Współczesna organizacja jest interpretowana jako złożona, złożona edukacja. Większość organizacji to systemy otwarte, holistyczne, składające się z wielu połączonych ze sobą części, ściśle powiązanych ze światem zewnętrznym. Każda organizacja ma środowisko wewnętrzne i zewnętrzne.
Zewnętrzne i wewnętrzne źródła informacji, które wpływają na organizację z jej środowiska informacyjnego. Na jej podstawie w toku działalności organizacji powstaje infrastruktura informacyjna jako specjalny system podtrzymywania życia, który oferuje użytkownikom istotne informacje. Udokumentowane informacje odgrywają kluczową rolę w tej infrastrukturze. Jej pozostałe elementy to informatyka i personel informacyjny.
Infrastruktura informacyjna organizacji to złożony system, który łączy ustrukturyzowane i nieustrukturyzowane informacje, procesy informacyjne, które wchodzą w interakcje z zewnętrznym środowiskiem organizacji i obejmują przepływy informacji, zaprojektowane tak, aby zjednoczyć wszystkie poziomy zarządzania, w tym miejsca pracy, w mechanizm osiągania celów która skutecznie działa w oparciu o stworzone zasoby informacyjne organizacji.
Stosunek do informacji jako zasobu oznacza, że przez analogię z innymi zasobami (finansami, sprzętem, materiałami, technologiami, personelem) należy stworzyć mechanizm zarządzania zasobami informacyjnymi, stworzyć odpowiednie struktury i rozwijać nowe technologie. Jedną z ważnych cech zasobu informacyjnego jest jego jakość, stopień kompletności w celu zaspokojenia ogólnych potrzeb informacyjnych organizacji. Larin M.V. Zarządzanie dokumentami i nowe technologie informacyjne. M .: Książka naukowa, 1998.S. 123.
Według Prawo federalne Zasoby informacyjne „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji” rozumiane są jako pojedyncze dokumenty oraz poszczególne ciągi dokumentów, dokumenty i ciągi dokumentów w systemach informatycznych (biblioteki, archiwa, fundusze, bazy danych, inne systemy informatyczne). Warunkiem włączenia informacji do zasobów informacyjnych jest dokumentacja informacji.
Dokument jest więc podstawową podstawą zasobów informacyjnych.
Termin „dokument” jest używany w wielu dziedzinach wiedzy i jest związany z przedmiotem ich badań.
Dla historyka dokument jest cenny przede wszystkim ze względu na zawarte w nim informacje o przeszłości, nie tylko pod względem treści, ale i wyglądu – pisma ręcznego, składu chemicznego papieru, znaków wodnych itp. emocjonalnego („zeitgeist”) i praktycznego . Ma do czynienia z dokumentami z różnych epok, a cechy zewnętrzne trafnie oddają czas, a czasem okoliczności ich powstania. Stąd interpretacja dokumentu, przede wszystkim jako materialnego nośnika informacji o zapisanej na nim przeszłości.
W pracy biurowej konieczne jest przede wszystkim zapewnienie szybkiego odnalezienia dokumentu, a także prześledzenie, w razie potrzeby, jego drogi przez urzędy, w tym jego tworzenie, zatwierdzanie, poprawianie, wydawanie wiz, numery rejestracyjne itp. Ponadto ważne jest, aby upewnić się, że faktycznym twórcą dokumentu jest instytucja lub urzędnik, który jest wymieniony jako jego autor. Stąd szczególna dbałość o szczegóły urzędowe: formę ustalonej próbki, podpisy, pieczęcie, numery rejestracyjne. Dokument rozumiany jest przede wszystkim jako informacja urzędowa wraz ze szczegółami pozwalającymi na jego uwierzytelnienie i uwzględnienie.
Głównym zadaniem archiwisty jest utrzymanie dokumentów w stanie nienaruszonym oraz prowadzenie księgowości w celu wydania ich użytkownikowi (ten sam historyk) w razie potrzeby. Treść dokumentu i jego zewnętrzna forma są interesujące dla archiwisty tylko o tyle, o ile mają wartość dla jego klientów. Funkcja księgowa łączy archiwistę z urzędnikiem, ale w innym ich zadania różnią się: archiwista ma obowiązek zachować zarówno sam dokument, jak i dane w niezmienionej formie, w jakiej trafiły do archiwum. Dlatego skłonny jest interpretować dokument jako przechowywany nośnik materialny z identyfikowalną informacją o wartości konsumenckiej.
Prawnik, podobnie jak historyk, jest konsumentem dokumentów przechowywanych w archiwum. Interesuje go jednak w przypadku konfliktu, którego uczestnicy kierują się przeciwstawnymi interesami. W tym przypadku kwestia autentyczności staje się krytyczna. Dlatego im trudniej jest podrobić lub przeinaczyć dokument, tym wyższa wartość prawna. Dla prawnika sam dokument to przede wszystkim informacja, której autentyczność jest poświadczona i nie może być kwestionowana.
Wreszcie dla specjalisty z zakresu informatyki informacja to produkt, który musi dostarczyć w zamierzone miejsce, a także zapewnić użytkownikowi możliwość swobodnej obsługi tego produktu, szybkiej i sprawnej jego zmiany lub odwrotnie, zapewniają niezmienność i niezawodne bezpieczeństwo. Samo pojęcie „dokumentu” jest tu raczej używane zgodnie z tradycją i pełni funkcję czysto księgową. W każdym razie dokument jawi się jako integralny i przenośny zbiór (porcja) informacji. To rozumienie jest najbliższe klerykalnemu, ale raczej dalekie od historycznego i prawnego.
