие-либо объяснения в таком случае. Кадровые решения организации - это ее внутреннее дело. Однако в случае необходимости объяснить причину таких действий можно так: не удалось вместо уволенного сотрудника взять на работу другого или сотрудник передумал и решил вернуться.
Второй способ. Отправляйте сотрудника в отпуск на выходные до тех пор, пока он не отгуляет неиспользованные дни отпуска. В число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются только нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ). Таким образом, периоды, которые приходятся на выходные дни, входят в число календарных дней и оплачиваются. В том числе и в случае, когда сотрудник просит отпуск на два календарных дня - субботу и воскресенье. Трудовое законодательство поступать подобным образом не запрещает. Единственное ограничение: хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 дней. Оставшиеся дни сотрудник может использовать как угодно. Если администрация организации не возражает, то каждую неделю он вправе использовать всего лишь несколько дней отпуска из оставшейся половины. Такой порядок разделения ежегодного отпуска на части предусмотрен в статье 125 Трудового кодекса РФ.
У этого способа есть еще один вариант. Если сотрудник идет в отпуск на неделю или на две и при этом не планирует использовать весь отпуск целиком или у него накопились отпуска за прошлые годы, ему выгоднее указать в заявлении, что он берет отпуск не с понедельника по воскресенье, а с субботы одной недели по воскресенье другой. Например, сотрудник планирует взять отпуск сроком на две недели, с 6 по 19 февраля 2014 года. Тогда в заявлении ему лучше указать: «Прошу предоставить мне очередной ежегодный оплачиваемый отпуск на период с 4 по 19 февраля продолжительностью 16 календарных дней». В этом случае сотрудник получит больше отпускных.
При этом нужно помнить о том, что организация обязана ежегодно предоставлять отпуск сотрудникам (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). На следующий год отпуск можно перенести только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Не предоставлять отпуск более двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).
Есть вопрос
Можно ли выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск, если первый основной оплачиваемый отпуск еще не предоставлен или предоставлен частично. Дополнительный отпуск положен за работу на условиях ненормированного рабочего дня.
Да, можно.
Первый ежегодный оплачиваемый отпуск организация вправе предоставить сотруднику авансом (даже если он не отработал положенный срок - шесть месяцев) (ст. 122 ТК РФ). При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ). При этом Трудовой кодекс РФ не ставит возможность предоставления дополнительного отпуска в зависимость от того, отгулял сотрудник основной отпуск или нет.
Сотрудникам с ненормированным рабочим днем в обязательном порядке (по законодательству) предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116, 119 ТК РФ). Право на получение дополнительных дней отдыха возникает у сотрудника вместе с правом на получение основного оплачиваемого отпуска (п. 14 Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 г. № 169).
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению сотрудника может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). При этом такая замена — это право, а не обязанность организации. В рассматриваемой ситуации эта часть фактически равна продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день. Данную сумму организация вправе выплатить сотруднику в текущем рабочем году, в том числе еще до представления первого основного оплачиваемого отпуска.
Запрет на компенсацию
Нельзя заменить отпуск денежной компенсацией следующим категориям сотрудников:
- беременным женщинам - в части основного и любых видов дополнительных отпусков;
- сотрудникам в возрасте до 18 лет - в части основного и любых видов дополнительных отпусков;
- сотрудникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда, - в части дополнительного отпуска минимальной продолжительностью семь календарных дней за работу в указанных условиях. Однако если дополнительный отпуск за вредные или опасные условия труда превышает минимальную продолжительность, то есть составляет восемь календарных дней и более, то дни превышения могут быть заменены денежной компенсацией. При этом порядок, размеры и условия такой замены должны быть установлены в соответствующих отраслевых или межотраслевых соглашениях или в коллективном договоре;
- сотрудникам таможенных органов;
- сотрудникам органов наркоконтроля;
- сотрудникам органов внутренних дел;
- сотрудникам других госорганов, если это прямо установлено законодательством (приказами соответствующих госорганов).
Документальное оформление
Если сотрудник решил заменить часть отпуска денежной компенсацией, он должен написать заявление (ст. 126 ТК РФ).
Внимание!
Основной отпуск работающему сотруднику нельзя компенсировать деньгами, даже если он этого хочет.
Решение о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением сотрудника, принимает администрация организации. Такую компенсацию организация выплатить вправе, но не обязана (письмо Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10).
