จดหมายขอ- หนึ่งในประเภทการติดต่อทางธุรกิจที่พบบ่อยที่สุด ในบรรดาผู้ประกอบการจดหมายดังกล่าวจะใช้เมื่อตัวแทนขององค์กรหนึ่งหันไปหาอีกองค์กรหนึ่งเพื่อขอรับบริการ ข้อความดังกล่าวสามารถใช้ในสถานการณ์ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง เช่น เมื่อคุณต้องการรับข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ดูตัวอย่างสินค้า พบกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ ตกลงในการดำเนินการบางอย่าง เป็นต้น
หลักเกณฑ์การจัดทำหนังสือร้องขอ
เราขอนำเสนอเทมเพลตทั่วไปสำหรับเอกสารดังกล่าวสำหรับการดาวน์โหลด:
ไฟล์
จดหมายขอด้วยเหตุผลที่ชัดเจนไม่มีเทมเพลตมาตรฐาน แต่ถึงแม้จะเป็นเอกสารทางการก็ตาม นั่นคือเหตุผลที่เมื่อร่างควรปฏิบัติตามบรรทัดฐานที่กำหนดโดยกฎของการทำงานในสำนักงานและจริยธรรมทางธุรกิจ ก่อนดำเนินการโดยตรงกับกฎพื้นฐานสำหรับการจัดเตรียม ควรสังเกตว่าสามารถระบุถึงทั้งกลุ่มบุคคล (เช่น ผู้จัดการ พนักงานของแผนกบัญชี ทนายความ ฯลฯ) และผู้รับเฉพาะบางราย
เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จดหมายนี้จะต้องมี ส่วนเกริ่นนำกล่าวคือ:
- ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทผู้ส่งคำขอและบริษัทที่อยู่
- เหตุผลของคำขอ ("เนื่องจากความล่าช้า", "เนื่องจากการรับ", "ตามผลลัพธ์" ฯลฯ );
- การอ้างอิงถึงพื้นฐาน ("ตามข้อตกลงด้วยวาจา", "ตามการเจรจาที่จัดขึ้น", "ตามการสนทนาทางโทรศัพท์" ฯลฯ );
- วัตถุประสงค์ของการอุทธรณ์ ("เพื่อแก้ไขปัญหา" "เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง" "เพื่อขจัดการละเมิด" ฯลฯ )
ติดตามโดย ส่วนสำคัญที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการร้องขอ ควรแสดงโดยใช้รูปแบบอนุพันธ์ของกริยา "ถาม" ("เราขอให้คุณ" "เราขอให้คุณ" ฯลฯ ) และเนื่องจากข้อความดังกล่าวในกรณีใด ๆ เป็นการขอบริการบางอย่าง จะต้องเขียนด้วยความเคารพ เป็นการดีถ้าคำชมนำหน้าคำขอ (“รู้โอกาสอันยิ่งใหญ่ของคุณ” “ชื่นชมพรสวรรค์ในองค์กรของคุณ” เป็นต้น)
หากจดหมายมีคำขอหลายรายการในคราวเดียว จะต้องระบุไว้ในย่อหน้าหรือย่อหน้าแยกต่างหาก
กฎการติดต่อระหว่างองค์กรที่ยังไม่ได้พูดระบุว่าสามารถส่งคำขอแบบหลายขั้นตอนได้ในข้อความเดียว โดยมีความคิดเห็นแยกกันสำหรับแต่ละรายการ ควรสังเกตว่าการโต้ตอบประเภทนี้ช่วยลดปริมาณการหมุนเวียนเอกสารและดังนั้นจึงช่วยลดเวลาในการอ่านและประมวลผลจดหมายดังกล่าว
หากจดหมายมีนัยว่าได้รับการตอบกลับภายในระยะเวลาหนึ่ง จะต้องระบุให้ถูกต้องที่สุดในข้อความ
ตามกฎแล้วเลขานุการขององค์กรจะส่งและรับจดหมาย (ใน บริษัท ขนาดใหญ่หน่วยงานทั้งหมดมีส่วนร่วมในเรื่องนี้) หลังจากรวบรวมหรืออ่านแล้ว พวกเขาจะส่งต่อให้หัวหน้าองค์กรตรวจสอบ ข้อยกเว้นคือข้อความที่ระบุว่า "เป็นความลับ" หรือ "ด้วยตนเอง" - จดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้รับโดยตรง
คำแนะนำในการร่างหนังสือร้องขอ
เนื่องจากข้อความนี้เป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อสื่อสารของบริษัท คุณต้องระบุผู้เขียนก่อน กล่าวคือ ชื่อบริษัทผู้ส่ง ที่อยู่จริง และหมายเลขโทรศัพท์สำหรับการสื่อสาร จากนั้นคุณต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ: รวมทั้งชื่อบริษัทและผู้รับเฉพาะ นอกจากนี้ ตรงกลางบรรทัด คุณสามารถระบุได้ทันทีว่านี่คือจดหมายขอ (แต่เป็นทางเลือก)
ส่วนถัดไปของจดหมายเกี่ยวข้องโดยตรงกับคำขอ ก่อนหน้านี้ ขอแนะนำให้แสดงเหตุผลและแสดงสาระสำคัญของคำขอเท่านั้น ในตอนท้ายจดหมายจะต้องลงนาม (จะดีกว่าถ้าหัวหน้า บริษัท หรือผู้มีอำนาจและเชื่อถือได้ทำ) และใส่วันที่สร้างเอกสารด้วย
วิธีการส่งจดหมาย
จดหมายสามารถส่งทางอีเมลหรือทางแฟกซ์ - รวดเร็วและสะดวกสบาย แต่การส่งแบบอนุรักษ์นิยมผ่าน Russian Post จะช่วยให้คุณสร้างจดหมายที่มั่นคงและน่าสนใจ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนคำขอด้วยลายมือด้วยลายมือคัดลายมือที่สวยงาม หรือคุณสามารถพิมพ์ข้อความบนกระดาษที่ดีและมีราคาแพง
การเอาใจใส่ต่อเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ดังกล่าวจะทำให้ผู้รับเข้าใจชัดเจนว่าคู่ต่อสู้ปฏิบัติต่อเขาอย่างไรและเน้นย้ำถึงความสำคัญของคำขออีกครั้ง สิ่งเดียวที่ต้องจำคือจดหมายทางไปรษณีย์ปกติใช้เวลานาน ดังนั้นต้องส่งข้อความล่วงหน้าเพื่อให้เอกสารถูกส่งไปยังผู้รับตรงเวลา
หลังจากส่งจดหมาย
ข้อความนี้เหมือนกับเอกสารอื่นๆ จะต้องลงทะเบียนในบันทึกเอกสารขาออก ในทำนองเดียวกัน ผู้รับจดหมายลงทะเบียนการมาถึงของจดหมายโต้ตอบ ในกรณีที่เกิดความเข้าใจผิดในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ การแก้ไขข้อเท็จจริงของการส่งและรับจดหมายจะช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว
ตัวอย่างการเขียนจดหมายสอบถามพร้อมคำอธิบาย
ดังนั้นเราจึงตระหนักว่าจดหมายขอเป็นจดหมายที่มีคำขอถึงผู้รับ จุดประสงค์ของข้อความคือเพื่อกระตุ้นให้ผู้รับดำเนินการที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ส่ง จดหมายต้องมีคำขอที่กำหนดขึ้นซึ่งเป็นเหตุผล ขอแนะนำให้กำหนดคำขอในลักษณะที่จะให้เหตุผลว่าเหตุใดจึงควรเป็นประโยชน์สำหรับผู้รับในการปฏิบัติตามคำขอ ผู้ส่งไม่ควรรู้เพียงกฎสำหรับการเขียนข้อความเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงความแตกต่างทางจิตวิทยาด้วย ต่อไป เราจะพิจารณาเทมเพลตตัวอย่างเฉพาะ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์
หนังสือขอจัดสรรทุน
จดหมายนี้จัดทำขึ้นในกรณีที่จำเป็นต้องได้รับการจัดสรรเงินทุนจากรัฐผู้อุปถัมภ์บุคคล
จากองค์กรพัฒนาเอกชน "ช่วยเหลือผู้รับบำนาญ"
รองสภานิติบัญญัติ
Ivanov I. I.