Umiejętność tworzenia dokumentów za pomocą komputera najmocniej uderzyła w tradycyjne poglądy historyków i archiwistów, zakładających powiązanie dokumentu z określonym medium. To połączenie straciło sens: dokument jest tworzony w pamięci RAM komputera, zapisywany na własnym dysku twardym, a następnie w procesie dostępu i przechowywania jest wielokrotnie przepisywany na nowe nośniki różnego typu. A ponieważ czas i okoliczności powstania dokumentu nie mogą już być odzwierciedlone w jego formie, konieczne jest zapewnienie ich obecności w treści. Innymi słowy, dokument elektroniczny powinien mieć szerszy zakres szczegółów (metadane) niż papierowy.
Sprawdzono również interpretację prawną dokumentu, ponieważ technologia informatyczna umożliwia dokonywanie zmian w tekście, które nie pozostawiają żadnych śladów na nośniku maszynowym. Aby zapewnić wiarygodność informacji, potrzebne są dodatkowe środki: obliczenie charakterystyki kontrolnej pliku zgodnie z określonymi algorytmami (obliczenie funkcji skrótu) i zaopatrzenie dokumentu w elektroniczny podpis cyfrowy. Jednak nadal istnieje możliwość, że osoba atakująca obejdzie kontrolę bezpieczeństwa. Dlatego pojawia się ostre pytanie o stopień ich niezawodności.
Dokumentacja rozróżnia trzy główne elementy przy ujawnianiu terminu „dokument”:
- 1) dokument – przedmiot materialny;
- 2) dokument – nośnik informacji;
- 3) dokument – udokumentowane informacje.
Najczęściej spotykane jest oznaczenie dokumentu jako obiektu materialnego, na którym zapisane są informacje w postaci tekstu, nagrania dźwiękowego lub obrazu przeznaczonego do transmisji w czasie i przestrzeni do przechowywania i użytku publicznego.
Długotrwała transformacja interpretacji terminu „dokument”, początkowo całkowicie niezgodna z nowoczesnymi technologiami przechowywania i przesyłania informacji, doprowadziła do legalizacji interpretacji informacji tego pojęcia w ustawie federalnej „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji ” z dnia 25.01.1995, nr 24-FZ.
Zgodnie z art. 2 Ustawy udokumentowana informacja lub dokument (prawo uznaje te pojęcia za równoważne) oznacza informację utrwaloną na materialnym nośniku ze szczegółami pozwalającymi na jej identyfikację (gdzie informacja jest informacją o osobach, przedmiotach, faktach, zdarzeniach, zjawiskach i procesy, niezależnie od formy ich reprezentacji).
To samo sformułowanie znajduje się w ustawie federalnej „O udziale w międzynarodowej wymianie informacji” z dnia 04.07.1996, nr 85-FZ, zachowując sztywny związek między informacjami zawartymi w dokumencie a materialnym nośnikiem tych informacji
Z prawnego terminu „udokumentowana informacja (dokument)” zawartego w ww. ustawach wynikają trzy główne cechy dokumentu.
Pierwszym z nich jest obecność materialnego nośnika informacji. Jako takie, w zasadzie, można rozważać dowolne obiekty świata materialnego, w tym rzeczy i pola fizyczne, w których odbijają się pewne informacje. Te same informacje mogą być zapisane na różnych nośnikach materialnych. Najbardziej rozpowszechnione są nośniki papierowe, dokumenty, w których informacje prezentowane są w formie elektronicznej w postaci cyfrowej (dokumenty elektroniczne), nagrania wideo i dźwiękowe.
Drugim znakiem udokumentowanych informacji jest możliwość identyfikacji informacji zapisanych na nośniku. Osiąga się to poprzez dodanie do strony treści informacji, zwanych szczegółami, które pozwalają ustalić źródło i cel informacji, czas jej udokumentowania, a w niektórych przypadkach zapewnić ochronę dokumentu (elektroniczny podpis cyfrowy ). Rekwizyty muszą być zapisane na tym samym nośniku materialnym, co informacje umożliwiające identyfikację.
Trzecią oznaką udokumentowanych informacji, która nie znalazła odzwierciedlenia w analizowanym okresie, jest możliwość zmiany form jej konsolidacji. Cecha ta przejawia się w tym, że informacje utrwalone na materialnym nośniku jednego rodzaju mogą być jednocześnie prezentowane na innych rodzajach nośników bez zagrożenia utraty ich treści i szczegółów. Zasadniczo jest to umiejętność kopiowania informacji. Gorodov O. Komentarz do ustawy federalnej „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji”. SPb.: Piotr, 2004. s.24.
Proces rejestrowania informacji, czyli tworzenia dokumentu, nazywany jest dokumentowaniem czynności zarządczych. Jednocześnie należy podkreślić, że zapisywanie informacji na różnych nośnikach (dokumentacja) powinno odbywać się według ustalonych zasad.
W ostatnim czasie nastąpiło przeniesienie obciążenia semantycznego w definicji dokumentu z komponentu materialnego na informacyjny. Legislacyjne wprowadzenie do praktyki pojęcia „udokumentowanej informacji (dokumentu)” według V.A. Kopylov opiera się na podwójnej jedności informacji (informacji) i medium materialnego (w postaci symboli, znaków, liter, fal itp.). W wyniku dokumentacji następuje rodzaj materializacji i reifikacji informacji Kopylov V.A. Informacja jako przedmiot regulacje prawne// NTI. Ser. 1. Organizacja i metodyka pracy informacyjnej / VINITI. M., 1996. Nr 8.S.2 ..