Когда можно заменить неиспользованный отпуск компенсацией? В какой последовательности следует предоставлять работнику не использованные им ежегодные отпуска? Может ли работник настаивать на выплате ему компенсации за неиспользованный отпуск при условии, что он продолжает работать в организации? В каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Надо ли удерживать с суммы компенсации за неиспользованный отпуск НДФЛ и начислять на нее страховые взносы?Заявление о замене отпуска денежной компенсацией может выглядеть так:
Директору «Альфы»
А.В. Львову
от кассира
А.В. ДежневойЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу заменить мне часть отпуска (три календарных дня), превышающую 28 календарных дней, денежной компенсацией.
Дежнева /А.В. Дежнева/
О предоставлении отпуска
По правилам ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Аналогичное положение содержится в ст. 3 Конвенции МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которая была ратифицирована Российской Федерацией Федеральным законом от 01.07.2010 № 139-ФЗ и вступила в силу 6 сентября 2011 года.
Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
В исключительных случаях с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий рабочий год, если отпуск не был использован им в текущем году (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Согласно ч. 4 ст. 124 ТК РФ непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено. Работодатель обязан учесть неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при составлении графика отпусков. При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодатель должен предоставлять работнику отпуск без его заявления, так как отпуск предоставляется на основании графика отпусков, а не на основании заявления работника.
К сведению
Работник подает заявление, касающееся отпуска, когда у него есть право:
- на досрочное предоставление отпуска;
- на выбор времени отпуска;
- на продление или перенос отпуска (например, в случае болезни).
В Письме от 08.06.2007 № 1921-6 Роструд уточнил, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. В течение календарного года работник может использовать несколько отпусков. Этот решается по соглашению между работником и работодателем или на основании графика отпусков. Если сотрудник не использует все отпуска за предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за неиспользованные отпуска при увольнении.
Если по каким-либо причинам работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды, за ними сохраняется право на использование всех полагающихся им ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 114, 122, 124 ТК РФ).
На практике нередко встречается ситуация, когда работник сознательно не уходит в очередной отпуск, а затем требует выплатить ему денежную компенсацию. Такое требование необоснованно (при условии, что работник продолжает работать в организации), и работодатель не вправе выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск.
Может ли работник настаивать на выплате компенсации за неиспользованный отпуск при его переводе из головной организации в филиал? В данном случае также отсутствуют основания для выплаты компенсации. Дело в том, что не является юридическим лицом, следовательно, у сотрудника остается прежний работодатель – головная организация.
Нужно помнить, что нарушение законодательства о труде
и об охране труда влечет наложение административного штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.;
- на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
В какой последовательности следует предоставлять работнику не использованные им ежегодные отпуска? Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Например, работник был принят на работу в организацию 10 января 2013 года. В силу различных причин ему не предоставлялись ежегодные отпуска до 2016 года. По графику с 1 июля работнику предоставляется 14 дней ежегодного оплачиваемого отпуска за рабочий период с 10 января 2016 года по 9 января 2017 года. По заявлению работника к этому отпуску присоединяется ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней за рабочий период с 10.01.2015 по 09.01.2016. Затем в сентябре работник планирует использовать очередной отпуск за рабочий период с 10.01.2013 по 09.01.2014.
К сведению
В отличие от календарного года, рабочий год исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169, действуют в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ (Письмо Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1)).
О замене неиспользованного отпуска компенсацией
Следует отметить, что 28 календарных дней – это минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска, который работодатель в соответствии с ТК РФ обязан предоставлять работнику для отдыха в течение каждого года работы (ст. 115 ТК РФ). Претендовать на компенсацию части отпуска может только тот работник, у которого каждый ежегодный отпуск в отдельности превышает 28 календарных дней (работник имеет право на удлиненный основной отпуск и (или) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска).
Как известно, помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска ст. 116 ТК РФ предусмотрено предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков отдельным категориям работников, а именно работникам:
- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- имеющим особый характер работы;
- с ненормированным рабочим днем;
- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Кроме того, допускается предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, а также при самостоятельном работодателем дополнительных оплачиваемых отпусков с определением порядка и условий их предоставления в коллективном договоре либо ином локальном нормативном акте.