สวัสดี Ivan Ivanovich ฉันเป็นตัวแทนขององค์กรช่วยเหลือผู้เกษียณอายุที่ไม่แสวงหาผลกำไร เรามีส่วนร่วมในการช่วยเหลือผู้รับบำนาญที่โดดเดี่ยว: เรานำอาหาร ช่วยทำความสะอาดและซ่อมแซม
องค์กรของเรามีมา 5 ปีแล้ว ก่อนหน้านี้ เราจัดการด้านการเงินสำหรับกิจกรรมของเราเอง อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการขยาย NPO เงินทุนเริ่มไม่เพียงพอ เราต้องการเงินเพื่อเช่าสถานที่ จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน ซื้ออุปกรณ์
ในการประชุมรัฐบาลเมื่อไม่นานนี้ ประธานาธิบดีกล่าวถึงสถานการณ์ที่ยากลำบากของผู้รับบำนาญ โดยตั้งข้อสังเกตว่าสถานการณ์จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วน ในเรื่องนี้ฉันขอให้คุณ 200,000 rubles สำหรับความต้องการของ NPO Help for Pensioners
ขอแสดงความนับถือ A. A. Petrova
คำอธิบาย:
ข้อความข้างต้นได้รับการรวบรวมตามกฎทั้งหมด มันมี:
- ชื่อของ NPO และคำอธิบายของกิจกรรม
- การขอเงิน คำอธิบายความต้องการของพวกเขา (จำเป็นต้องใช้เงินสำหรับค่าเช่าและเงินเดือน)
- กล่าวถึงท่านประธาน. จำเป็นต้องแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ของการสนับสนุนอย่างเป็นทางการ ส.ส.สนใจอะไร? การเติบโตของอาชีพ ความช่วยเหลือขององค์กรจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้
มีการระบุจำนวนเงินเฉพาะที่องค์กรการค้าต้องการ
หนังสือร้องขอการจัดหาสินค้า
โดยปกติแล้วจดหมายจะถูกส่งไปยังพันธมิตรของบริษัท ในเนื้อความ เป็นการสมควรที่จะพิสูจน์ผลประโยชน์ร่วมกันของทั้งสองบริษัท
ถึงหัวหน้าบริษัท "AAA"
Ivanov I. I.
จากหัวหน้าบริษัท BBB
เปโตรวา บี.บี.
สวัสดี Ivan Ivanovich เราต้องการสั่งชุดผลิตภัณฑ์จากบริษัทของคุณ (ระบุ) เราเริ่มสนใจผลิตภัณฑ์ของคุณที่นิทรรศการระดับภูมิภาค
หากคุณตกลง โปรดแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับเงื่อนไขการจัดส่งและข้อกำหนดที่คุณสะดวก เรารับประกันการชำระเงินทันเวลา เราหวังว่านี่จะเป็นจุดเริ่มต้นของความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน
ผู้ติดต่อของเรา: (ระบุ).
ขอแสดงความนับถือ Boris Borisovich
จดหมายขอส่วนลด
โดยปกติข้อความดังกล่าวจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์ของบริษัท ตัวอย่างเช่น องค์กรจัดนิทรรศการ เธอมีซัพพลายเออร์ - โรงพิมพ์ที่จัดหาโบรชัวร์ ขาตั้ง หนังสือ และอื่นๆ ค่าบริการค่อนข้างสูง วิกฤตมาถึง และกลายเป็นเรื่องยากสำหรับบริษัทที่จะชำระค่าสินค้าของโรงพิมพ์ นี่อาจเป็นเหตุผลในการขอส่วนลด
ถึงหัวหน้าบริษัทวอสตอค
Ivanov I. I.
จากหัวหน้า บริษัท "ตะวันตก"
เปโตรวา บี.บี.
สวัสดี Ivan Ivanov องค์กรของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการณ์ทางการเงิน จำนวนสัญญาที่ทำกับเราลดลง 20% น่าเสียดายที่วิกฤตนี้ไม่เพียงส่งผลกระทบต่อเราเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าของเราด้วย ผู้คนไม่สามารถชำระค่าบริการของเราในจำนวนเท่าเดิมได้ ดังนั้นเราจึงได้มอบส่วนลด 25% สำหรับตั๋ว
เนื่องจากสถานการณ์ทางการเงินที่ยากลำบาก บริษัทของเราขอให้คุณรับส่วนลด 15% สำหรับความร่วมมืออีกหกเดือนที่เหลือภายใต้สัญญา
เราส่งอีเมลเพื่อขอส่วนลดให้กับซัพพลายเออร์ทั้งหมดของเรา หาก 20% ของพันธมิตรของเราให้เงื่อนไขที่เอื้ออำนวยแก่เรา บริษัทของเราจะทนต่อช่วงเวลาที่ยากลำบากและจะไม่ปิดตัวลง เราได้รับส่วนลดจากเจ้าของบ้านและบริษัทโทรศัพท์ไปแล้ว
ขอแสดงความนับถือ Boris Petrov
คำอธิบาย:
จดหมายมีประเด็นสำคัญดังต่อไปนี้:
- คำอธิบายของความจำเป็นในการลดราคา
- ระบุจำนวนเงินที่แน่นอนของส่วนลด เงื่อนไข
- ข้อบ่งชี้ทางอ้อมว่าหากโรงพิมพ์ไม่ให้ส่วนลด บริษัทจะยกเลิกสัญญา
ข้อความจะต้องเขียนเพื่อให้อ่านจดหมายจนจบและเห็นด้วยกับเงื่อนไขที่เสนอ
หนังสือขอลดค่าเช่า
ค่าเช่ากำลังกินงบประมาณขององค์กรส่วนใหญ่ การลดลงทำให้บริษัทสามารถอยู่รอดได้ในยามยาก ควรส่งจดหมายถึงเจ้าของบ้าน
ถึงหัวหน้าบริษัทพลัส
Ivanov P. P.
จากหัวหน้าบริษัท "ลบ"
เปโตรวา I. I.