W wyniku dokumentacji następuje swoista materializacja i reifikacja informacji. Informacja zostaje „utrwalona” na materialnym nośniku, a nawet „związana” z nim i tym samym zostaje odizolowana od twórcy informacji. W rezultacie otrzymujemy jako udokumentowaną informację książkę, artykuł w czasopiśmie, zbiór artykułów, zbiór dokumentów, bank danych lub inny zbiór dokumentów (danych) na nośnikach papierowych, do odczytu maszynowego i innych.
Nie mniej istotny dla dokumentacji zarządczej jest problem nośnika informacji, który ulega zmianom w toku historycznego rozwoju. Postęp naukowy i technologiczny doprowadził do powstania tzw. dokumentacji elektronicznej. Jego specyfika polega na tym, że osoba nie może dostrzec dokumentu elektronicznego w postaci fizycznej, w jakiej jest umocowany na nośniku.
Ponadto dokumenty elektroniczne są bezpośrednio zależne od technologii informatycznych, które mają nieodwracalną tendencję do zmian i stają się przestarzałe wraz z postępem naukowym i technologicznym w dziedzinie technologii i oprogramowania. W związku z tym istnieje duże niebezpieczeństwo utraty dostępu do takich dokumentów po pewnym czasie.
W koncepcji dokumentu elektronicznego można wyróżnić trzy dobrze znane komponenty: informacje zapisane, nośnik, dane identyfikacyjne, co nie wykracza poza dotychczasową definicję dokumentu przez I.L.Bachilo. Nowoczesny problemy prawne dokumentacja informacyjna // Dokumentacja w społeczeństwie informacyjnym: prowadzenie ewidencji elektronicznej i archiwum elektroniczne / VNIIDAD. M., 2000.S. 8.
Zatem pojęcie „udokumentowanej informacji” różni się znacznie od pojęcia „informacji”. reżim prawny.
Udokumentowana informacja w powyższej definicji jest zasadniczo przedmiotem materialnym, co daje podstawy, pod pewnymi warunkami, do zaklasyfikowania jej do kategorii rzeczy i rozszerzenia na nią instytucji prawa własność... Należy jednak zauważyć, że udokumentowane informacje są szczególnego rodzaju. Jej główna odmienność od innych polega na dwoistej jedności informacji i nośnika materialnego, na którym jest utrwalana, dlatego też reżim prawny takiej informacji stawia szczególne wymagania.
Na podstawie otrzymanych przez nich udokumentowanych informacji.
Rejestr zawiera wykazy podatników, agentów podatkowych oraz osoby fizyczne... Udokumentowane informacje na ich temat trafiają do organów podatkowych z różnych państwowych organów rejestrowych, organów opiekuńczych i powierniczych, urzędów notarialnych oraz innych organów i instytucji.
W zależności od sposobu sformatowania informacji dzieli się je na udokumentowane i nieudokumentowane. Udokumentowane informacje obejmują wszelkie dokumenty (m.in. taśmy perforowane, taśmy magnetyczne, karty perforowane, dyski magnetyczne) wskazujące na prowadzenie transakcji biznesowych. Udokumentowane informacje oparte są na danych rachunkowości operacyjnej, księgowej, finansowej i statystycznej. Dostarczana jest w różny sposób w zależności od poziomu zarządzania i rodzaju podejmowanych decyzji, ponieważ dla każdego poziomu zarządzania z góry określony jest skład i ilość niezbędnych informacji. Zazwyczaj dostarczenie kadrze zarządzającej odpowiednich informacji zależy od podziału funkcji między wykonawców. W tym celu dla każdego menedżera opracowywane są opisy stanowisk, które wymieniają funkcje, które pełni. Na podstawie opisów stanowisk określa się ilość informacji, jaka jest niezbędna do realizacji określonych działań i podjęcia określonych decyzji zarządczych.
Narzędzia dokumentacji informacji
Rekwizyt służy przyspieszeniu przekazywania udokumentowanych informacji za pośrednictwem elektronicznych kanałów komunikacji oraz ograniczeniu liczby ewentualnych błędów, które pojawiają się podczas przesyłania danych oraz trudnych do zrozumienia nazw organizacji. Kod jest elementem elektronicznej identyfikacji dokumentu.
Kod organizacji - autor dokumentu (autorem dokumentu jest osoba fizyczna lub prawna, która stworzyła dokument) służy przyspieszeniu przekazywania udokumentowanych informacji za pośrednictwem elektronicznych kanałów komunikacji i zmniejszeniu liczby możliwych błędów przy przekazywaniu długich i niezrozumiałych nazw organizacji. Kod jest elementem elektronicznej identyfikacji dokumentu.
Celem ograniczenia dostępu do informacji zawartych w dokumencie jest ochrona udokumentowanych informacji zastrzeżonych lub handlowych, których niewłaściwe obchodzenie się może zaszkodzić ich właścicielowi, posiadaczowi, użytkownikowi lub innej osobie. Dostęp do takich informacji może być jednak ograniczony przez ich właściciela wyłącznie na podstawie prawnej. Udokumentowane informacje o ograniczonym dostępie zgodnie z warunkami swojego reżimu prawnego zgodnie z federalną ustawą o informacji, informatyzacji i ochronie informacji są podzielone na informacje niejawne i poufne.
UDOKUMENTOWANE INFORMACJE (DOKUMENT) - informacje zapisane na materialnym nośniku
INFORMACJE O DOSTĘPIE O OGRANICZONYM DOSTĘPIE – udokumentowane informacje, do których dostęp mają wyłącznie osoby specjalnie upoważnione.
Dane - udokumentowane informacje krążące w procesie ich przetwarzania na komputerach elektronicznych (Ustawa Republiki Białoruś o informatyzacji).
Udokumentowane informacje - informacje wydane w ustalony porządek i zamocowany na materialnym nośniku zapewniającym jego transmisję w czasie i przestrzeni (STB 982-94).