К сведению
Частью 2 ст. 116 ТК РФ предусмотрено право работодателя с учетом своих производственных и возможностей самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не определено ТК РФ и другими федеральными законами. Порядок и условия предоставления таких отпусков предусматриваются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
В случаях, не связанных с увольнением работника, по его письменному заявлению часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).
В период работы замена отпуска денежной компенсацией возможна только в той его части, которая превышает 28 календарных дней.
Часть 2 ст. 126 ТК РФ содержит уточнение, согласно которому при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
К сведению
Формулировка «может быть заменена» в ст. 126 ТК РФ подразумевает, что выплата денежной компенсации при продолжении трудовых отношений является правом, а не обязанностью работодателя (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Следовательно, работодатель вправе отказать в удовлетворении просьбы работника о выплате ему компенсации и настаивать на фактическом использовании всего отпуска.
В каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Положения о замене денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не распространяются:
- на беременных женщин;
- на работников в возрасте до 18 лет;
- на работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях.
По общему правилу замена отпуска компенсацией для названных категорий работников возможна при увольнении (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).
Обратите внимание
Статьей 117 ТК РФ предусмотрено, что на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективных договоров, а также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает минимальную продолжительность данного отпуска, установленную ч. 2 этой статьи, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в порядке, в размерах и на условиях, которые предусмотрены отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами.
Организация не вправе выплатить компенсацию, не связанную с увольнением, за неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск сотруднику, который ранее пострадал вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. В Решении от 30.07.2007 № ГКПИ07-615 Верховный суд указал, что дополнительные дни отдыха для таких работников являются мерой социальной поддержки и предоставляются ежегодно. Они не связаны с выполнением трудовых обязанностей и предоставляются независимо от того, содержатся ли соответствующие положения в трудовом договоре.
Минтруд в Письме от 26.03.2014 № 13-7/В-234 также отметил, что компенсация за неиспользованный дополнительный оплачиваемый отпуск в такой ситуации не предусмотрена.
Следует помнить, что компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается независимо от основания для увольнения. В случае, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам (Письмо Роструда от 18.12.2008 № 6966-ТЗ).
С учетом норм п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, а также писем Роструда от 18.12.2008 № 6966-ТЗ, от 02.07.2009 № 1917-6-1 при компенсации за неиспользованный отпуск излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.
Количество не использованных за время работы дней отпуска определяется из расчета 2,33 дня отпуска за месяц (Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).
К сведению
Округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не предусмотрено. Однако, если в организации локальными нормативными актами установлено округление количества дней неиспользованного отпуска, округление необходимо производить не по правилам арифметики, а в пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).
Рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск
По общему правилу компенсация за неиспользованный отпуск определяется исходя из среднего заработка, рассчитываемого в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Для за неиспользованный отпуск при увольнении необходимо умножить количество неиспользованных дней отпуска на средний дневной заработок.
Количество неиспользованных дней отпуска за рабочие годы (за исключением года увольнения), в которых отпуск был использован не полностью, можно рассчитать по формуле:
Количество неиспользованных дней отпуска в году увольнения (если работник в последний рабочий год отработал меньше 11 месяцев) определяется следующим образом:
Если в году увольнения отпуск был частично использован, из полученного результата необходимо вычесть количество использованных дней отпуска за этот период.
К сведению
Если в последний рабочий год работник отработал 11 месяцев, но меньше года (без учета округления в большую сторону), он имеет право на компенсацию за полный ежегодный оплачиваемый отпуск за вычетом компенсации за использованные за этот год дни отпуска (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках).
Пример.
Работник устроился на работу в организацию 10.01.2013, а уволился 11.06.2016.
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника – 28 календарных дней. За время работы в организации работник использовал:
- 14 календарных дней отпуска – в сентябре 2013 года;
- 28 календарных дней отпуска – в июле 2014 года.
Средний дневной заработок – 2 750 руб.
Рассчитаем сумму компенсации за неиспользованный отпуск.
Сначала определим количество неиспользованных дней отпуска:
- за рабочий год с 10.01.2013 по 09.01.2014 – 14 дней (28 - 14);
- за рабочий год с 10.01.2014 по 09.01.2015 – отпуск использован полностью;
- за рабочий год с 10.01.2015 по 09.01.2016 – 28 дней (отпуск за рабочий год не использован);
- за период с 10.01.2016 по 11.06.2016 – 12 дней (после округления)
- (28 дн. / 12 мес. х 5 мес. = 11,67 дн.).
