Сучасна організація трактується як складне, комплексне утворення. Велика частина організацій являє собою відкриті системи, цілісні, що складаються з численних взаємопов'язаних частин, тісно переплітаються із зовнішнім світом. Кожна організація має внутрішню і зовнішню середу.
Зовнішні та внутрішні джерела інформації, які впливають на організацію, утворюють її інформаційне середовище. На її основі в процесі діяльності організації виникає інформаційна інфраструктура як спеціальна система життєзабезпечення, яка пропонує користувачам відповідну інформацію. Центральну роль в цій інфраструктурі відіграє документована інформація. Іншими її елементами є інформаційна технологія і інформаційний персонал.
Інформаційна інфраструктура організації являє собою складну систему, яка поєднуватиме структуровану і неструктуровану інформацію, інформаційні процеси, що протікають у взаємодії із зовнішнім середовищем організації і охоплюють інформаційні потоки, покликані об'єднати всі рівні управління, включаючи робочі місця, в ефективно діючий на базі створених інформаційних ресурсів механізм досягнення цілей організації.
Ставлення до інформації як ресурсу означає, що по аналогії з іншими ресурсами (фінанси, устаткування, матеріали, технології, персонал) повинен бути створений механізм управління інформаційними ресурсами, сформовані відповідні структури, вироблені нові технології. Однією з важливих характеристик інформаційного ресурсу є його якість, ступінь повноти для задоволення сукупних інформаційних потреб організації. Ларін М.В. Управління документацією та нові інформаційні технології. М .: Наукова книга, 1998. С.123.
згідно Федеральним законом«Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» під інформаційними ресурсами розуміються окремі документи і окремі масиви документів, документи і масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах). Обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси є документування інформації.
Таким чином, документ є первинною основою інформаційних ресурсів.
Поняття «документ» використовується в багатьох галузях знань і пов'язане з предметом їх досліджень.
Для історика документ цінний насамперед тією інформацією про минуле, яку він містить в собі, причому не тільки в змісті, але і в зовнішньому вигляді - почерку, хімічний склад паперу, водяних знаках і т. П. Така увага до форми має для історика як емоційний ( "дух часу"), так і практичний сенс. Йому доводиться мати справу з документами різних епох, а зовнішні особливості досить точно відображають час, а часом і обставини їх створення. Звідси і тлумачення документа, перш за все як матеріального носія із зафіксованою на ньому інформацією про минуле.
У діловодстві потрібно, перш за все, забезпечувати швидке знаходження документа, а також простежити в разі потреби його маршрут по інстанціях, включаючи його створення, узгодження, виправлення, постачання візами, обліковими номерами та ін. Крім того, важливо бути впевненим, чи було дійсним творцем документа то установа або посадова особа, яка значиться його автором. Звідси особлива увага до офіційних реквізитами: бланку встановленого зразка, підписи, печатки, реєстраційними номерами. Документ розуміється в першу чергу як офіційна інформація з реквізитами, що дозволяють її аутентифицировать і враховувати.
У архівіста основні завдання - зберегти документи в цілості й забезпечити облік, щоб при необхідності видати їх користувачеві (того ж історику). Зміст документа і його зовнішня форма цікавлять архівіста лише остільки, оскільки вони представляють цінність для його клієнтів. Функція обліку об'єднує архівіста з діловодом, але в іншому їх місії розрізняються: архівіст зобов'язаний зберегти і сам документ, і реквізити незмінними в тому вигляді, в якому вони надійшли в архів. Тому він схильний трактувати документ як поміщений на зберігання матеріальний носій з ідентифікованої інформацією, що має споживчу цінність.
Юрист, як і історик, є споживачем документів, що зберігаються в архіві. Але його вони цікавлять в разі конфлікту, учасники якого переслідують протилежні інтереси. В цьому випадку критичне значення набуває питання про справжність. Тому юридична цінність документа тим вище, чим важче його підробити або спотворити. Сам документ для юриста - це, перш за все інформація, справжність якого засвідчена і не може бути оскаржена.
Нарешті, для фахівця в галузі інформаційних технологій інформація - це товар, який він повинен доставити за призначенням, а також надати користувачеві можливість вільно поводитися з цим товаром, швидко і ефективно змінювати його або, навпаки, забезпечувати незмінність і надійне збереження. Саме поняття "документ" вживається тут, скоріше, за традицією і виконує чисто облікову функцію. У будь-якому випадку документ постає як цілісна і транспортабельна сукупність (порція) інформації. Таке розуміння найближче до діловодних, але досить далеко від історичного та юридичного.