Niemniej, niezależnie od tego, czy mówimy o rzeczy papierowej z utrwalonym na niej tekstem, czy też o elektronicznych nośnikach informacji tekstowych dających się odtworzyć wizualnie i materialnie, mamy do czynienia z dokumentem w szerokim znaczeniu, zawierającym informację w postaci tekstu. Ta okoliczność uzyskała bezpośrednie potwierdzenie legislacyjne w Federalnej Ustawie o Informacji, Informatyzacji i Ochronie Informacji z dnia 20 lutego 1995 r., w art. 2 z których napisano, że udokumentowana informacja (dokument) to informacja zapisana na materialnym nośniku ze szczegółami pozwalającymi na jej identyfikację.
Ustawa definiuje swoje podstawowe pojęcia w następujący sposób - udokumentowane informacje i zasoby informacyjne
Dokumentowanie informacji jest warunkiem koniecznym włączenia informacji do zasobów informacyjnych – zgodnie z przepisami prawa powinno odbywać się w sposób ustalony przez organy państwowe odpowiedzialne za organizację pracy biurowej, standaryzację dokumentów i bezpieczeństwo Federacji Rosyjskiej.
Podmioty reprezentujące w obowiązkowe udokumentowane informacje do władz władza państwowa a organizacje nie tracą swoich praw do tych dokumentów i korzystania z zawartych w nich informacji.
Udokumentowana informacja przekazywana bez przerwy organom i organom władzy publicznej przez osoby prawne, niezależnie od ich formy organizacyjno-prawnej i formy własności, a także obywateli, stanowi zasoby informacyjne będące wspólną własnością państwa i podmiotów przekazujących te informacje.
Obywatele, władze państwowe, organy samorządu terytorialnego, organizacje i stowarzyszenia społeczne są zobowiązane do przekazywania udokumentowanych informacji organom i organizacjom odpowiedzialnym za tworzenie i korzystanie z państwowych zasobów informacyjnych.
Pomimo tego, że poufność jest równoznaczna z tajemnicą, termin ten jest powszechnie używany wyłącznie w odniesieniu do zasobów informacyjnych o ograniczonym dostępie, niesklasyfikowanych jako tajemnica państwowa. Poufność odzwierciedla ograniczenie nałożone przez właściciela informacji na dostęp do nich innych osób, tj. właściciel ustala reżim prawny tych informacji zgodnie z prawem. Jednocześnie dokumenty założycielskie, statuty struktur biznesowych, dokumentacja finansowa, informacje o wynagrodzeniach pracowników oraz inne udokumentowane informacje wymagane przez organy ścigania i organy podatkowe nie mogą być zaklasyfikowane jako dokumenty poufne.
Obieg dokumentów jako przedmiot ochrony to uporządkowany zbiór (sieć) kanałów do obiektywnej, autoryzowanej dystrybucji poufnych udokumentowanych informacji (dokumentów) w procesie zarządzania i czynności produkcyjnych użytkowników (konsumentów) tych informacji. Główną cechą przepływu informacji jest złożoność technologiczna, czyli połączenie zadań zapewniających funkcje zarządcze, urzędnicze i pocztowe. Przepływ dokumentu odzwierciedla cały cykl życia dokumentu.
Chroniony obieg dokumentów (obieg dokumentów) rozumiany jest jako kontrolowany przepływ poufnych, udokumentowanych informacji w regulowanych punktach odbioru, przetwarzania, rozpatrywania, wykonywania, wykorzystywania i przechowywania w trudnych warunkach bezpieczeństwa organizacyjnego i technologicznego zarówno nośnika informacji, jak i samej informacji .
Określony system technologiczny dotyczy nie tylko zarządzania (biznesu), ale także dokumentów projektowych, technologicznych, naukowo-technicznych i innych podobnych dokumentów, publikacji, materiałów regulacyjnych przechowywanych w specjalnych bibliotekach, centrach informacji, archiwów resortowych, udokumentowanych informacji zapisanych na wszelkiego rodzaju informacjach przewoźników.
Tradycyjny system urzędniczy) opiera się na ręcznych metodach pracy z dokumentami i jest najbardziej wszechstronny. Niezawodnie i trwale zapewnia ochronę udokumentowanych informacji zarówno w sytuacjach normalnych, jak i ekstremalnych. W związku z tym etapy bezpiecznego obiegu dokumentów w większości przypadków realizowane są technologicznie metodami i środkami tradycyjnego, a nie zautomatyzowanego systemu przetwarzania i przechowywania dokumentów poufnych. System jest równie skuteczny w obsłudze zarówno dokumentów tradycyjnych (papierowych), jak i do odczytu maszynowego, faksowych i elektronicznych. Złożoność wielu procedur i operacji technicznych i formalno-logicznych jest zwykle redukowana dzięki włączeniu do procesu technologicznego technologii organizacyjnej i informatycznej.
Przed rozpoczęciem opracowywania projektu, opcji i białej księgi przyszłego dokumentu należy wziąć pod uwagę wszystkie rodzaje nośników poufnych udokumentowanych informacji. Jednocześnie przestrzegane są następujące warunki ochrony informacji:
Trzecią cechą szczególną jest to, że ani jeden projekt poufnego dokumentu nie może być sporządzony na podstawie projektu i uzyskać statusu legalnie udokumentowanych informacji bez upoważnienia (pisemnej zgody) upoważnionego urzędnika firmy.
PRODUKCJA BIZNESOWA - działalność obejmująca przygotowanie dokumentów i organizację pracy z nimi, zespół czynności biurowych wykonywanych przez personel administracyjny i kierowniczy w realizacji przypisanych jej funkcji. Czynności urzędnicze obejmują metody przetwarzania udokumentowanych informacji, kompilację, odbiór, przesyłanie, rejestrację, obserwację, podpisywanie, powielanie, wykonywanie, wysyłanie, kontrolę, przechowywanie, niszczenie dokumentów.