Общее число дней неиспользованного отпуска – 54 (14 + 28 + 12).
Сумма компенсации за не использованный работником отпуск при увольнении – 148 500 руб. (2 750 руб. х 54 дн.).
Надо ли удерживать с суммы компенсации за неиспользованный отпуск НДФЛ и начислять на нее страховые взносы?
Независимо от того, выплачивается ли компенсация при увольнении работника или производится выплата по его письменному заявлению за часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, данная компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС по общему правилу (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ).
В сумма компенсации за неиспользованный отпуск отражается с кодом дохода «4800» (Письмо ФНС РФ от 08.08.2008 № 3-5-04/380@).
Итак, в заключение перечислим основные моменты:
- работодатель обязан учитывать неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при составлении графика отпусков;
- если работнику ежегодно положено по ТК РФ только 28 дней отпуска, независимо от продолжительности не использованных им отпусков денежную компенсацию он может получить лишь при увольнении (ст. 127 ТК РФ);
- в некоторых случаях замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков) не допускается;
- нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет привлечение работодателя к административной
Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Ежегодный оплачиваемый отпуск работника может быть заменен на денежную компенсацию только в двух случаях – если у увольняемого сотрудника остались неиспользованные отпуска или если речь идет о замене денежной выплатой части отпуска, превышающей 28 календарных дней (). Рассмотрим обе эти ситуации подробнее.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (). Стоит отметить – несмотря на то, что право на использование отпуска за первый год возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы, сотрудник, проработавший в компании менее полугода, все равно имеет право на компенсацию неиспользованного отпуска ( , ).
Причитающуюся работнику сумму работодатель должен выплатить в день увольнения, а если в этот день сотрудник не работал, то – не позднее следующего дня после предъявления им соответствующего требования ().
Определить количество положенных сотруднику дней отпуска с учетом его стажа. При этом право на полный отпуск имеют не только работники, которые проработали полный рабочий год, но и сотрудники:
- проработавшие у данного работодателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск;
- проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие ликвидации предприятия или учреждения или отдельных частей его, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ, и др. ().
Во всех остальных случаях работникам положен отпуск, пропорциональный отработанному стажу. Например, если сотруднику установлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, за каждый месяц стажа он имеет право на 2,33 календарных дня отпуска (28 дней: 12 месяцев).
Таким образом, количество положенных работнику дней отпуска можно определить по следующей формуле:
О = Е: 12 х С, где
О – количество положенных работнику дней отпуска;
Е – общая продолжительность отпуска;
С – количество месяцев отпускного стажа.
Вычесть из положенного работнику количества дней отпуска уже использованные им дни. При этом нередко количество дней отпуска, за которое положена компенсация при увольнении, получается дробным. Округление их законодательством не предусмотрено, но Минздравсоцразвития России пояснило, что полученное число работодатель может округлить, правда, не по правилам арифметики, а исключительно в пользу работника ().
Если сотрудник полностью отработал 12-месячный расчетный период:
СЗ = (З: 12: 29,3) х Д, где:
29,3 – среднемесячное число календарных дней (постоянный показатель в соответствии с );
Если сотрудник один или несколько месяцев расчетного периода отработал не полностью:
СЗ = (З: (29,3 х М + Н)) х КД, где:
СЗ – средний заработок за дни отпуска;
З – фактически начисленная за расчетный период заработная плата;
М – количество полных календарных месяцев (когда работник отработал все рабочие дни или смены);
Н – количество календарных дней в неполных календарных месяцах;
Д – количество календарных дней отпуска.
При этом показатель Н для каждого месяца нужно рассчитать отдельно:
Н = 29,3: КД x КО, где:
Н – количество календарных дней в неполном календарном месяце;
КД – количество календарных дней в месяце;
КО – количество отработанных в этом месяце календарных дней.
Полученные результаты по показателю Н за каждый неполный месяц затем следует суммировать и полученный итог подставить в формулу для расчета среднего заработка.
Напомним, что средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев ( , ). При этом из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законом (например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск), за исключением предусмотренных ТК РФ перерывов для кормления ребенка;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законом ().
ВНИМАНИЕ!
Лицам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев (), и сезонным работникам () отпуска положены не в календарных, а в рабочих днях (из расчета два рабочих дня за месяц работы). В связи с этим средний дневной заработок таких сотрудников следует исчислять по следующей формуле:
СЗ = (З: Р6) х Д, где:
СЗ – средний заработок за дни отпуска;
З – фактически начисленная заработная плата;
Р6 – количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время;
Д – количество рабочих дней отпуска.