สวัสดี ปีเตอร์ เปโตรวิช บริษัทของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการณ์ทางการเงิน กำลังซื้อของผู้บริโภคลดลง รายรับของธุรกิจลดลง ในเรื่องนี้เราขอให้คุณลดค่าเช่าลง 10%
ตลอดเวลาที่ให้ความร่วมมือ เราไม่เคยรอการชำระเงินล่าช้า เราหวังว่าคุณจะให้สัมปทานแก่เราและเราจะรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเราไว้ เรารับประกันการชำระค่าเช่าในเวลาที่เหมาะสม แม้จะมีเงื่อนไขทางการเงินที่ยากลำบาก
ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanovich
คำอธิบาย:
สิ่งสำคัญคือต้องระบุในจดหมายว่าบริษัทได้ปฏิบัติตามภาระผูกพันก่อนหน้านี้ครบถ้วนแล้ว เจ้าของบ้านต้องมั่นใจว่าเจ้าของบ้านจะดำเนินการชำระเงินต่อไป ผู้รับต้องเข้าใจด้วยว่าหากเขาไม่เห็นด้วยกับเงื่อนไขที่เสนอ ผู้เช่าจะปฏิเสธบริการของเขา
หนังสือขอให้ชำระหนี้
หนี้เป็นเรื่องปกติธรรมดาในการปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทต่างๆ หากองค์กรมีความมุ่งมั่นที่จะร่วมมือกับคู่สัญญาซึ่งมีหนี้อยู่ให้ส่งหนังสือร้องขอ
Ivanov I. I.
ป.ล. ซิโดโรวา
เรียน Ivan Ivanovich เราขอให้คุณชำระหนี้ให้กับ บริษัท ของเราเป็นจำนวน 200,000 rubles ตลอดเวลานี้ เรายังคงร่วมมือกับคุณโดยหวังว่าจะสานต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเรา อย่างไรก็ตาม ตอนนี้เราถูกบังคับให้ระงับการให้บริการเนื่องจากขาดการชำระเงิน
จำนวนหนี้ของคุณคือ 200,000 รูเบิล กรุณาชำระเงินก่อนวันที่ 1 มีนาคม 2560 หากไม่ชำระหนี้เราจะถูกบังคับให้แก้ไขปัญหาในศาล
ขอแสดงความนับถือ Petr Petrovich
คำอธิบาย:
ต้องระบุประเด็นต่อไปนี้ในจดหมาย:
- จำนวนหนี้ที่แน่นอน
- วันที่คุณต้องชำระหนี้
- มาตรการที่บริษัทจะดำเนินการหากไม่ได้รับการชำระเงิน
ในข้อความ เป็นไปได้ที่จะกล่าวถึงความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จในระยะยาวกับองค์กร นี่ควรเป็นคำขอ ไม่ใช่การเรียกร้อง ข้อกำหนดถูกร่างขึ้นตามเทมเพลตอื่น
ซัพพลายเออร์รอตัดบัญชีจดหมายชำระเงิน
องค์กรจัดหาชุดผลิตภัณฑ์ให้กับ บริษัท แต่ไม่ได้จ่ายเงิน หนี้มีขึ้นแต่ลูกหนี้ไม่มีเงินทุนจะจ่าย ในกรณีนี้ คุณควรเขียนจดหมายขอเลื่อนเวลาออกไป
ถึงหัวหน้า บริษัท "เงินอยู่ที่ไหน"
ป.ล. ซิโดรอฟ
จากหัวหน้าบริษัท "เงินกำลังจะเข้า"
อิวาโนวา I. I.
เรียน Petr Petrovich เราไม่ได้ชำระหนี้จำนวน 200,000 รูเบิล เราไม่ได้อายที่จะเป็นหนี้ แต่ตอนนี้เราไม่สามารถชำระเงินได้เต็มจำนวนเนื่องจากสถานการณ์ทางการเงินที่ยากลำบาก
เป็นเวลา 2 ปีแล้วที่เราได้รักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จกับคุณ โดยไม่ขัดจังหวะกำหนดเวลาการชำระเงิน วันนี้เราขอผ่อนชำระ บริษัทของเราพร้อมที่จะชำระหนี้ในสองขั้นตอน:
- เราจะฝาก 100,000 rubles ภายในวันที่ 1 มีนาคม 2017
- 100,000 rubles จะถูกฝากก่อนวันที่ 1 เมษายน 2017
เราสัญญาว่าคุณจะชำระเงินทันเวลา ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ.
ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanovich
หนังสือขอให้ชำระเงินให้องค์กรอื่น
หนี้ของบริษัทสามารถชำระให้กับองค์กรอื่นได้ แน่นอนว่านิติบุคคลจะไม่จ่ายหุ้นแบบนั้น โดยปกติหนังสือร้องขอจะถูกส่งไปยังลูกหนี้ของบริษัทหรือบุคคลอื่นที่มีภาระผูกพันกับบริษัท
ถึงหัวหน้าบริษัท "เงินกำลังจะมา"
Ivanov I. I.
จากหัวหน้าบริษัท "เงินอยู่ที่ไหน"
ป.ล. ซิโดโรวา
เรียน Ivan Ivanovich คุณมีหนี้สินในบริษัทของเราจำนวน 300,000 rubles องค์กรของเรายังมีหนี้ให้กับบริษัทอื่นจำนวน 200,000 รูเบิล เราขอให้คุณชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้จำนวน 200,000 รูเบิล ในทางกลับกัน เราจะจัดเตรียมแผนการผ่อนชำระสำหรับหนี้ที่เหลือที่คุณขอไว้ก่อนหน้านี้ ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ.
ขอแสดงความนับถือ Petr Petrovich
หนังสือขอความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา
บริษัทใดๆ อาจประสบปัญหาที่ซับซ้อนซึ่งไม่สามารถจัดการได้หากไม่ได้รับความช่วยเหลือจากภายนอก สามารถส่งหนังสือขอความช่วยเหลือได้เมื่อจำเป็น เช่น การจัดงานต่างๆ คำร้องถูกส่งไปยังองค์กรการค้าหน่วยงานราชการ
กรรมการบริษัท "AAA"
เปตรอฟ บี.บี.