Tworzenie wszelkiego rodzaju zasobu informacyjnego zaczyna się od nadania informacji formy dokument. Z kolei udokumentowane informacje mogą: być zawarte w dowolnej bazie informacyjnej.
Wsparcie regulacyjne
Zgodnie z przepisami ustawy federalnej nr 149, udokumentowane informacje są rejestrowane na materialnym nośniku informacji. Do identyfikacji danych lub ich źródła wykorzystywane są pewne szczegóły.
Słowo „dokument” ma łacińskie korzenie. W tłumaczeniu oznacza to „dowód”. W terminologicznym słowniku teorii i praktyki z 1964 r. słowo „dokument” definiuje się jako przedmiot materialny, który zawiera informacje w ustalonej formie.
Podstawy teoretyczne
W każdym dokumencie znajdują się 3 elementy: treść informacji, formy ich przekazywania oraz nośnik udokumentowanej informacji.
Badanie metod utrwalania danych i cech ich nośników odbywa się w ramach takiej dyscypliny, jak zarządzanie rekordami. Ten kierunek naukowy bada procesy archiwizacji, pracy biurowej, zarządzania dokumentami. Jednocześnie główną uwagę przywiązuje się do uregulowania formy tradycyjnych dokumentów, utrwalenia ich szczegółów.
Funkcje zapisu informacji
Udokumentowana informacja to informacja, zawarte na jakimś materialnym nośniku, na podstawie którego można zidentyfikować informacje. Obecnie istnieje wiele sposobów konsolidacji informacji. Są one umownie podzielone na kilka klas.
Dokumenty papierowe są nośnikami informacji dostępnych do percepcji bez użycia dodatkowych środków technicznych. Ta metoda dokumentacji jest uważana za najczęstszą.
Ostatnio jednak coraz bardziej rozpowszechnili się przewoźnicy, z których informacje można uzyskać jedynie za pomocą środków technicznych. Mogą to być dokumenty elektroniczne, wideo, nagrania audio (pliki), zaszyfrowane informacje itp.
Identyfikacja
Warunkiem pracy z danymi jest obecność wymagań, dzięki którym są one identyfikowane udokumentowane informacje.
Zdefiniowanie źródła danych jest konieczne, aby dopasować oryginalną zawartość nośnika do treści dokumentu otrzymanego przez użytkownika. Jeśli to konieczne, w procesie badania informacji ustala się fakt tożsamości, zbieżność danych.
Regulacja regulacyjna
Reżim prawny udokumentowanych informacji, procedura ustalania informacji przez federalne struktury wykonawcze ustanowiony przez rząd. Zasady obiegu dokumentów, pracy biurowej, zatwierdzone przez inne organy państwowe, organy samorządu terytorialnego w zakresie ich właściwości, nie powinny być sprzeczne z postanowieniami dekretów rządowych.
Struktura państwa wdrażająca regulacje normatywne i metodologiczne udokumentowane informacje są Agencja federalna w sprawie przepisów technicznych i metrologii. Wcześniej funkcje te pełnił Gosstandart. W trakcie reform został przekształcony w Agencję.
Kwestie związane z normalizacją dokumentów regulują przepisy ustawy federalnej nr 184 „O przepisach technicznych”. Międzysektorowe przywództwo w organizacjach podlega kompetencji Federalnej Agencji Archiwalnej. Zarządzanie sektorowe obsługą dokumentacji jest realizowane przez właściwe resorty, z uwzględnieniem zaleceń Agencji Archiwalnej.
Specyfika identyfikacji
Istnieje kilka sposobów przechowywania udokumentowane informacje. Definicja konkretna opcja zależy od specyfiki branży, w której wykorzystywane są informacje.
Dane mogą być prezentowane w formie elektronicznej i przechowywane w specjalistycznych bazach danych. W takiej sytuacji identyfikacja ma pewne osobliwości. Polegają one na tym, że prawdziwość informacji musi potwierdzić właściciel bazy danych lub upoważniony urzędnik.
Istnieją inne sposoby potwierdzenia wiarygodności. udokumentowane informacje. Ta informacja może być w szczególności poświadczona podpisem cyfrowym. Dokument elektroniczny, potwierdzony podpisem elektronicznym lub odpowiednikiem podpisu odręcznego, jest uznawany za równoważny dokumentowi papierowemu. Wyjątki mogą być przewidziane przez prawo federalne lub inne przepisy.
Zasoby informacyjne
Są uważane za obiekty stosunków między osobami prawnymi, obywatelami i państwem. Istniejący zapewnia ochronę danych.
Przeprowadzana jest regulacja regulacyjna legalne prowizje ustalenie:
- Zasady dokumentowania informacji.
- Własność dokumentów i ich tablic, w tym systemów informatycznych.
- Kategoria danych według poziomu dostępu do nich.
- Procedura zapewnienia ochrony informacji.
Zasoby informacyjne tworzone są przez agencje rządowe dowolnego szczebla, podmioty gospodarcze, stowarzyszenia publiczne, instytucje, osoby fizyczne. Każdy podmiot tworzy taki lub inny zasób do własnych celów i zastosowań udokumentowane informacje. To jest mogą to być cele produkcyjne, zarządcze, edukacyjne, naukowe.
Zasoby informacyjne znacznie różnią się od siebie pod względem objętości. Niektóre reprezentowane są przez kilka podręczników, inne - przez duże zbiory biblioteczne. Ponadto istnieje klasyfikacja według sposobu organizacji i procedury przekazywania danych.