Умножить вычисленный средний дневной заработок на количество неиспользованных дней отпуска. Это и будет положенная работнику сумма компенсации.
Вместе с тем увольняющийся работник вправе предпочесть компенсации сам отпуск. В этом случае он должен представить работодателю письменное заявление о предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением – воспользоваться этим правом не могут лишь сотрудники, которых увольняют за виновные действия (). При этом днем увольнения считается последний день отпуска, а последним днем работы – день, предшествующий первому дню отпуска (). Это необходимо, чтобы работодатель мог надлежаще исполнить свою обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым сотрудником.
Компенсация части ежегодного оплачиваемого отпуска
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (). Это возможно, когда сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуска ( , ).
Кроме того, при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении отпуска на следующий рабочий год компенсацию можно получить за часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Если же работник, которому положен ежегодный основной оплачиваемый 28-дневный отпуск, не использовал его в прошлом году, в текущем он все равно не сможет получить компенсацию вне зависимости от того, сколько дней отпуска у него накопилось. Это связано с тем, что, как было указано выше, правом на замену части отпуска денежной выплатой могут воспользоваться только те сотрудники, которым предоставляется удлиненный или дополнительный отпуска.
О том, как правильно определить период, на который приходятся последние 12 календарных месяцев работы сотрудника, претендующего на денежную компенсацию вместо отпуска, узнайте из материала "Определение расчетного периода при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск" в "Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры" интернет-версии системы ГАРАНТ.
Получите бесплатный доступ на 3 дня!
Вместе с тем есть ряд нюансов, которые важно иметь в виду.
Во-первых, чтобы получить компенсацию, работник должен написать письменное заявление. Заменить сотруднику часть отпуска компенсацией по своей инициативе работодатель не вправе.
Во-вторых, подавший соответствующее заявление сотрудник не должен относиться ни к одной из следующих категорий:
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет;
- работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (если вопрос касается ).
Указанным сотрудникам запрещается выплачивать компенсацию даже по их просьбе. Но и здесь есть свое исключение. Оно касается работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Часть их ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает семь календарных дней, на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения, коллективных договоров, а также письменного согласия сотрудника, оформленного в виде дополнительного соглашения к трудовому договору, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией ().
Вместе с тем, даже если все указанные выше условия соблюдены, предоставление компенсации за часть отпуска – право, но не обязанность работодателя. Поэтому он вправе отказать сотруднику в его просьбе.
Если же руководство все же решило удовлетворить просьбу работника, замену отпуска денежной компенсацией необходимо оформить в виде приказа работодателя, изданного в свободной форме. Главное, отразить, за отпуск в каком именно рабочем году предоставляется компенсация. При этом средний заработок для выплаты компенсации исчисляется точно так же, как и для компенсации за неиспользованный отпуск.
Документы по теме :
- Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 " "
- , утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169
Закон запрещает работать без отпуска, получая вместо положенного раз в год отдыха денежный эквивалент. Но это не означает, что вариантов, как получить компенсацию за неиспользованный отпуск, нет. Они не только есть, но вполне легальны и могут быть использованы в разрешенных законом ситуациях.
При каких условиях будет выплачено отпускное возмещение
Ежегодный оплачиваемый отпуск положен любому работающему (ст.114 ТК РФ). Продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней. Есть еще и дополнительный отпуск, который предоставляется:
- в условиях Крайнего Севера и регионах, приравненных к ним;
- во вредных и опасных условиях труда;
- в особых условиях, с ненормированным рабочим днем, и др.
Если есть сомнения по поводу того, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск, то обратившись к Трудовому кодексу, можно понять что ответ однозначно утвердительный.
Эквивалент за не взятый отдых может быть назначен если:
- работник увольняется;
- положенный ему отдых превышает 28 календарных дней (ст.126 ТК РФ).
Увольняясь, работник вправе получить пособие за все дни заработанного отдыха. Сумма компенсации рассчитывается исходя из количества дней отпуска и среднего заработка за последний год.
Второй случай, при котором возможно возмещение - отпуск больше 28 дней. Тогда за все дополнительные дни или их часть начисляется денежный эквивалент. Например, если положен отпуск в размере 34 дней, то нужно использовать 28 из них на отдых, а за оставшиеся 6 дней получить компенсацию.