Можливість створення документів за допомогою комп'ютера найсильніше вдарила по традиційним уявленням, властиві історикам і архівістам, оскільки вони припускали зв'язок документа з конкретним носієм. Цей зв'язок втратила сенс: документ створюється в оперативній пам'яті комп'ютера, зберігається на його ж жорсткому диску, а потім в процесі обігу та зберігання неодноразово перезаписується на нові носії різних типів. А оскільки час і обставини створення документа тепер не можуть бути відображені в його формі, необхідно забезпечити їх присутність в змісті. Іншими словами, електронний документ повинен мати більш широке коло реквізитів (метаданих) у порівнянні з паперовим.
Юридична трактування документа також піддалася випробуванню, оскільки інформаційні технології дозволяють вносити в текст зміни, які не залишають ніяких слідів на машинному носії. Щоб забезпечити достовірність інформації, потрібні додаткові заходи: підрахунок контрольної характеристики файлу за певними алгоритмами (обчислення хеш-функції) і постачання документа електронним цифровим підписом. При цьому все одно зберігається потенційна можливість того, що захисні засоби будуть подолані зловмисником. Тому гостро стоїть питання про ступінь їх надійності
Документознавство виділяє три основні складові при розкритті терміна «документ»:
- 1) документ - матеріальний об'єкт;
- 2) документ - носій інформації;
- 3) документ - документована інформація.
Найбільш загальним вважається позначення документа як матеріального об'єкта, із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначеного для передачі в часі і просторі з метою зберігання та громадського використання.
Тривала трансформація тлумачення терміна «документ», спочатку повністю не відповідає сучасним технологіям зберігання та передачі інформації, привела до легалізації інформаційного трактування цього поняття в Федеральному Законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 25.01.1995 р № 24-ФЗ.
Згідно ст. 2 Закону під документованої інформацією або документом (закон розглядає ці поняття як рівнозначні) розуміється зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (де інформація - це відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси, незалежно від форми їх подання).
Ця ж формулювання наводиться і в Федеральному Законі «Про участь в міжнародному інформаційному обміні» від 04.07.1996 р № 85-ФЗ, зберігаючи жорстку взаємозв'язок інформації, що міститься в документі, і матеріального носія цієї інформації
З легального терміна «документована інформація (документ)», що міститься згаданих законах, випливають три основні ознаки документа.
Перший з них - наявність матеріального носія інформації. У цій іпостасі, в принципі, можуть розглядатися будь-які об'єкти матеріального світу, включаючи речі і фізичні поля, в яких знаходять своє відображення певні відомості. Одні і ті ж відомості можуть бути зафіксовані на різних матеріальних носіях. Найбільшого поширення набули паперові носії, документи, в яких інформація представлена в електронно-цифровій формі (електронні документи), відео- та звукозаписи.
Другою ознакою документованої інформації є Ідентифікованість зафіксованих на носії відомостей. Це досягається шляхом додаванням до змістовний бік відомостей даних, іменованих реквізитами, які дозволяють встановити джерело і призначення інформації, час її документування, а в ряді випадків і забезпечити захист того або іншого документа (електронний цифровий підпис). Реквізити повинні бути зафіксовані на тому ж матеріальному носії, що та ідентифікуються відомості.
Третьою ознакою документованої інформації, який не знайшов свого відображення в уже згадуваному терміні, виступає можливість зміни форм її закріплення. Даний ознака проявляється в тому, що інформація, закріплена на матеріальному носії одного виду, може бути одночасно представлена і на інших видах носіїв без загрози втрати свого змісту і реквізитів. По суті, це можливість копіювання інформації. Міст О. Коментар до ФЗ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації". СПб .: Пітер, 2004. С.24.
Процес фіксації інформації, тобто створення документа, називається документуванням управлінської діяльності. При цьому важливо підкреслити, що запис інформації на різних носіях (документування) повинна здійснюватися за встановленими правилами.
Останнім часом відбувається перенесення смислового навантаження у визначенні документа з матеріальної складової на інформаційну. Введення в практику законодавчим шляхом поняття «документована інформація (документ)», на думку В.А. Копилова, засноване на двуединстве інформації (відомостей) і матеріального носія (у вигляді символів, знаків, букв, хвиль і т.д.). В результаті документування відбувається як би матеріалізація і уречевлення відомостей Копилов В.А. Інформація як об'єкт правового регулювання// НТІ. Сер. 1. Організація і методика інформаційної роботи / ВІНІТІ. М., 1996. № 8. С. 2 ..