จากองค์กรมหาชน
“เราให้ความดี”
เรียน Boris Borisovich ฉันเป็นตัวแทนขององค์กรสาธารณะ Give Good เรากำลังจัดและจัดงานเลี้ยงเด็กจากสถานเลี้ยงเด็กกำพร้า
เราขอความช่วยเหลือจากคุณในการจัดเสบียงอาหารสำหรับวันหยุด แน่นอน เราจะพูดถึงคุณและบริษัทของคุณในงานนี้ วันหยุดจะเข้าร่วมโดยตัวแทนของสภานิติบัญญัติและประชาชน
คุณสามารถติดต่อเราทางโทรศัพท์ XXX
ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanovich
สรุป
มารวมกฎทั้งหมดสำหรับการเขียนจดหมายขอกัน ก่อนอื่นคุณต้องแนะนำตัวเอง พูดคุยเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ แต่ส่วนเกริ่นนำไม่ควรยาวเกินไป เป้าหมายของเราคือให้ผู้รับอ่านอีเมล หากข้อความยาวเกินไป ผู้รับไม่น่าจะอ่านจนจบ จากนั้นคุณต้องเริ่มกำหนดคำขอของคุณ ความถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็น: การบ่งชี้เงื่อนไข จำนวนเงิน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าผู้รับต้องรู้สึกถึงผลประโยชน์ ดังนั้นจดหมายจะต้องระบุว่าเหตุใดจึงเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในการดำเนินการตามคำขอ ในตอนท้ายคุณต้องบอกลาอย่างสุภาพและไม่ประจบประแจง
การสื่อสารทางธุรกิจเป็นโลกของตัวเองที่มีกฎหมายเป็นของตัวเอง หลายอย่างขึ้นอยู่กับว่าเราปฏิบัติตามกฎหมายเหล่านี้อย่างไร: ความประทับใจที่เรามีต่อเพื่อนร่วมงานและคู่ค้า ประสิทธิภาพการทำงาน และแม้แต่ความก้าวหน้าในอาชีพ
สถานที่พิเศษในการสื่อสารทางธุรกิจถูกครอบครองโดยการติดต่อทางธุรกิจซึ่งเป็นหน้าที่ประจำวันของพนักงานสำนักงานส่วนใหญ่และไม่เพียงเท่านั้น ความสามารถในการดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจอย่างถูกต้องสามารถช่วยได้มากในการสรุปข้อตกลงที่ทำกำไรและสร้างภาพลักษณ์ธุรกิจของคุณ
มาดูคุณสมบัติบางอย่างของจดหมายธุรกิจกัน ดังนั้น การติดต่อทางธุรกิจคือ:
- การใช้เทมเพลตวลีและความคิดโบราณ
- ความเป็นกลางทางอารมณ์,
- ความถูกต้องของความหมายและความกระชับของการนำเสนอ
- การโต้แย้งที่มีโครงสร้างดี
การติดต่อทางธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษเป็นชุดของกฎเกณฑ์และความคิดเดิมๆ ที่เราแนะนำให้ใช้สำหรับทุกคนที่ทำงานร่วมกับคู่ค้าต่างประเทศหรือในบริษัทต่างประเทศ เราขอนำเสนอวลีที่มีประโยชน์สองสามข้อที่จะทำให้การติดต่อทางธุรกิจของคุณสดใสขึ้น วลีเหล่านี้จะเน้นถึงความเป็นมืออาชีพของคุณและช่วยสร้างภาพลักษณ์ของนักธุรกิจ เริ่ม ม!
1.โปรดดูไฟล์แนบ
เริ่มจากคลาสสิกกันก่อน มักจะจำเป็นต้องแนบเอกสารต่างๆ หรือไฟล์อื่นๆ ไปกับจดหมาย เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบถึงสิ่งที่แนบมาด้วย วลีนี้จึงสมบูรณ์แบบ ท้ายที่สุด คำว่า "สิ่งที่แนบมา" ในการแปลหมายถึง "สิ่งที่แนบมา" ควรใช้วลีที่ท้ายจดหมาย
ต่อไปนี้คือตัวอย่างการใช้งานสองสามตัวอย่าง:
- กรุณาหาไฟล์แนบของฉัน
- โปรดดูสำเนาสัญญา / สัญญาที่แนบมาด้วย
2.ฉันได้ส่งต่อแล้ว
สามารถใช้วลีนี้หากคุณต้องการส่งต่อจดหมายไปยังผู้รับรายอื่น เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบ วลี "ฉันได้ส่งต่อ" นั้นสมบูรณ์แบบ ตัวอย่างเช่น:
- ฉันได้ส่ง CV ของ Anna ให้คุณแล้ว
- ฉันได้ส่งอีเมลของจอห์นไปให้คุณแล้ว
3. ฉันสำเนาแล้ว
บุคคลที่ไม่ได้รับความลับทั้งหมดเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของการติดต่อทางธุรกิจอาจไม่เข้าใจว่าคำย่อแปลก ๆ นี้หมายถึงอะไร แต่เราคือมืออาชีพ “I've cc'ed” เป็นตัวย่อที่ย่อมาจาก I have carbon copied วลีนี้หมายถึง "ใส่คนในสำเนาเพื่อรับจดหมาย"
ดังนั้น หากคุณต้องการแจ้งบุคคลอื่นว่าคุณได้ใส่ผู้รับรายอื่นไว้ในสำเนา อย่าลังเลที่จะใช้วลีนี้ ตัวอย่างเช่น:
- ฉันส่งสำเนาถึง Sara ในอีเมลนี้แล้ว
- ฉันได้ส่งสำเนาถึงแจ็คและจิมมี่ในอีเมลเหล่านี้แล้ว
สำหรับคำย่อที่ไม่สามารถใช้ในการติดต่อทางธุรกิจได้ มักจะมีข้อยกเว้นสำหรับกรณีนี้
4.สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม
วลีนี้เป็นวิธีที่พิสูจน์แล้วในการลงท้ายจดหมายของคุณเป็นภาษาอังกฤษอย่างสุภาพ “สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม” หมายถึง “สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม”, “สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม” ตัวอย่างการใช้งาน:
- สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมติดต่อฉันได้ตลอดเวลา
- สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเขียนถึงผู้จัดการฝ่ายขายของเรา
อีกวลีหนึ่งที่จะช่วยให้คุณพูดจบอย่างสุภาพคือ "หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน" แปลว่า "หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดเขียนถึงฉัน"
5. ฉันรอคอยที่จะ
คำว่า look forward แปลว่า มองไปข้างหน้า ดังนั้นหากคุณรอคำตอบหรือการดำเนินการอื่นๆ จากผู้รับอย่างกระวนกระวายใจ การใช้วลีนี้ค่อนข้างเหมาะสม ตัวอย่างเช่น:
- ฉันหวังว่าจะได้คำตอบของคุณ
- ฉันรอคอยการตอบกลับของคุณ
วลีนี้ใช้ดีที่สุดเมื่อลงท้ายจดหมาย
เมื่อเขียนจดหมาย คุณต้องมีความสุภาพแม้ว่าคุณจะไม่ได้รู้สึกแบบนั้นจริงๆ ความสามารถในการเขียนจดหมายที่มีความสามารถในทุกสถานการณ์สะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพ มารยาทที่ดีและความรู้ด้านจริยธรรมทางธุรกิจของคุณ โดยสรุป เราขอเตือนคุณว่าในการติดต่อทางธุรกิจ คุณต้องแสดงความถูกต้องของถ้อยคำและการรู้หนังสือที่ไร้ที่ติ นอกจากนี้ยังไม่สามารถใช้ตัวย่อได้ (มีข้อยกเว้นที่ไม่ค่อยเกิดขึ้น)
เขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษอย่างถูกต้องเพื่อนรัก! ขอให้โชคดี!