Państwowe zasoby informacyjne
RF, regiony i gminy są właścicielami zasobów wykorzystywanych w takich zasobach udokumentowane informacje. Te informacje są gromadzone, tworzone, pozyskiwane głównie kosztem środków budżetowych.
Państwowymi zasobami informacyjnymi zarządzają organy państwowe i struktury samorządu terytorialnego w ramach swoich kompetencji.
Państwo ma prawo do używania, odkupienia udokumentowane informacje. Ten możliwość ta jest realizowana w przypadkach, gdy informacje należące do innych podmiotów (osób prawnych lub obywateli) objęte są tajemnicą państwową, a także w innych przypadkach przewidzianych prawem.
Kopia obowiązkowa jako rodzaj udokumentowanych informacji
Obowiązkowa jest kopia zreplikowanego dokumentu, który ma być przekazany przez producenta do odpowiedniej organizacji. W takim przypadku dokument jest uznawany za nośnik materialny zawierający informacje. Może być przedstawiony w formie tekstu, fonogramu, ilustracji lub ich kombinacji. Kopia to przykładowy dokument identyczny z oryginałem.
Dla tej odmiany udokumentowany stan prawny informacji ustalone w ustawie federalnej nr 77. Akt normatywny określa politykę państwa w zakresie tworzenia legalnych egzemplarzy depozytowych jako bazy zasobowej pozyskiwania narodowego funduszu bibliotecznego oraz rozwoju systemu bibliograficznego. Ustawa określa zasady zapewnienia bezpieczeństwa nośników danych oraz specyfikę ich publicznego użytku.
Odbiorcy
Kopie obowiązkowe są rozpowszechniane wśród osób prawnych, które mają prawo do przechowywania, otrzymywania, udostępniania informacji do wykorzystania bezpłatnie lub za opłatą. Odbiorcami są:
- Izba Książek, Państwowa, Naukowo-Techniczna i Narodowa RAN, Oddział Syberyjski RAN, Dalekowschodnia Biblioteka Naukowa. Instytucje te otrzymują publikacje.
- Rosyjska Biblioteka dla Niewidomych. Instytucja ta otrzymuje publikacje dla osób z problemami ze wzrokiem.
- Federalny Instytut Własności Przemysłowej. Organ ten otrzymuje patentowe dokumenty elektroniczne.
- Biblioteka Parlamentarna. Otrzymuje oficjalne dokumenty.
- Federalny Fundusz Standardów Państwowych, ogólnorosyjski klasyfikator danych technicznych i ekonomicznych oraz regionalne / międzynarodowe zasady, zalecenia i normy normalizacji państw obcych.
To nie jest cała lista odbiorców. Istnieją również specjalne instytucje, które odbierają informacje wideo, audio, programy komputerowe itp. Aby przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, w Federacji Rosyjskiej utworzono ośrodki naukowe i techniczne. Otrzymują informacje w obszarach zgodnych z ich specyfikacją.
Wszystkie te organizacje regularnie publikują informacje na temat otrzymanego bezpłatnego depozytu prawnego. Instytucje tworzą zbiór dokumentów Biblioteki Narodowej.
Dostawa materiałów, ich scentralizowana dystrybucja, powiadamianie konsumentów odbywa się w terminach określonych przez ustawodawstwo i przepisy odpowiednich organizacji. Naruszenie ustalonych instrukcji przez twórców dokumentów pociąga za sobą odpowiedzialność administracyjną.
Pojęcie
Zgodnie z ustawą federalną z dnia 27 lipca 2006 r. N 149-FZ „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji” udokumentowane informacje są rozumiane jako informacje zapisane na nośniku materialnym poprzez udokumentowanie informacji ze szczegółami, które umożliwiają ustalenie takich informacji lub jego materialnym nośnikiem (gdzie informacja jest informacją (przesłaniem, danymi) niezależnie od formy ich prezentacji).
Struktura
Z zawartego we wspomnianej ustawie pojęcia „udokumentowana informacja (dokument)” wynikają trzy główne cechy dokumentu.
Pierwszym z nich jest obecność materialnego nośnika informacji. Jako takie, w zasadzie, można rozważać dowolne obiekty świata materialnego, w tym rzeczy i pola fizyczne, w których odbijają się pewne informacje. Te same informacje mogą być zapisane na różnych nośnikach materialnych. Najbardziej rozpowszechnione są nośniki papierowe, dokumenty, w których informacje prezentowane są w formie elektronicznej w postaci cyfrowej (dokumenty elektroniczne), nagrania wideo i dźwiękowe.
Drugim znakiem udokumentowanych informacji jest możliwość identyfikacji informacji zapisanych na nośniku. Osiąga się to poprzez dodanie do strony treści informacji, zwanych szczegółami, które pozwalają ustalić źródło i cel informacji, czas jej udokumentowania, a w niektórych przypadkach zapewnić ochronę dokumentu (elektroniczny podpis cyfrowy ). Rekwizyty muszą być zapisane na tym samym nośniku materialnym, co informacje umożliwiające identyfikację.
Trzecią oznaką udokumentowanych informacji, która nie znalazła odzwierciedlenia w analizowanym okresie, jest możliwość zmiany form jej konsolidacji. Cecha ta przejawia się w tym, że informacje utrwalone na materialnym nośniku jednego rodzaju mogą być jednocześnie prezentowane na innych rodzajach nośników bez zagrożenia utraty ich treści i szczegółów. Zasadniczo jest to umiejętność kopiowania informacji.
Nieruchomości
Właściwości udokumentowanych informacji to cechy, znaki, które są nieodłączne w dokumencie, niezależnie od tego, czy są rozpoznawane przez osobę, czy nie. Właściwości są ściśle związane z treścią koncepcji dokumentu i jego głównymi funkcjami. Udokumentowane informacje mają w większości takie same właściwości jak informacje ogólne. Te właściwości można również podzielić na zewnętrzne i wewnętrzne.