В результаті документування відбувається як би матеріалізація і уречевлення відомостей. Інформація "закріплюється" на матеріальному носії або навіть "прив'язується" до нього і тим самим відокремлюється від творця інформації. У підсумку ми отримуємо в якості документованої інформації книгу, статтю в журналі, збірник статей, фонд документів, банк даних чи іншої масив документів (даних) на паперовому, машиночитаемом та інших носіях.
Не менш важлива для управлінської документації і проблема носія інформації, який зазнає змін у міру історичного розвитку. Науково-технічний прогрес призвів до появи так званої електронної документації. Її специфіка полягає в тому, що людина не може сприйняти електронний документ в тому фізичному вигляді, в якому він зафіксований на носії.
Крім того, електронні документи знаходяться в прямій залежності від інформаційних технологій, які мають необоротну тенденцію змінюватися і застарівати в міру науково-технічного прогресу в області техніки і програмного забезпечення. У зв'язку з цим велика небезпека втрати доступу до таких документів через певний проміжок часу.
У понятті електронного документа можна виділити три відомі складові: зафіксована інформація, носій, ідентифікаційні реквізити, що не виходить за рамки існуючого визначення документа Бачило И.Л. сучасні правові проблемидокументування інформації // Документація в інформаційному суспільстві: електронне діловодство і елек-тронний архів / ВНІІДАД. М., 2000. С.8.
Таким чином, поняття "документована інформація" відрізняється істотно від поняття "" інформація ". Феномен документованої інформації полягає в двуединстве інформації та матеріального носія, що в істотній мірі визначає її правовий режим.
Документована інформація в наведеному вище визначенні по суті справи є об'єкт матеріал, а це дає підставу при певних умовах відносити її до категорії речей і поширювати на неї інститут права речової власності. Слід, однак, відзначити, що документована інформація відноситься до речей особливого роду. Головна її відмінність від інших речей полягає в двуединстве інформації та матеріального носія, на якому вона зафіксована, через що пред'являються особливі вимоги до правового режиму такої інформації.
На основі надходить до них документованої інформації.
Реєстр містить переліки платників податків, податкових агентів і фізичних осіб. Документована інформація про них надходить до податкових органів від різних державних реєструючих органів, органів опіки та піклування, нотаріальних органів, інших органів і установ.
Залежно від способу оформлення інформації вона ділиться на документовану і недокументовану. До документованої інформації відносяться всі документи (включаючи перфострічки, магнітні стрічки, перфокарти, магнітні диски), що свідчать про проведення господарських операцій. Документована інформація ґрунтується на даних оперативно го, бухгалтерського, фінансового і статистичного обліку. Вона надається диференційовано в залежності від рівня управління та виду прийнятих рішень, оскільки для кожного рівня управління заздалегідь визначаються склад і кількість необхідної інформації. Зазвичай забезпечення управлінського персоналу відповідною інформацією залежить від розподілу функцій між виконавцями. З цією метою для кожного керівника розробляються посадові інструкції, в яких перераховуються функції, які він виконує. На підставі посадових інструкцій визначається той обсяг інформації, який необхідний для здійснення конкретних видів діяльності і прийняття певних управлінських рішень.
Засоби документування інформації
Реквізит служить для прискорення передачі документованої інформації по каналах електронного зв'язку та скорочення кількості можливих помилок, що виникають при передачі даних і складно сприймаються назв організацій. Код є елементом електронної ідентифікації документа.
Код організації - автора документа (автор документа - фізична або юридична особа, яка створила документ) служить для прискорення передачі документованої інформації по каналах електронного зв'язку та скорочення кількості можливих помилок, що виникають при передачі довгих і важко сприймаються назв організацій. Код є елементом електронної ідентифікації документа.
Метою обмеження доступу до інформації, що міститься в документі, є захист службової або комерційної документованої інформації, неправомірне поводження з якою може завдати шкоди її власнику, власнику, користувачеві або іншій особі. Однак доступ до такої інформації може обмежуватися її власником лише на законній підставі. Документована інформація з обмеженим доступом за умовами її правового режиму відповідно до Федерального закону Про інформацію, інформатизації і захисту інформації підрозділяється на інформацію, віднесену до державної таємниці, та конфіденційну.
Документована інформація (ДОК-МЕНТ) - зафіксована на матеріальному носії інформація
ІНФОРМАЦІЯ, віднесеним до категорій ОБМЕЖЕНОГО ДОСТУПУ - документована інформація, до якої передбачається тільки спеціально санкціонований доступ.