18 156 746 0
พนักงานในสาขาใด ๆ ไม่ช้าก็เร็วประสบปัญหาในการเขียนจดหมายธุรกิจ คำถามหลักคือจะเริ่มต้นอย่างไรและจะจบอย่างไร? เว็บไซต์หลายแห่งเสนอกฎพื้นฐานและตัวอย่าง โดยไม่สนใจส่วนสุดท้ายของเอกสาร
จดหมายควรจะสมบูรณ์แบบในทุกสิ่ง การละเมิดกฎแม้เพียงเล็กน้อยก็สามารถทำลายความน่าเชื่อถือของคุณหรือศักดิ์ศรีของบริษัทได้
ในรูปแบบสั้น ๆ เราขอแนะนำให้คุณทำความคุ้นเคยกับกฎหลักของจดหมายธุรกิจและพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมในส่วนสุดท้ายของจดหมายอย่างเป็นทางการ
คุณจะต้องการ:
กฎทั่วไปของจดหมายธุรกิจ
- เมื่อกรอกจดหมาย จำไว้ว่าคุณไม่ได้แสดงความคิดเห็นของตัวเอง แต่ดำเนินการในนามของนิติบุคคล (สถาบัน องค์กร หรือองค์กร)
- คุณต้องนำเสนอผลลัพธ์ที่คุณต้องการบรรลุอย่างชัดเจนด้วยจดหมายฉบับนี้ และใช้ความเป็นไปได้ทั้งหมดของข้อความอย่างมีประสิทธิภาพ
- กำหนดโครงร่างของงานนำเสนอให้ชัดเจน โดยเน้นข้อมูลสำหรับคำนำ ส่วนหลัก หรือตอนจบ
- ในการแนะนำ หลังจากที่อยู่ เราเตรียมผู้รับสำหรับการรับรู้ นี่อาจเป็นบทสรุปของเหตุการณ์ที่นำไปสู่ที่มาของเอกสาร ส่วนหลักประกอบด้วยข้อความของสาระสำคัญของปัญหาที่มีการโต้แย้งที่จำเป็น (คำอธิบาย การคำนวณเชิงตัวเลข การอ้างอิงถึงนิติบัญญัติ)
ข้อความที่มีประสิทธิภาพและอ่านง่ายยิ่งขึ้น โดยในขั้นแรกจะมีการระบุข้อเสนอ คำขอ หรือความต้องการ จากนั้นจึงมีการโต้แย้ง และไม่มีส่วนเกริ่นนำเลย
ส่วนหนึ่งของตอนจบ - ภาคผนวก
เอกสารบางอย่างมีไฟล์แนบที่เสริม ชี้แจง หรือให้รายละเอียดประเด็นเฉพาะ พวกเขาจะต้องระบุไว้ที่ท้ายจดหมายโดยเยื้องสองสามบรรทัดจากย่อหน้าสุดท้าย
วิธีการออกแบบแอปพลิเคชัน:
1) แอปพลิเคชันที่กล่าวถึงในข้อความจากนั้นเขียนหมายเหตุเกี่ยวกับสิ่งนี้ดังนี้:
ภาคผนวก: ใน 5 หน้าใน 3 สำเนา
2) แอปพลิเคชันที่ไม่ได้ระบุไว้ในข้อความจะต้องระบุชื่อ, จำนวนหน้าในแต่ละแอปพลิเคชันและจำนวนสำเนา
ภาคผนวก: "พระราชบัญญัติการประเมินต้นทุนการก่อสร้าง" ใน 2 หน้า 3 ชุด
3) บางครั้งมีหลายแอพพลิเคชั่น จากนั้นจะมีรายการตามชื่อและหมายเลข ด้วยแอปพลิเคชันจำนวนมาก รายการของพวกเขาจะถูกรวบรวมแยกจากกัน และในจดหมายหลังข้อความที่พวกเขาจดบันทึกไว้:
ภาคผนวก: ตามรายการใน… หน้า.
แนบสำเนาเอกสารในจดหมายตามลำดับหมายเลขในเอกสารแนบ
ใบสมัครตามกฎแล้วลงนามโดยหัวหน้าแผนกโครงสร้าง กรณีใช้งานแบบเย็บไม่ต้องระบุจำนวนหน้า
ความสุภาพและความถูกต้องเป็นพื้นฐานของการสิ้นสุด
มีตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับการสร้างตอนจบ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่จดหมายกล่าวว่า
ตัวอย่างความสมบูรณ์ที่พบบ่อยที่สุดคือ:
1) ทำซ้ำความกตัญญูที่ได้รับในตอนเริ่มต้นหรือเพียงแค่ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ:
ขอขอบคุณอีกครั้ง ...
มาขอบคุณอีกครั้งค่ะ...
เราขอแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจอีกครั้ง ...
ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ ...
2) แสดงความหวัง:
เราหวังว่าข้อตกลงนี้จะเป็นประโยชน์ร่วมกัน ...
เราหวังว่าข้อเสนอของเราจะน่าสนใจสำหรับคุณ ...
เราหวังว่าจะได้ความร่วมมืออย่างใกล้ชิดและเป็นประโยชน์ร่วมกัน ...
ฉันหวังว่าในไม่ช้าฉันจะได้พบกับคุณเป็นการส่วนตัว ...
หวังว่าจะได้รับคำตอบของคุณโดยเร็วที่สุด ...
3) ความมั่นใจของผู้รับ (โดยปกติแล้วจะมีผลในเชิงบวกทางจิตวิทยาต่อผู้รับ):
เรารับรองว่าคุณสามารถวางใจได้ในการสนับสนุนของเรา ...
เรายินดีที่จะร่วมมือกับคุณ ...
ฉันยินดีที่จะร่วมมือกับคุณและหวังว่าจะได้รับคำตอบจากคุณ ...
4) คำขอ:
โปรดอ่านเนื้อหาให้ละเอียดและให้คำตอบ ...
ทางเราขอแจ้งให้ทราบโดยด่วน ...
โปรดดำเนินการอย่างเร่งด่วน เพื่อปรับปรุงสถานการณ์ ...
กรุณาโทรหาฉันได้ตลอดเวลาที่คุณสะดวก ...
5) การกล่าวขอโทษซ้ำแล้วซ้ำเล่าสำหรับความไม่สะดวก:
ต้องขออภัยอีกครั้งในความไม่สะดวกมา ณ ที่นี้...
ทางเราต้องขออภัยเป็นอย่างยิ่งสำหรับความล่าช้าในการชำระเงินโดยไม่ได้ตั้งใจนี้ ...
พรากจากกัน
1) ในการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการ คุณสามารถบอกลาได้หลายวิธี:
ขอแสดงความนับถือ…
ด้วยความปรารถนาดีและขอแสดงความนับถือ ...
ขอแสดงความนับถือ ...
เราหวังว่าคุณจะประสบความสำเร็จ
2) หากคุณคุ้นเคยกับผู้รับหรือร่วมมือกับเขาเป็นอย่างดี คุณสามารถลงท้ายจดหมายด้วยวลีที่เป็นมิตร (วลีที่ไม่คุ้นเคย):
ขอแสดงความนับถือ…
ด้วยความปรารถนาดี…
ด้วยความขอบคุณและปรารถนาดี
คุณสามารถทำเอกสารให้เสร็จโดยไม่ต้องใช้สิ่งปลูกสร้างเหล่านี้!