При этом закон не обязывает работодателя строго следовать этому правилу. Работодатель вправе не оплачивать добавочные дни отпуска, а потребовать их использования для отдыха.
Учтите! Правило не распространяется на беременных, работников не старше 18 лет, работников, занятых на вредных и опасных производствах. Они должны использовать дополнительный отпуск по прямому назначению.
Почему допускается перенос отпуска
Законодатель оговорил возникновение ситуаций во время отдыха, когда ежегодный отпуск должен быть прерван или предоставлен в иное время. Такими случаями являются:
- перенос отпуска в связи с больничным;
- необходимость исполнения государственных обязанностей, на время которых дается по закону освобождение от работы;
- в иных случаях.
Неоплата отпускных, извещение о предоставлении отпуска менее чем за 14 суток до его начала также становятся основанием для переноса отдыха на другой, согласованный с работником срок.
Если производственный процесс требует присутствия работника и его уход в отпуск парализует деятельность организации, с согласия работника отпуск также переносится на другой период времени. При этом он должен быть использован в течение года, следующего за годом предоставления. То есть, работа в течение 2 лет без отпуска допустима.
Поэтому, если потребуется выяснить, допускается ли замена отпуска денежной компенсацией в случае его переноса, помните, что в данном случае законодатель говорит «нет» (ст.124 ТК РФ).
Работникам, возраст которых меньше 18-ти лет, а также занятым на вредных и опасных производствах отпуск должен предоставляться ежегодно, переносы не допускаются.
Использование отпуска перед увольнением
Согласно статье 127 ТК РФ, собираясь расторгнуть договор, работник может взять положенный ему отпуск с последующим увольнением по собственному желанию. Им пишется заявление с указанием даты увольнения, которой должен стать последний день отпуска. Если закончился срок трудового договора, работник вправе использовать перед увольнением положенный отпуск и датой расторжения договора также станет последний день отпуска.
Эта дата может не совпадать с установленной ранее датой окончания трудового договора. Если отпуск берется работником, написавшим заявление на увольнение по собственному желанию, он вправе передумать, забрать заявление на увольнение до начала отпуска. Если на его место принят другой работник, то отзыв заявления на увольнение не допускается (ст.127 ТК РФ).
Как получить денежное покрытие
Как выше говорилось, если работник не уверен, можно ли заменить отпуск денежной компенсаций в 2020 году, стоит обратиться за разъяснением к статье закона. Правилом предусмотрено, что компенсация выплачивается только при увольнении, за все положенные дни отпуска, или при неиспользовании дней неосновного. Для ее получения нужно сделать следующее:
- Подать заявление произвольной формы. Если есть специальной формы бланк - на бланке. В «шапке» заявления указываются должность лица, который будет визировать заявление, и его ФИО. Далее указывается ФИО заявителя.
- Название документа - «заявление».
- Непосредственно текст, представляющий собой просьбу заменить дни отпуска денежным эквивалентом. Указать, по каким обстоятельствам дан дополнительный отпуск, его продолжительность и сослаться на статью 126 ТК РФ о праве на получение компенсации.
- Поставить дату и собственноручную подпись.
Спустя 10 дней или в дату очередной выдачи заработной платы, принятой на предприятии, выплата должна быть выдана заявителю. Основной отпуск не допускается подменять возмещением. Это является нарушением закона и виновное лицо привлекается к административной ответственности в виде крупного штрафа. Дилемма, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск, если он не основной, без наложения взыскания на работодателя, предполагает ответ: да, можно.
О компенсации отпуска перед увольнением смотрите видео:
При увольнении работнику обязаны оплатить компенсацию за все дни отпуска. Если он не предоставлялся в течение двух лет, то за два года.
Если работник не имеет права на получение дополнительного отпуска, то и права на компенсацию дней отпуска, например, не использованного 2 года и соответственно удвоенного, он не имеет.
Как отгулять отпуск не весь сразу
Согласно ТК РФ, разделение отпуска на части возможно при согласовании с работодателем. При этом, одна из частей не должна быть меньше 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ). Остальные дни можно взять в любых пропорциях. В частности, два раза по 7 дней, два раза по 5 дней и 4 дня, и так далее.
Специалист отвечает на вопросы в комментариях к статье