Дані - документована інформація, що циркулює в процесі її обробки на електронно-обчислювальних машинах (Закон Республіки Білорусь Про інформатизації).
Документована інформація - інформація, оформлена в установленому порядкуі закріплена на матеріальному носії, що забезпечує її передачу в часі і просторі (СТБ 982-94).
Проте чи йде мова про паперову речі з зафіксованим на ній текстом або про електронних носіях текстуальної інформації, яка може бути відтворена візуально і матеріально, перед нами в широкому сенсі документ з інформацією у вигляді тексту. Дана обставина отримало пряме законодавче підтвердження в Законі Про інформацію, інформатизації і захисту інформації від 20 лютого 1995 р в ст. 2 якого записано, що документована інформація (документ) - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
У Законі наступним чином визначено його основні поняття - документована інформація та інформаційні ресурси
Документування інформації - обов'язкова умова для включення інформації в інформаційні ресурси - відповідно до положень закону має здійснюватися в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів, безпеку Російської Федерації.
Суб'єкти, що представляють в обов'язковому порядкудокументовану інформацію в органи державної владиі організації, які втрачають своїх прав на ці документи і на використання інформації, що міститься в йіх.
Документована інформація, яка надається в обов'язковому порядку до органів державної влади та організації юридичними особами незалежно від їх організаційно-правової форми та форм власності, а також громадянами, формує інформаційні ресурси, що знаходяться в спільному володінні держави і суб'єктів, що представляють цю інформацію.
Громадяни, органи державної влади, органи місцевого самоврядування, організації та громадські об'єднання зобов'язані представляти документовану інформацію органам і організаціям, відповідальним за формування та використання державних інформаційних ресурсів.
Незважаючи на те, що конфіденційність є синонімом секретності, цей термін широко використовується виключно для позначення інформаційних ресурсів обмеженого доступу, не віднесених до державної таємниці. Конфіденційність відображає обмеження, яке накладає власник інформації на доступ до неї інших осіб, тобто власник встановлює правовий режим цієї інформації відповідно до закону. Разом з тим до конфіденційних документів не можна відносити установчі документи, статути підприємницьких структур, фінансову документацію, відомості про заробітну плату персоналу та іншу документовану інформацію, необхідну правоохоронним і податковим державним органам.
Документообіг як об'єкт захисту представляє собою упорядковану сукупність (мережу) каналів об'єктивного, санкціонованого поширення конфіденційної документованої інформації (документів) в процесі управлінської та виробничої діяльності користувачів (споживачів) цієї інформації. Основною характеристикою руху інформації є технологічна комплексність, т. Е. Об'єднання завдань, що забезпечують управлінські, діловодних та поштові функції. Документообіг відображає весь життєвий цикл документа.
Під захищеним документообігом (документопотоком) розуміється контрольоване рух конфіденційної документованої інформації по регламентованих пунктам прийому, обробки, розгляду, виконання, використання і зберігання в жорстких умовах організаційного та технологічного забезпечення безпеки як носія інформації, так і самої інформації.
Зазначена технологічна система поширюється не тільки на управлінські (ділові), але і на конструкторські, технологічні, науково-технічні та інші аналогічні документи, публікації, нормативні матеріали, що зберігаються в спеціальних бібліотеках, інформаційних центрах, відомчих архівах, документовану інформацію, записану на будь-якому типі носіїв інформації.
Традиційна діловодна) система грунтується на ручних методах роботи з документами і є найбільш універсальною. Вона надійно і тривалий час забезпечує захист документованої інформації як в звичайних, так і екстремальних ситуаціях. У зв'язку з цим стадії захищеного документообігу в більшості випадків технологічно реалізуються методами і засобами саме традиційної, а не автоматизованої системи обробки і зберігання конфіденційних документів. Система однаково ефективно оперує як традиційними (паперовими), так і машиночитаному, факсимільними і електронними документами. Трудомісткість безлічі технічних і формально-логічних процедур і операцій зазвичай знижується за рахунок включення в технологічний процес організаційної та обчислювальної техніки.
Всі типи носіїв конфіденційної документованої інформації повинні бути враховані до початку складання проектів чернетки, варіантів і чистовик майбутнього документа. При цьому дотримуються наступні умови захисту інформації
Третя специфічна особливість полягає в тому, що жоден проект конфіденційного документа не може бути виготовлений на основі чернетки і набути статусу правомірно документованої інформації без санкції (письмового дозволу) повноважного посадової особи фірми.