คุณสมบัติการกรอกตัวอักษรภาษาอังกฤษ
- พวกเขามักจะลงท้ายจดหมายอย่างเป็นทางการเช่นนี้: ขอแสดงความนับถือ หรือ ง่ายๆ ของคุณ(ของคุณ) และลายเซ็น ระบุชื่อและตำแหน่งของคุณด้านล่าง
- เพื่อไม่ให้คู่ของคุณอยู่ในสถานะที่ยากลำบากและไม่บังคับให้พวกเขาตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับเพศของคุณ ให้ใช้ปัญหาในการเขียนชื่อของคุณแบบเต็ม นั่นคือไม่ใช่ P.R. Dovzhenko แต่ Pavel Dovzhenko
ลายเซ็น
เจ้าหน้าที่ลงนามในเอกสารตามความสามารถของตน
"ลายเซ็น" ที่จำเป็นประกอบด้วยชื่อของตำแหน่ง ชื่อย่อ และนามสกุลของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร
ผู้อำนวยการโรงงาน "Mramor" (ลงนาม) A.B. Koval
เอกสารที่สรุปในสถาบันที่ดำเนินการตามหลักการจัดการคนเดียวจะลงนามโดยเจ้าหน้าที่คนหนึ่ง (หัวหน้า รองหรือพนักงานที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการนี้)
ในเอกสารของหน่วยงานของวิทยาลัย (โปรโตคอล, การตัดสินใจ) จะมีการลงลายมือชื่อสองฉบับ (หัวหน้าและเลขานุการ) คำสั่งลงนามโดยหัวหน้า
เอกสารมีลายเซ็นสองฉบับขึ้นไปสำหรับเนื้อหาที่หลายคนรับผิดชอบ:
- เอกสารทางการเงินลงนามโดยหัวหน้าสถาบันและหัวหน้าฝ่ายบัญชี
- ข้อตกลงลงนามโดยตัวแทนของคู่สัญญา
ลายเซ็นของบุคคลหลายคนในเอกสารจะถูกวางโดยลำดับที่สอดคล้องกับลำดับชั้นบริการ
กรรมการ (ลายเซ็น) ส.ป. อันตอนยุก
หัวหน้าฝ่ายบัญชี (ลายเซ็น) V.T. Dudko
ถ้าเอกสารมีการลงนามโดยบุคคลหลายคนในตำแหน่งเดียวกัน ลายเซ็นของพวกเขาจะต้องอยู่ในระดับเดียวกัน
ผู้อำนวยการโรงงาน "ลัค" ผู้อำนวยการโรงงาน "ไลท์"
(ลายเซ็น) V.R. Sakhno (ลายเซ็น) L.P. Kotov
ลายเซ็นเริ่มต้นด้วยชื่อย่อ (วางไว้หน้านามสกุล) ตามด้วยนามสกุล ไม่จำเป็นต้องถอดรหัสลายเซ็นในวงเล็บ!
ผนึก
ในเอกสารบางฉบับเพื่อรวมพลังทางกฎหมายพวกเขาประทับตรา: สัญญา, พระราชกฤษฎีกา, ข้อสรุป, สำนักพิมพ์ควรยึดส่วนของตำแหน่งของตำแหน่งและลายเซ็นส่วนตัว
วันที่
วันที่อยู่ใต้ลายเซ็นทางด้านซ้าย
จดหมายราชการลงวันที่ในวันที่ลงนามหรืออนุมัติจากหัวหน้าสถาบัน
มีคำสั่งการออกเดทที่ยอมรับโดยทั่วไป:
- องค์ประกอบวันที่เขียนในบรรทัดเดียวโดยมีเลขอารบิกสามคู่ตามลำดับ: วัน เดือน ปี;
- หากเลขลำดับของวันหรือเดือนเป็นเลขสิบตัวแรก (จาก 1 ถึง 9) เลขศูนย์จะถูกวางข้างหน้า: 03.01.15 .
- คำ ปี,การลดน้อยลง จี... ไม่ใส่.
- เมื่อเสร็จแล้ว ให้ตรวจสอบจดหมายเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และดูว่ามีอะไรเพิ่มเติมหรือไม่
- ให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการอ่านจดหมายหากเป็นไปได้ มุมมองภายนอกจะช่วยคุณระบุข้อบกพร่องที่คุณอาจไม่ได้สังเกต
- อย่าลืมใส่โทรศัพท์ / ที่อยู่อีเมลของคุณ บ่อยครั้งจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาที่ระบุไว้ในจดหมายอย่างรวดเร็ว
- นอกเหนือจากข้อกำหนดทั่วไปทั่วไปและกฎการออกแบบแล้ว โปรดทราบว่าเอกสารแต่ละประเภทมีคุณสมบัติการออกแบบของตนเอง
โปรดจำไว้ว่าไม่ใช่ว่าเอกสารทุกฉบับจะมีรายการรายละเอียดข้างต้นทั้งหมด แต่มีเพียงบางชุดเท่านั้นที่ให้อำนาจทางกฎหมายและความสมบูรณ์ของเอกสารประเภทนี้
ดีลที่ประสบความสำเร็จและคำตอบที่ต้องการ!
คำถามที่พบบ่อยและคำตอบ
มีอะไรดีที่จะเขียนในตอนท้ายของข้อเสนอทางธุรกิจ?
ในขั้นตอนสุดท้าย อย่าใช้คำหรือวลีที่ถือเป็นการบิดเบือน (“เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน”, “ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับคำตอบ”, “เราจะรอจดหมายตอบกลับของคุณ” เป็นต้น)
สิ่งที่จะเขียน "ความปรารถนาดี" หรือ "ความปรารถนาดี" ที่ท้ายจดหมาย?
แน่นอน "ด้วยความเคารพ" คุณต้องยึดถือรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจ
พวกเขามักจะเขียนอะไรลงท้ายจดหมายหากพวกเขาขอคำตอบอย่างรวดเร็ว
พวกเขาไม่ได้เขียนอะไรแบบนั้นในจดหมายธุรกิจ
คุณควรเขียน "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ด้วยความปรารถนาดี" ลงในลายเซ็นอีเมลของคุณหรือไม่?
"ขอแสดงความนับถือ".
จะแทนที่ลายเซ็น "ด้วยความเคารพ" ได้อย่างไร?
"ด้วยความเคารพอย่างสูง", "ด้วยความเคารพ"
จะจบจดหมายนำเสนอของคุณอย่างไร?
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ.
วิธีอื่นที่จะเขียนว่า "ต้องการแจ้ง"?
"ฉันต้องการแจ้ง", "แจ้ง", "แจ้ง", "แจ้ง", "แจ้งให้ทราบ"
วลี "ฉันจะจบการรายงานด้วยคำพูด" ถูกต้องหรือไม่
นิพจน์ต่อไปนี้มักใช้ในการเขียนอีเมลที่เป็นทางการ:
1. หากเราต้องการแนบไฟล์ แสดงว่า:
โปรดหาที่แนบมา- โปรดยอมรับในเอกสารแนบ
โปรด หา ที่แนบมา ของฉัน ประวัติย่อ. – โปรดยอมรับในเอกสารแนบประวัติของฉัน.
โปรด หา ที่แนบมา ภาพถ่าย จาก ที่ การประชุม. – โปรดยอมรับในเอกสารแนบภาพถ่ายจากการสัมมนา
2. หากเราต้องการส่งต่อ (เปลี่ยนเส้นทาง) อีเมล เราใช้นิพจน์:
ฉันได้ส่งต่อ ________ ถึงคุณ. - ฉันเปลี่ยนเส้นทาง ________ ถึงคุณ
ฉันกำลังส่งต่อ ________ ถึงคุณ. - ฉันกำลังส่งไปให้คุณ _______.
ฉันได้ส่งต่อประวัติของบิลถึงคุณ -ฉัน เปลี่ยนเส้นทาง ถึงคุณ สรุป ใบแจ้งหนี้.
ฉันกำลังส่งต่ออีเมลของจอห์นถึงคุณ -ส่งต่อ ถึงคุณอีเมลของจอห์น
3. หากเราต้องการทำเครื่องหมายใครบางคนในสำเนาจดหมาย เราใช้นิพจน์:
(ชื่อ) ในอีเมลนี้ |
- ฉันทำเครื่องหมาย (ชื่อ) บนสำเนาอีเมลนี้
ผม` ve cc` d อุมัร บน นี้ อีเมล... - ฉันทำเครื่องหมาย Umar ในสำเนาอีเมลนี้.