Jednak oprócz właściwości ogólnych, udokumentowane informacje mają również szereg właściwości szczególnych, które odróżniają je od wszystkich innych rodzajów i odmian informacji. Należą do nich przede wszystkim stała postać udokumentowane informacje, co wynika z samej koncepcji dokumentu.
Uogólnioną cechą świadczącą o stopniu przydatności informacji dla konsumenta jest jej jakość. Najważniejszymi wskaźnikami jakości i jednocześnie właściwościami udokumentowanych informacji są: trafność, kompletność, użyteczność, aktualność, rzetelność, nowość, dostępność, bezpieczeństwo, wartość, ergonomia.
Stosowność(z angielskiego „odpowiednie” - właściwe, właściwe) to zdolność informacji do zaspokojenia próśb, potrzeb, wymagań konsumenta.
Inna ważna właściwość udokumentowanych informacji jest ściśle związana z istotnością - jej wartość, tj. wartość konsumencka, która jest wyrażona, co do zasady, zgodnie z informacją zgodnie z jej przeznaczeniem.
Istotną cechą udokumentowanej informacji jest jej pełnia, który zwykle określany jest jako optymalny stosunek informacji wymaganych do otrzymanych. Jakość podejmowanych na jej podstawie decyzji zarządczych lub innych zależy od kompletności informacji. Jednocześnie należy zauważyć, że udokumentowane informacje nigdy nie są kompletne, gdyż niemożliwe jest utrwalenie na materialnym nośniku nawet tych wydarzeń, których jesteśmy świadkami i uczestnikami. Co więcej, niemożliwe jest posiadanie pełnych informacji o minionych epokach. Dlatego zawsze można mówić tylko o stopniu kompletności informacji.
Należy dokonać rozróżnienia między kompletnością a nadmierność Informacja. Informacje nadmiarowe to powtarzające się, zduplikowane informacje. Zabiera czas konsumenta i negatywnie wpływa na efektywność zarządzania. Według dostępnych danych średnio około jedna trzecia całości informacji przeznaczonych do konsumpcji w działach zarządzania różnych szczebli jest zbędna. Szacuje się, że średnio 60% dokumentów naukowych i administracyjnych nie musi być czytane w całości przez konsumenta. Co więcej, po prostu nie będzie miał czasu przeczytać wszystkiego, aby wypełnić swoje obowiązki zawodowe, jeśli wszystko przeczyta.
Jednak sytuacja z nadmiarowością informacji wcale nie jest tak prosta, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Ustalono, że w wielu przypadkach nadmiar informacji jest nawet korzystny. Co więcej, potrzeba redundancji została udowodniona przez rozwój ewolucyjny. W szczególności istniejące alfabety i języki są zbędne. Na przykład w języku rosyjskim redundancja wynosi 40%, w języku francuskim - 55%. Bez pewnej redundancji osoba przez długi czas nie jest w stanie odbierać informacji. Wymagałoby to od niego ciągłej, intensywnej uwagi, co prowadzi do szybkiego zmęczenia i utraty zdolności postrzegania.
Informacje mogą być przydatne lub bezużyteczne. Pożytek informacja jest kolejną z jej właściwości. Użyteczność to nic innego jak wartość informacji w określonych warunkach. Granica między pojęciami użyteczności i bezużyteczności jest względna, subiektywna, więc możemy mówić tylko o stopniu użyteczności, który ujawnia się w procesie aktualizacji informacji.
Połączony z kompletnością wiarygodność Informacja. Odzwierciedla stopień obiektywizmu w procesie utrwalania i przekazywania informacji. Wraz ze wzrostem kompletności wzrasta niezawodność. Dzieje się tak jednak tylko do momentu pojawienia się nadpodaży informacji, która już przestaje wpływać na stopień jej wiarygodności.
Rzetelność zależy od źródła informacji, przede wszystkim od poziomu jego kompetencji, od podmiotowości w procesie zbierania, przetwarzania, przetwarzania informacji. Ponieważ dokument jest tworzony przez osobę, zawarte w nim informacje są zawsze subiektywne. Każdy konkretny dokument ma swój większy lub mniejszy stopień podmiotowości.
Problem wiarygodności informacji często wiąże się z jej celowym zniekształceniem – dezinformacją (fałszowaniem). Może wyrażać się w dostarczaniu celowo nieprawdziwych lub niepełnych informacji, w celowo zniekształconej interpretacji jakichkolwiek faktów. Wiarygodność jest więc jedną z najważniejszych właściwości udokumentowanych informacji, ponieważ wszelkie odstępstwa od niej mogą niekorzystnie wpłynąć na jakość decyzji zarządczych.
Z czasem informacje, nawet te najbardziej przydatne, się starzeją. Dlatego jego najważniejszą właściwością jest: nowość... Pojęcie nowości jest względne. Te same informacje, tracąc swoją nowość w środowisku operacyjnym, mogą okazać się nowe przy rekonstrukcji zdarzeń z przeszłości, tj. w procesie realizacji funkcji dokumentu jako źródła historycznego.
Kojarzy się z nowością aktualność informacje, tj. jego zdolność do zaspokojenia potrzeb konsumenta we właściwym czasie.
Jedną z właściwości udokumentowanych informacji jest jej dostępność, tj. możliwość uzyskania przez konsumenta.
Bezpieczeństwo- właściwość udokumentowanych informacji, która charakteryzuje brak możliwości nieuprawnionego dostępu i zmiany, zniekształcenia jej przez inne osoby.