ДІЛОВОДСТВО - діяльність, що охоплює складання документів і організацію роботи з ними сукупність діловодних операцій, що виконуються ад-міністротівно-управлінським персоналом при реалізації покладених на нього функцій. До діловодних операцій належать прийоми обробки документованої інформації складання, прийом, передача, реєстрація, візування, підписання, розмноження, виконання, відправка, контроль, зберігання, знищення документів.
Створення інформаційного ресурсу будь-якого виду починається з надання відомостями форми документа. Документована інформація, в свою чергу, можебути включена до складу будь-якої інформаційної бази.
нормативне забезпечення
Згідно з положеннями ФЗ № 149, документована інформація - це зафіксованіна матеріальному носії відомості. Для ідентифікації даних або їх джерела використовуються певні реквізити.
Слово "документ" має латинське коріння. У перекладі воно означає "доказ". В термінологічному словнику теорії і практики від 1964 р слово "документ" визначається як матеріальний об'єкт, в якому міститься інформація в зафіксованому вигляді.
теоретична база
У будь-якому документі присутній 3 елементи: зміст відомостей, форми їх надання та носій документованої інформації.
Вивчення способів фіксації даних і ознак їх носіїв здійснюється в рамках такої дисципліни, як документознавство. Цей науковий напрям досліджує процеси архівування, діловодства, документообігу. Основна увага при цьому приділяється регулюванню форми традиційних документів, закріпленню їх реквізитів.
Особливості фіксації відомостей
Документована інформація - це інформація, Що міститься на якомусь матеріальному носії, за реквізитами якого можна ідентифікувати відомості. В даний час існує безліч способів закріплення відомостей. Умовно вони розділені на кілька класів.
Паперові документи являють собою носії відомостей, доступних для сприйняття без використання додаткових технічних засобів. Цей спосіб документування вважається найбільш поширеним.
Останнім часом, однак, все більшого поширення набувають носії, інформацію з яких можна отримати тільки за допомогою технічних засобів. Це можуть бути електронні документи, відео-, аудіозаписи (файли), закодовані відомості тощо.
ідентифікація
Обов'язковою умовою роботи з даними є наявність реквізитів, за якими ідентифікується документована інформація.
Визначення джерела даних необхідно для зіставлення первісного змісту носія з вмістом документа, отриманого користувачем. При необхідності в процесі вивчення відомостей встановлюється факт тотожності, збігу даних.
нормативне регулювання
Правовий режим документованої інформації, Порядок фіксації відомостей федеральними виконавчими структурамивстановлюється Урядом. Правила документообігу, діловодства, затверджені іншими держорганами, органами територіального самоврядування в межах їх компетенції, не повинні суперечити положенням урядових постанов.
Державна структура, що здійснює нормативно-методичне регулювання документованої інформації, - це Федеральне агентствопо техрегулювання і метрології. Раніше ці функції виконував Держстандарт. В ході реформ він був перетворений в Агентство.
Питання, що стосуються стандартизації документів, регламентуються положеннями ФЗ № 184 "Про техрегулювання". Міжгалузеве керівництво в організаціях віднесено до компетенції Федерального архівного агентства. Галузеве управління документаційне забезпечення здійснюється відповідними міністерствами з урахуванням рекомендацій Архівного агентства.
специфіка ідентифікації
Існує кілька способів зберігання документованої інформації. визначенняконкретного варіанту залежить від специфіки галузі, в якій використовуються відомості.
Дані можуть бути представлені в електронній формі і зберігатися в спеціалізованих базах. У такій ситуації ідентифікація має деякі особливості. Вони полягають у тому, що достовірність відомостей повинна підтверджуватися власником бази даних або уповноваженою посадовою особою.
Існують і інші способи підтвердження достовірності документованої інформації. Ця інформаціяможе бути, зокрема, завірена підписом. Електронний документ, підтверджений електронним підписом або аналогом власноручного розпису, визнається рівнозначним паперовому. Винятки можуть встановлюватися в федеральних законах або інших нормативних актах.
Інформаційні ресурси
Вони вважаються об'єктами відносин юросіб, громадян та держави. Існуючий забезпечує захист даних.
Нормативне регулювання здійснюється правовими положеннями, Що закріплюють:
- Правила документування відомостей.
- Право власності на документи і їх масиви, в тому числі в Інформсистема.
- Категорію даних за рівнем доступу до них.
- Порядок забезпечення захисту інформації.
Інформресурси створюються держорганами будь-якого рівня, господарюючими суб'єктами, громадськими об'єднаннями, установами, фізичними особами. Кожен суб'єкт формує той чи інший ресурс для своїх цілей і використовує документовану інформацію. цеможуть бути виробничі, управлінські, освітянські, наукові цілі.