* เราได้คัดลอก Umar ถึงเก็บเขาในที่ห่วง... - เราได้ทำเครื่องหมาย Umar ในสำเนาจดหมายเพื่อแจ้งให้เขาทราบ
โปรดให้ฉันอยู่ในวง -ยินดี, ถือ ฉัน วี คอร์ส.
4. นิพจน์ต่อไปนี้จะช่วยทำให้จดหมายเสร็จสมบูรณ์:
หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน -หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อฉัน
หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน
ขอแสดงความนับถือ,
จอห์น –
หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อฉัน
ขอแสดงความนับถือ,
จอห์น
5. ในการลงท้ายจดหมาย เราใช้นิพจน์ต่อไปนี้:
ฉันรอคอยที่จะ | ได้ยินอิงจากคุณ- รอคำตอบจากคุณ พบกันอิงคุณ- ฉันหวังว่าจะได้พบคุณ ของคุณตอบ- รอคำตอบของคุณ |
ตั้งตารอคอย + กริยา + อิง- รออย่างใจจดใจจ่อ)
เราใช้นิพจน์ต่อไปนี้เพื่อกรอกอีเมล:
ใจดีความนับถือ (ความนับถือ) - ด้วยความปรารถนาดี ขอแสดงความนับถือ
อบอุ่นความปรารถนา — ด้วยความปรารถนาดี
ของคุณอย่างแท้จริง- ขอแสดงความนับถือ
เรื่องตลกภาษาอังกฤษ
เจ้าของอาหารเช้าในร้านอาหารราคาถูกพยายามสนทนากับชายที่อยู่ข้างๆ ที่เคาน์เตอร์
"ฝนตกชุกเหมือนน้ำท่วม"
"น้ำท่วม?" น้ำเสียงสุภาพแต่ถาม
"น้ำท่วม-โนอาห์ อาร์ค ภูเขาอารารัต"
อีกชิ้นหั่นขนมปังครึ่งแผ่น ส่ายหัวและพึมพำอย่างหนา:
"วันนี้ไม่อ่านหนังสือเหรอ"
อาจเป็นไปได้ว่าทุกคนต้องจัดการกับความจำเป็นในการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างน้อยหนึ่งครั้ง เมื่อรวบรวมคุณจะสรุปโดยไม่ได้ตั้งใจว่ามันไม่ง่ายเลย มีกฎและข้อบังคับมากมายในการเขียนจดหมายธุรกิจที่คุณต้องรู้ บทความนี้อธิบายรายละเอียดขั้นตอนการร่างเอกสาร จัดเตรียมตัวอย่างจดหมายธุรกิจ กล่าวถึงประเภทและการออกแบบ
รูปร่าง
หัวจดหมายสำเร็จรูปจะเพิ่มความแข็งแกร่งและบ่งบอกถึงความน่าเชื่อถือของบริษัท ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับองค์กร เช่น:
- ชื่อ.
- ที่อยู่.
- เบอร์โทรติดต่อ.
- งาน.
- อีเมล.
- โลโก้
- รายละเอียดการติดต่ออื่นๆ
ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดสำหรับแบบฟอร์ม ดังนั้นแต่ละองค์กรจึงตัดสินใจเลือกว่าจะใส่ข้อมูลใดบ้าง
วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง? การฝึกอบรม
จดหมายธุรกิจถูกเขียนและจัดรูปแบบด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง โดยเป็นไปตามกฎและข้อกำหนดโดยธรรมชาติ ผู้เขียนพิจารณาเนื้อหาโดยละเอียดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เขาคำนวณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย เขาต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าข้อมูลที่ผู้รับรู้แล้วเกี่ยวกับหัวเรื่องของจดหมายอะไร จะเริ่มต้นจากอะไรและจะมีอะไรใหม่ในนั้น ข้อโต้แย้งขึ้นอยู่กับสิ่งที่ผู้เขียนกำลังติดตาม ขั้นตอนการเตรียมจดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้:
- ศึกษาประเด็น.
- การเขียนร่างจดหมาย.
- การอนุมัติของมัน
- การลงนาม
- การลงทะเบียน
- กำลังส่งถึงผู้รับ
โครงสร้างจดหมายธุรกิจ
เมื่อเขียนจดหมายจำเป็นต้องเติมข้อมูลให้เต็มนั่นคือใส่ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ที่นั่น อาจเป็นเรื่องง่ายหรือซับซ้อน ในจดหมายง่ายๆ เนื้อหาจะแสดงข้อมูลอย่างชัดเจนและรัดกุมซึ่งโดยทั่วไปไม่ต้องการคำตอบจากผู้รับ คอมเพล็กซ์สามารถประกอบด้วยหลายส่วน ย่อหน้า และย่อหน้า แต่ละย่อหน้ากำหนดแง่มุมหนึ่งของข้อมูล ตัวอย่างของจดหมายธุรกิจประเภทนี้มักจะประกอบด้วยส่วนเกริ่นนำ หลัก และส่วนสุดท้าย
ด้านล่างนี้คือตัวอย่างการเขียนจดหมายธุรกิจ ซึ่งเป็นส่วนเกริ่นนำของจดหมาย
ส่วนหลักจะอธิบายสถานการณ์ เหตุการณ์ การวิเคราะห์และหลักฐาน ในส่วนนี้พวกเขาโน้มน้าวใจว่าจำเป็นต้องกระทำไม่ทางใดก็ทางหนึ่งพิสูจน์ว่าเรื่องนี้เป็นอย่างไรและแจ้งเกี่ยวกับความจำเป็นในการเข้าร่วมในเหตุการณ์ใด ๆ โดยให้ข้อโต้แย้งที่แตกต่างกัน
บทสรุปประกอบด้วยข้อสรุปที่ทำขึ้นในรูปแบบของข้อเสนอ คำขอ คำเตือน การปฏิเสธ และอื่นๆ
ตัวอย่างการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนสุดท้ายของจดหมาย - แสดงไว้ด้านล่าง สรุปข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในหัวข้อหลักที่นี่
ข้อมูลทั้งหมดที่ให้มาควรมีความสอดคล้องและเข้าใจได้อย่างเหมาะสมที่สุด
จดหมายแต่ละฉบับเริ่มต้นด้วยการอุทธรณ์ที่อยู่ตรงกลาง ส่วนเล็กน้อยนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อเลือกผู้เขียนควรคำนึงถึง:
- ตำแหน่งปลายทาง.
- ลักษณะของความสัมพันธ์
- พิธีการ
- มารยาท.