Kolejną właściwością informacji jest jej ergonomia, tj. optymalność formy lub ilości informacji dla konkretnego konsumenta.
Wreszcie ważną właściwością udokumentowanych informacji jest ich adekwatność(pewność), tj. zgodność faktów, zdarzeń, wskaźników odzwierciedlonych w dokumencie z samym obiektem lub zjawiskiem, a także zadaniem konkretnego dokumentu. Najwyraźniej możemy mówić tylko o stopniu adekwatności, ponieważ każda informacja zawiera element niepewności, zwłaszcza informacje dotyczące przyszłości (plany, prognozy).
Oprócz zewnętrznych, istnieją wewnętrzne właściwości udokumentowanych informacji. Odnajdują swój wyraz w ilości informacji, w jej wewnętrznej organizacji, strukturze.
W działalności zawodowej, której przedmiotem jest dokument, należy rozróżniać pojęcia „Informacje dokumentowe”, „informacje o dokumencie”, „informacje o dokumencie”, „informacje o dokumencie”.
Informacje mogą być nieudokumentowany- nieumocowane na materialnym nośniku - i film dokumentalny- naprawiono na nim. Dokumentacja dotyczy film dokumentalny Informacja.
Wszystkie informacje, które można uzyskać z dokumentu, można nazwać informacje o dokumencie. Konwencjonalnie można go podzielić na trzy części składowe: a) informacje dokumentacyjne, b) o dokumencie, c) o nośniku i sposobie jego utrwalenia na nim.
Podstawą każdego dokumentu jest: informacje dokumentacyjne, czyli informacje zawarte w dokumencie. Do jego przechowywania i przesyłania stworzono ten dokument.
Informacje o nośniku, sposobie dołączenia wiadomości itp. są informacje o dokumencie jako fizycznym przedmiocie, ciało fizyczne. Materiał nośnika jest źródłem informacji materiałowych dla bibliologów, cellu-
Sekcja I. Teoretyczne podstawy zarządzania dokumentacją
Rozdział 2. Dokument jako system
przemysł papierniczy, drukarnie, producenci taśm magnetycznych, folii filmowych, informatycy itp.
Wreszcie, informacje o dokumencie- są to autografy, różne oznaczenia autorów lub wybitnych osobistości na dokumencie, uchwały, podpisy, pieczęcie, pieczęcie bibliotek, archiwów, muzeów, ośrodków informacji itp., świadczące o szczególnych okolicznościach istnienia dokumentu w czasie oraz przestrzeń. Informacje zawarte w dokumencie mają szczególne znaczenie dla badania historii jego powstania. oraz funkcjonowanie w społeczeństwie. Nie znajduje się we wszystkich dokumentach.
Oznacza to, że informacje o dokumencie i informacje o dokumencie są ze sobą powiązane jako całość i część.
Często pojęcie „informacji dokumentalnej” zastępuje się pojęciem „informacji dokumentalnej”. Te dwa terminy mają różne znaczenia. film dokumentalny to informacje zawarte w dokumencie. film dokumentalny to informacje oparte na dokumencie(ach) wspieranym przez dokument(y). Informacje dokumentowe mogą być dokumentami i nie dokumentami. Koncepcje w zakresie film dokumentalny oraz film dokumentalny informacje nakładają się na pojęcia.
Informacje dokumentalne mają charakter społecznościowy: dokumenty są tworzone przez ludzi dla ludzi. Informacje przyrodnicze, poddane fiksacji na materialnym nośniku w sposób stworzony przez człowieka, można nazwać także informacją społeczną (zdjęcie zwierzęcia, nagranie dźwiękowe jego głosu itp.).
Każda sfera ludzkiej działalności jest w jakiś sposób powiązana z informacją dokumentalną i nie może się bez niej obejść. Czytając książkę, czasopismo, gazetę, oglądając film lub fotografię, człowiek otrzymuje, zapamiętuje, gromadzi i wykorzystuje informacje (wiedzę). Specjaliści w dziedzinie informacji, bibliotekarze, bibliografowie itp., z racji swoich obowiązków zawodowych, muszą umieć je gromadzić, przetwarzać, przechowywać i upubliczniać.
pytania testowe
1. Jakie jest znaczenie elementu informacyjnego dokumentu?
2. Jaka jest istota współczesnych koncepcji informacji?
3. Co to są informacje społecznościowe?
4. Jakie są główne rodzaje informacji społecznych?
5. Jakie są cechy wyróżniające informacje masowe i specjalne?
6. Jak mają się pojęcia „informacje dokumentalne” i „informacje dokumentowe”?
2.6. Materialny (fizyczny) składnik dokumentu
Sama informacja nie jest wystarczającą cechą dokumentu. Składnik materialny jest jednym z dwóch niezbędnych i obowiązkowych składników dokumentu, bez których nie może on istnieć.
Materialny składnik dokumentu- to jego materialna (fizyczna) esencja, forma dokumentu, która zapewnia jego zdolność do przechowywania i przekazywania informacji w przestrzeni i czasie.
Materiałowy składnik dokumentu jest określony przez nośnik danych- przedmiot materialny specjalnie stworzony przez człowieka, za pomocą którego można przechowywać i przesyłać informacje.
Przeznaczenie dokumentu do przechowywania i przekazywania informacji w przestrzeni i czasie determinuje jego specyficzną strukturę materialną, prezentowaną w postaci książek, gazet, broszur, mikrofisz, filmów, dysków, dyskietek itp. Ta specjalna konstrukcja zapewnia, że dokumenty spełniają swoje główne zadanie. funkcja umożliwiająca wygodne poruszanie się w przestrzeni, stabilna do przechowywania informacji w czasie, dostosowana do fizjologicznych możliwości czytania wiadomości.