Інформресурси істотно відрізняються один від одного за обсягом. Одні представлені кількома довідниками, інші - великими бібліотечними фондами. Крім того, існує класифікація за способом організації і порядку надання даних.
державні інформресурси
РФ, регіони і муніципалітети є власниками використовуваної в таких ресурсах документованої інформації. цівідомості накопичуються, створюються, купуються переважно за рахунок бюджетних коштів.
Державними Інформресурс керують держоргани і структури територіального самоврядування в межах наданих їм повноважень.
Держава має право використання, викупу документованої інформації. цяможливість реалізується в випадках, коли відомості, що належать іншим суб'єктам (юрособам або громадянам), відносяться до держтаємниці, а також в інших випадках, передбачених законом.
Обов'язковий примірник як вид документованої інформації
Обов'язковою називають екземпляр тиражованого документа, що підлягає передачі виробником в відповідну організацію. Документом в цьому випадку визнається матеріальний носій, що містить інформацію. Вона може бути представлені у формі тексту, фонограми, ілюстрації або їх поєднання. Екземпляром виступає зразок документа, ідентичний оригіналу.
Для цього різновиду документованої інформації правовий режимзакріплюється в ФЗ № 77. Нормативний актвизначає державну політику зі створення обов'язкових примірників як ресурсної бази для комплектування національного бібліотечного фонду та розвитку системи бібліографії. У Законі передбачені правила забезпечення схоронності носіїв відомостей, особливості їх публічного використання.
одержувачі
Обов'язкові екземпляри розподіляються між юрособами, що володіють правом зберігання, отримання, надання інформації в користування безоплатно або платно. Як одержувачів виступають:
- Книжкова палата, Державна, Науково-технічна і Національна РАН, Сибірського відділення РАН, Далекосхідна наукова бібліотека. Ці установи отримують видання.
- Російська бібліотека для сліпих. У цю установу надходять видання для людей, що зазнають проблеми із зором.
- Федеральний інститут промсобственності. Цей орган отримує патентні електронні документи.
- Парламентська бібліотека. У неї надходять офіційні документи.
- Федеральний фонд держстандартів, загальноросійського класифікатора техніко-економічних даних і регіональних / міжнародних правил, рекомендацій і норм стандартизації іноземних держав.
Це далеко не весь перелік одержувачів. Існують також спеціальні установи, в які надходять відео-, аудіоінформація, програми для ЕОМ та ін. Для зберігання документів в електронній формі в РФ створені науково-технічні центри. Вони отримують інформацію за напрямками, відповідним їх специфікації.
Всі ці організації регулярно публікують інформацію про надійшли до них безкоштовних обов'язкових примірниках. Установи формують національний бібліотечний фонд документів.
Доставка матеріалів, централізоване їх розподіл, повідомлення споживачів проводиться в терміни, встановлені законодавством і регламентами відповідних організацій. Порушення встановлених приписів творцями документів тягне за собою адміністративну відповідальність.
поняття
Згідно з Федеральним законом від 27 липня 2006 р N 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" під документованої інформацією розуміється зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або її матеріальний носій (де інформація - відомості (повідомлення, дані) незалежно від форми їх подання).
структура
З терміна «документована інформація (документ)», що міститься у згаданому законі, випливають три основні ознаки документа.
Перший з них - наявність матеріального носія інформації. У цій іпостасі, в принципі, можуть розглядатися будь-які об'єкти матеріального світу, включаючи речі і фізичні поля, в яких знаходять своє відображення певні відомості. Одні і ті ж відомості можуть бути зафіксовані на різних матеріальних носіях. Найбільшого поширення набули паперові носії, документи, в яких інформація представлена в електронно-цифровій формі (електронні документи), відео- та звукозаписи.
Другою ознакою документованої інформації є Ідентифікованість зафіксованих на носії відомостей. Це досягається шляхом додаванням до змістовний бік відомостей даних, іменованих реквізитами, які дозволяють встановити джерело і призначення інформації, час її документування, а в ряді випадків і забезпечити захист того або іншого документа (електронний цифровий підпис). Реквізити повинні бути зафіксовані на тому ж матеріальному носії, що та ідентифікуються відомості.
Третьою ознакою документованої інформації, який не знайшов свого відображення в уже згадуваному терміні, виступає можливість зміни форм її закріплення. Даний ознака проявляється в тому, що інформація, закріплена на матеріальному носії одного виду, може бути одночасно представлена і на інших видах носіїв без загрози втрати свого змісту і реквізитів. По суті, це можливість копіювання інформації.