จดหมายควรมีรูปแบบสุภาพในตอนท้าย ตัวอย่างเช่น: "... ฉันหวังว่าจะได้รับความร่วมมือเพิ่มเติม (ขอบคุณสำหรับคำเชิญ) ... " วลีเหล่านี้ตามด้วยลายเซ็นของผู้เขียน
สไตล์
ตัวอักษรทั้งหมดต้องอยู่ในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ ซึ่งหมายความว่าการใช้คำพูดหมายถึงความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เป็นทางการ คุณสมบัติของภาษาดังกล่าวเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้:
- ผู้เข้าร่วมหลักในความสัมพันธ์ทางธุรกิจเป็นนิติบุคคลในนามของผู้นำและเจ้าหน้าที่ที่มีการเขียนจดหมาย
- ความสัมพันธ์ในองค์กรได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด
- เรื่องของการสื่อสารเป็นกิจกรรมของบริษัท
- เอกสารทางปกครองโดยทั่วไปมีผู้รับเฉพาะ
- บ่อยครั้งในการดำเนินกิจกรรมขององค์กร มักพบสถานการณ์เดียวกัน
ในการนี้ข้อมูลที่กำหนดไว้ในจดหมายธุรกิจจะต้อง:
- เป็นทางการ ไม่มีตัวตน เน้นระยะห่างระหว่างผู้เข้าร่วมในการสื่อสาร
- แอดเดรส มีไว้สำหรับผู้รับเฉพาะ
- ที่เกี่ยวข้องในขณะที่เขียนจดหมาย
- เชื่อถือได้และเป็นกลาง
- มีเหตุจูงใจให้ผู้รับดำเนินการใดๆ
- ครบเครื่องเรื่องความสามารถในการตัดสินใจ
ความต้องการ
จดหมายธุรกิจต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:
- คำพูดเป็นมาตรฐานในทุกระดับ - ศัพท์ สัณฐานวิทยา และวากยสัมพันธ์ ประกอบด้วยวลี คำศัพท์ และสูตรต่างๆ มากมาย
- น้ำเสียงของการเขียนนั้นเป็นกลาง ถูกจำกัด และเข้มงวด โดยไม่ต้องใช้ภาษาทางอารมณ์และการแสดงออก
- ความถูกต้องและความชัดเจนของข้อความ โดยไม่มีข้อผิดพลาดเชิงตรรกะ ความชัดเจนและความรอบคอบของสูตร
- ความกระชับและความกระชับ - ไม่ใช้สำนวนที่มีความหมายเพิ่มเติม
- การใช้สูตรภาษาที่เกิดจากสถานการณ์ซ้ำๆ
- การใช้คำศัพท์ กล่าวคือ คำหรือวลีที่มีแนวคิดพิเศษ
- การใช้คำย่อซึ่งสามารถเป็นศัพท์ได้ (กล่าวคือ คำย่อแบบผสมที่เกิดขึ้นจากการนำตัวอักษรออกจากบางส่วนของคำ: LLC, GOST และอื่นๆ) และกราฟิก (กล่าวคือ การกำหนดคำในรูปแบบย่อ: grn, zh-d และคนอื่น ๆ).
- การใช้โครงสร้างในกรณีสัมพันธการกและกรณีเครื่องมือ
- การจัดเรียงด้วยคำนามด้วยวาจา ("เพื่อสนับสนุน" แทนที่จะเป็น "สนับสนุน")
- การใช้ประโยคทั่วไปอย่างง่าย
ตัวอย่างจดหมายธุรกิจข้างต้นแสดงเป็นฉบับเต็มด้านล่าง (พร้อมส่วนหลัก) ข้อมูลตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดของรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ
ประเภทของจดหมายธุรกิจ
ทางที่ดีควรเขียนจดหมายธุรกิจเกี่ยวกับประเด็นใดประเด็นหนึ่งโดยเฉพาะ หากจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาหลายอย่างพร้อมกัน ขอแนะนำให้ร่างตัวเลือกต่างๆ
จดหมายธุรกิจสามารถเป็นเนื้อหาได้:
- มาพร้อมกับ โดยปกติแล้วจะต้องใช้จดหมายดังกล่าวในการสื่อสารว่าจะส่งเอกสารไปที่ใด
(วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ? ตัวอย่างจดหมายปะหน้าจะช่วยผู้ที่ต้องการเขียนเอกสารประเภทนี้)
- การรับประกัน พวกเขาเขียนขึ้นเพื่อยืนยันสัญญาหรือเงื่อนไขใด ๆ ตัวอย่างเช่น สามารถรับประกันค่าแรง ค่าเช่า เวลาจัดส่ง และอื่นๆ ได้
- ขอบคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงหลังๆ มานี้ เริ่มมีการใช้กันอย่างแพร่หลาย อีเมลเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงน้ำเสียงที่ดีในการเป็นหุ้นส่วน พวกเขาสามารถออกบนหัวจดหมายธรรมดาหรือบนกระดาษสีที่มีการพิมพ์ที่สวยงาม
(จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร? ตัวอย่างความกตัญญูกตเวทีถูกรวบรวมในรูปแบบอิสระขึ้นอยู่กับงานที่ได้รับการแก้ไข ในกรณีนี้จดหมายในรูปแบบที่สั้นที่สุดเป็นการแสดงออกถึงสาระสำคัญ ตัวอย่างดังกล่าว ทำด้วยกระดาษสีประดับด้วยเครื่องประดับ สามารถแขวนไว้บนกำแพงในห้องบริษัทในสถานอันมีเกียรติ)
- ข้อมูล
- ให้คำแนะนำ
- แสดงความยินดี
- การโฆษณา.
นอกจากนี้ยังมีตัวอักษร:
- ข้อเสนอความร่วมมือ ค่อนข้างแพร่หลายเมื่อเร็ว ๆ นี้ ส่งไปยังองค์กร พวกเขามักจะมีลักษณะการโฆษณา เช่น ตัวอย่างนี้ การเขียนจดหมายเชิงพาณิชย์ค่อนข้างยาก คุณต้องคำนึงถึงความแตกต่างหลายอย่างเพื่อที่จะให้ความสนใจและให้ความสนใจมากยิ่งขึ้น แต่ถ้าเรียบเรียงตามตัวอย่างด้านล่างก็มีโอกาสสำเร็จทุกประการ
- คำเชิญ ได้ส่งเครื่องเซ่นไหว้เข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ โดยปกติแล้วจะมีการจ่าหน้าถึงผู้นำหรือเจ้าหน้าที่ แต่สามารถส่งไปยังทั้งทีมได้
- คำขอ
- ประกาศ
- คำขอและอื่น ๆ อีกมากมาย
วิธีการเขียนตอบกลับจดหมาย ตัวอย่าง
คำตอบต้องเริ่มต้นด้วยการขอซ้ำในตัวอักษรตัวแรก จากนั้นผลการพิจารณาจะได้รับและแสดงความเห็นชอบหรือแรงจูงใจในการปฏิเสธ จดหมายตอบกลับทางธุรกิจอาจมีทางเลือกอื่นสำหรับข้อมูลที่คาดหวัง มักจะเป็นไปตามหลักการดังต่อไปนี้:
- การมีลิงก์ไปยังตัวอักษรตัวแรกและเนื้อหา
- ภาษาเดียวกันหมายถึง
- ปริมาณเปรียบเทียบและแง่มุมของเนื้อหา
- การปฏิบัติตามลำดับที่แน่นอน
การลงทะเบียน
นอกจากการใช้หัวจดหมายของบริษัทสำหรับจดหมายธุรกิจแล้ว คุณต้องพิจารณารายละเอียดปลีกย่อยอื่นๆ ในการออกแบบด้วย สิ่งเหล่านี้เป็นข้อกำหนด กฎสำหรับตัวย่อ การสะกดที่อยู่ หัวเรื่อง ความยาวของข้อความ ความกว้างของฟิลด์ และอื่นๆ
ตัวอย่างจดหมายธุรกิจช่วยในการเขียนโดยคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยและความแตกต่างทั้งหมด ใช้โดยทั้งเสมียนสามเณรและพนักงานที่มีประสบการณ์ การใช้ตัวอย่างช่วยให้พวกเขาเรียนรู้วิธีเขียนจดหมายอย่างถูกต้องและประหยัดเวลาได้มาก