властивості
Властивості документованої інформації - це якості, ознаки які притаманні документу незалежно від того, усвідомлюються вони людиною чи ні. Властивості тісним чином пов'язані зі змістом поняття документа і його основними функціями. Документована інформація має більшість тих же властивостей, що і інформація взагалі. Ці властивості також можна розділити на зовнішні і внутрішні.
Однак, поряд із загальними властивостями, документована інформація має і ряд специфічних властивостей, що відрізняють її від усіх інших видів і різновидів інформації. До них слід віднести, перш за все, фіксований характердокументованої інформації, що випливає вже з самого поняття документа.
Узагальненої характеристикою, яка свідчить про ступінь корисності інформації для споживача, є її якість. Найважливішими показниками якості і одночасно властивостями документованої інформації виступають: релевантність, повнота, корисність, своєчасність, достовірність, новизна, доступність, захищеність, цінність, ергономічність.
релевантність(Від англ. "Relevant" - доречний, що відноситься до справи) називається здатність інформації відповідати запитам, потребам, вимогам споживача.
З релевантностью тісно пов'язана інша найважливіша властивість документованої інформації - її цінність, Тобто споживча значущість, яка виражається, як правило, відповідно інформації своїм цільовим призначенням.
Суттєвою характеристикою документованої інформації є її повнота, Яку зазвичай визначають як оптимальне співвідношення між необхідною і отриманою інформацією. Від повноти інформації залежить якість прийнятих на її основі управлінських чи інших рішень. При цьому слід зауважити, що документована інформація ніколи не буває повною, так як неможливо зафіксувати на матеріальному носії навіть ті події, свідками та учасниками яких ми є. Тим більше неможливо мати повну інформацію про минулі епохи. Тому завжди можна говорити лише про ступінь повноти інформації.
Слід розрізняти повноту і надмірністьінформації. Надлишкова інформація - це повторення, дублююча інформація. Вона забирає час у споживача, негативно позначається на ефективності управління. За наявними даними, зайвим є в середньому близько третини всього обсягу інформації, призначеної для споживання в управлінських підрозділах різного рівня. Підраховано, що в середньому 60% наукових і адміністративних документів споживачеві не потрібно прочитувати цілком. Мало того, він просто не встигне прочитати все для виконання його професійних обов'язків, якщо буде читати все підряд.
Однак з надмірністю інформації справа йде далеко не так просто, як це може здатися на перший погляд. Встановлено, що в цілому ряді випадків надлишкова інформація приносить навіть користь. Причому необхідність надмірності доведена еволюційним розвитком. Зокрема, надлишковими є існуючі алфавіти і мови. Наприклад, в російській мові надмірність становить 40%, у французькому - 55%. Без деякої надмірності людина не в змозі тривалий час сприймати інформацію. Це вимагало б від нього постійного напруженої уваги, що призводить до швидкої втоми і втрати здатності до сприйняття.
Інформація може бути корисною і марною. корисністьінформації - ще одне з її властивостей. Корисність є не що інше, як цінність інформації в певних конкретних умовах. Кордон між поняттями корисності і марності відносна, суб'єктивна, тому можна говорити лише про ступінь корисності, яка виявляється в процесі актуалізації інформації.
З повнотою пов'язана достовірністьінформації. Вона відображає ступінь об'єктивності в процесі фіксації і передачі інформації. Зі збільшенням повноти достовірність збільшується. Однак відбувається це лише до тих пір, поки не настає надлишкову інформації, яка вже перестає впливати на ступінь її достовірності.
Достовірність залежить від джерела інформації, перш за все від рівня його компетентності, від суб'єктивізму в процесі збору, обробки, оформлення інформації. Оскільки документ створюється людиною, остільки міститься в ньому інформація завжди суб'єктивна. Кожному конкретному документу властива своя, більша або менша, ступінь суб'єктивності.
Проблема достовірності інформації нерідко буває пов'язана з навмисним її спотворенням - дезінформацією (фальсифікацією). Вона може виражатися в наданні завідомо неправдивих або неповних відомостей, в свідомо спотвореній інтерпретації будь-яких фактів. Таким чином, достовірність відноситься до числа найбільш значущих властивостей документованої інформації, оскільки будь-які її відхилення можуть негативно позначитися на якості прийнятих управлінських рішень.
Згодом інформація, навіть найкорисніша, старіє. Тому найважливішим її властивістю є новизна. Поняття новизни відносно. Одна і та ж інформація, втративши новизну в оперативному середовищі, може виявитися новою при реконструкції подій минулого, тобто в процесі реалізації функції документа як історичного джерела.
З новизною пов'язана своєчасністьінформації, тобто її здатність відповідати запитам споживача в потрібний момент часу.
Одне з властивостей документованої інформації - її доступність, Тобто можливість отримання споживачем.
захищеність- властивість документованої інформації, яка характеризує неможливість несанкціонованого доступу і зміни, спотворення її з боку інших осіб.
Ще однією властивістю інформації є її ергономічність, Тобто оптимальність форми або обсягу інформації для конкретного споживача.
Нарешті, важливою властивістю документованої інформації є її адекватність(Визначеність), тобто відповідність відображених в документі фактів, подій, показників самому об'єкту або явища, а також задачі конкретного документа. Можна, мабуть, говорити лише про ступінь адекватності, оскільки будь-яка інформація містить елемент невизначеності, особливо інформація про майбутнє (плани, прогнози).
Крім зовнішніх, існують внутрішні властивості документованої інформації. Вони знаходять своє вираження в обсязі інформації, в її внутрішньої організації, структурі.
У професійній діяльності, об'єктом якої є документ, слід розрізняти поняття «Документний інформація», «інформація документа», «інформація на документі», «документальна інформація».
Інформація може бути недокументної- незафіксованої на матеріальному носії - і документної- закріпленої на ньому. Документознавство має справу з документноїінформацією.
Всю інформацію, яку можна отримати від документа, допустимо називати інформацією документа.Умовно вона може бути розділена на три складові частини: а) інформація документная, б) на документі і в) про носія і способі її закріплення на ньому.
Основу будь-якого документа становить документная інформація, т. е. інформація, що міститься в документі.Для е е зберігання і передачі і був створений даний документ.
Відомості про носії, способі закріплення повідомлення і т. П. - це інформація про документ як фізичному об'єкті,фізичному тілі. Матеріал носія є джерелом речової інформації для книгознавців, працівників целлю-
Розділ I. Теоретичні основи документознавства
Глава 2. Документ як система
Лозно-паперової промисловості, поліграфістів, виробників магнітних стрічок, фільмопленкі, фахівців ЕОМ і т. п.
нарешті, інформація на документі- це автографи, різні позначки авторів або видатних особистостей на документі, резолюції, підписи, печатки, штемпелі бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних центрів і т. П., Які свідчать про особливі обставини побутування документа в часі і просторі. Інформація на документі має особливе значення для вивчення історії його створення іфункціонування в суспільстві. Вона зустрічається не на всіх документах.
Значить, інформація документа і документний інформація співвідносяться як ціле і частина.
Часто поняття «документний інформація» підміняють поняттям «документальна інформація». Ці два терміни мають різні значення. документний- це інформація, що міститься в документі. документальна- це інформація, заснована на документі (ах), підтверджена документом (ами). Документний інформація може бути документальною і недокументальной. Поняття, укладені в термінах документнаяі документальнаінформація - це пересічні поняття.
Документний інформація є соціальною: документи створюють люди для людей. Природна інформація, піддана закріпленню на матеріальному носії способом, створеним людиною, також може бути названа соціальною інформацією (фотографія тварини, фонозапис його голосу і т. П.).
Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов'язана з документарної інформацією і не обходиться без неї. Читаючи книгу, журнал, газету, переглядаючи фільм або фотографію, людина отримує, запам'ятовує, накопичує і використовує інформацію (знання). Фахівці в області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т. П. В силу своїх професійних обов'язків повинні вміти її збирати, переробляти, зберігати і надавати в громадське користування.
Контрольні питання
1. Яке значення інформаційної складової документа?
2. У чому суть сучасних концепцій інформації?
3. Що таке соціальна інформація?
4. Які основні види соціальної інформації?
5. Які відмінні риси масової і спеціальної інформації?
6. Як співвідносяться поняття «документний інформація» і «інформація документа»?
2.6. Матеріальна (фізична) складова документа
Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова - одна з двох необхідних і обов'язкових складових документа, без якого він існувати не може.
Матеріальна складова документа- це його речова (фізична) сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.
Матеріальну складову документа визначає носій інформації- матеріальний об'єкт, спеціально створений людиною, за допомогою якого можна зберігати і передавати інформацію.
Призначеного документа для зберігання та передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, микрофиш, фільмів, дисків, дискет і т. П. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації в часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлення.